ABUS 3980 CITYA : non-respect par le syndic des seuils de consultation du conseil syndical et de mise en concurrence des entreprises
Lors d’un contrôle des comptes effectué auprès d’une copropriété adhérente gérée par le syndic CITYA, le contrôleur de l’ARC a analysé les causes justifiant que les dépenses réalisées au cours du dernier exercice (2014) avaient dépassé de plus de 5 % le budget prévisionnel.
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Non-respect des seuils de mise en concurrence des sociétés et de consultation du conseil syndical votés lors de l’assemblée générale de juin 2014
Lors de l’assemblée générale du 4 juin 2014, le seuil de mise en concurrence des entreprises pour la réalisation de travaux a été fixé à 1.000 euros ; celui de la consultation du conseil syndical pour la validation des interventions a été fixé à 800 euros.
Compte tenu des importantes dépenses enregistrées au titre de l’exercice 2014, dont certaines paraissent injustifiées et abusives, le contrôleur a demandé au conseil syndical si ces seuils avaient été strictement respectés par rapport à toutes les dépenses figurant sur le relevé général des dépenses.
Le conseil syndical a répondu qu’il n’avait jamais été consulté, ni pour valider l’engagement des dépenses supérieures à 800 € et ni pour valider le choix d’un prestataire suite à une mise en concurrence pour les dépenses supérieures à 1.000 euros. Si cela avait été le cas, il aurait refusé certaines dépenses, ce qui aurait sûrement permis de mieux maîtriser les dépenses et de limiter le dépassement du budget prévisionnel, voire même de ne pas le dépasser.
Le contrôleur a mis en exergue un dysfonctionnement majeur qui se produit dans de nombreuses copropriétés.
Cette faute de gestion du syndic a causé un préjudice à la copropriété à laquelle nous avons exprimé, à travers son conseil syndical, les recommandations ci-après.
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Conseils de l’ARC
Le conseil syndical doit donc pointer, dans le relevé général, toutes les dépenses qu’il aurait dû valider de manière exhaustive.
Il doit demander au syndic de prendre à sa charge le reliquat supérieur au seuil ou engager sa responsabilité civile professionnelle pour couvrir cette dépense non imputable au syndicat des copropriétaires. Si l’intervention présentait un caractère urgent, le syndic devra justifier qu’il en était bien ainsi et qu’il a donc été contraint de passer outre la consultation du conseil syndical et il devra faire valider cette dépense auprès de l’assemblée générale au moment de l’approbation des comptes. À défaut de justification, l’assemblée générale sera en droit de refuser cette dépense.
Par ailleurs, le conseil syndical doit mettre en place sans tarder un processus de validation effective des engagements de dépenses par le syndic. Il devra définir sous quelle forme le syndic devra demander son avis au conseil syndical (par email, tous les quinze jours, etc.) et sous quelle forme et quel délai le conseil syndical devra formuler sa réponse (par email dans la semaine par exemple).
Par ailleurs, le conseil syndical peut profiter de la prochaine assemblée générale pour redéfinir les seuils en les abaissant afin de mieux maîtriser les interventions d’entretien et réduire les dépenses au sein de la copropriété.
Nous préconisons de façon générale de retenir un seuil de 250 € pour la consultation du conseil syndical et de 500 € pour une mise en concurrence des entreprises avec fourniture à minima de deux ou trois devis, selon l’importance de la dépense, pour que le conseil syndical puisse faire sa sélection sur un dossier solide.
Ces seuils peuvent bien évidemment être ajustés en fonction de la taille et de la configuration de la copropriété. Ils peuvent être fixés à «zéro » si le conseil syndical souhaite fonctionner en mode « cogérance » ou au-dessus des seuils recommandés pour les grosses copropriétés qui doivent engager de nombreux travaux d’entretien et de gestion courante et selon la disponibilité et le délai de réaction du conseil syndical.
Rappelons que le syndic est à présent tenu de mettre en place un extranet qui permet, de manière simple, de transmettre les devis pour validation préalable par le conseil syndical.
L’enjeu financier est important : cela peut permettre de réduire de 10 à 15 % les dépenses de gestion courante par rapport à une gestion non contrôlée et maîtrisée par le conseil syndical.
Pour en savoir plus sur la réduction et la maîtrise des charges, vous pouvez consulter les guides ARC/VUIBERT ci-après :
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« La Copropriété en 300 questions » |
« Faites baisser les charges » |
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Ainsi que nos guides en téléchargement (libre ou réservé aux adhérents collectifs) :
- Comment faire N°2 : www.arc-copro.com/x7xk
- La boîte à outils de la maîtrise des charges : www.arc-copro.com/cr3a
- Comment baisser les charges en 10 leçons : www.arc-copro.com/ryic
Être syndic bénévole N°2 : www.arc-copro.com/h92e