Les honoraires complémentaires du syndic liés à la reprise des comptes en copropriété

Beaucoup de conseillers syndicaux et copropriétaires ne savent pas réellement combien coûte leur syndic.

Cela est dû au fait que le syndic perçoit des honoraires de forfait de base auxquels s’ajoutent d’autres rémunérations qui peuvent émaner de prestations complémentaires, supplémentaires ou privatives.

Certaines des prestations sont potentielles, d’autres sont quasi inévitables.

En effet, on peut supposer qu’un syndic va inévitablement assurer des mutations de lots pouvant à ce titre percevoir une rémunération complémentaire liée à l’établissement de l’état daté, ou bien procéder à des courriers de relance ou des mises en demeure à la suite d’impayés.

Dans ce même cadre, nous avons des prestations complémentaires quasi automatiques qui s’appliquent en cas de changement de syndic.

Voyons donc de quoi il s’agit et ce qu’il convient de contrôler.

I – Un changement de syndic en cours d’exercice

Généralement la tenue d’une assemblée générale ne coïncide pas avec la date de fin de mandat du syndic ni avec celle de l’exercice comptable de la copropriété.

A ce titre, lorsque le syndic en place est mis en concurrence au cours de l’assemblée générale, le nouveau cabinet élu prend ses fonctions en cours d’exercice comptable.

Cela implique que le transfert des données de la copropriété se fait en plein milieu d’exercice nécessitant pour le syndic repreneur de ressaisir dans son logiciel l’ensemble des écritures comptables de la copropriété concernant l’exercice en cours.

Cette démarche peut s’avérer fastidieuse surtout si le syndic sortant présente une comptabilité « indigeste » qui manque de transparence.

Dans ce cadre, le point 7.2.7 du contrat-type permet au syndic nouvellement élu de facturer « la reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvé(s) ou non réparti(s) ».

Le montant de cette prestation est extrêmement disparate d’un cabinet à l’autre.

Et pour cause, la méthode de reprise de la comptabilité de la copropriété n’est pas la même d’un syndic à un autre.

II – Des méthodes différentes en fonction des cabinets

En matière de reprise des comptes de l’exercice en cours, il y a deux écoles :

– La première est celle qui consiste à reprendre uniquement les soldes des comptes.

Dans ce cas, le conseil syndical est dans l’incapacité de vérifier les écritures précédemment saisies par le syndic sortant.

Cette méthode fait gagner du temps au syndic repreneur mais empêche un contrôle sérieux du conseil syndical.

D’ailleurs, cette méthode est souvent source d’erreurs notamment pour régulariser les comptes de charges en fonction des clés de répartitions après que les comptes aient été approuvés.

– La deuxième école de syndic, plus studieuse, consiste à reprendre l’intégralité des écritures comptables saisie par le cabinet sortant.

Cela permet d’avoir une visibilité sur l’intégralité des écritures comptables saisies au cours de l’exercice et ainsi d’être en mesure d’identifier les éventuelles anomalies.

Face à ces deux approches de reprise comptable, il est impératif que le conseil syndical clarifie avec le syndic prospecté l’option qu’il adopte afin de négocier au mieux le prix de la prestation.

A partir du moment où la reprise des comptes se fait de manière sérieuse, le montant de la rémunération doit logiquement suivre…