Qu’est-ce que le grand livre comptable de la copropriété et comment se le procurer ?

L’ARC a profité du début du confinement, pour organiser plusieurs formations en ligne traitant différents sujets liés à la copropriété et ayant réuni pour chacune d’elles jusqu’à 1 000 participations.

Une formation a particulièrement suscité l’enthousiasme des adhérents, concernant le contrôle des comptes.

De notre côté, nous sommes ravis d’avoir pu enseigner à de nombreux adhérents, les rouages du contrôle des comptes et avons même constaté que plusieurs participants ne connaissaient pas l’existence du grand livre comptable, qui pourtant est un document maître.

A ce titre, précisons ce qu’est le grand livre et surtout comment en tant que conseiller syndical, vous pouvez le récupérer auprès de votre syndic.

I. Le grand livre : le squelette comptable et financier de la copropriété

Depuis le décret 14 mars 2005, tous les syndicats des copropriétaires doivent disposer des documents comptables.

En l’occurrence, le syndic a l’obligation de tenir un grand livre comptable dans lequel figure l’ensemble des opérations comptables et financières de la copropriété.

Ce document évolue de manière quasi quotidiennement, puisque sont enregistrés entre autres la réception des factures, les règlements des fournisseurs, les appels de fonds et leur paiement.

Ce document répond à des règles de présentation strictes avec le respect d’une nomenclature comptable impliquant que pour chaque compte correspond une information.

Pour rappel, voici les correspondances des différentes classes figurant dans le grand livre comptable :

Classe 1 : Capitaux de la copropriété

Classe 2 et 3 : Elles n’existent pas en matière de comptabilité appliquée à la copropriété.

Classe 4 : La situation des tiers

Classe 5 : Situation du compte banque

Classe 6 : Les charges de la copropriété

Classe 7 : Les produits de la copropriété

II. Comment se procurer le grand livre comptable de la copropriété ?

De nombreux adhérents nous ont indiqué ne pas savoir à quoi ressemble un grand livre.

Voici donc un extrait :

Comme on peut le constater, pour chaque compte est indiqué un libellé présentant les opérations afférentes et un solde.

Conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le conseil syndical est en droit de demander à son syndic et à tout moment au cours de l’exercice, les documents de la copropriété et par conséquent ce grand livre.

Ce même article précise que le syndic doit remettre « copie » des documents impliquant que le conseil syndical peut exiger qu’il lui produise le grand livre sous format papier évitant au conseil syndical de le faire par ses propres moyens.

Et pour cause, en fonction du nombre de lot que compose la copropriété, le grand livre peut représenter plusieurs centaines de pages.

Il est préconisé que le conseil syndical réclame au début de chaque trimestre le grand livre, afin de faire un point sur la situation comptable et financière de la copropriété permettant d’identifier en amont les premières difficultés.

Cela permettra de faire un point périodique de la situation comptable et financière de la copropriété.

Rappelons qu’à défaut de remettre les documents réclamés par le conseil syndical au-delà d’un délai d’un mois, le syndic s’expose à des pénalités s’élevant à 15 € par jour de retard. (Voir article : Les pénalités en cas de retard dans la transmission des documents)

Chers copropriétaires, c’est à présent à vous de jouer !