Le vote par correspondance va vraisemblablement occuper une place de plus en plus importante sur notre site internet et plus particulièrement dans la rubrique « ABUS ».
C’est simple, chaque semaine il y a un nouveau point à mettre en avant, qui une fois sur deux se termine en abus.
Justement, cette semaine il s’agit d’un abus, voire d’une illégalité, pratiqué par le cabinet Citya lequel demande néanmoins l’avis critique de la chancellerie, voire de la répression des fraudes pour qualifier clairement ce type d’agissement.
Nous allons expliquer la nouvelle pratique utilisée par le cabinet Citya et pourquoi selon nous il s’agit bien d’une illégalité et non d’un simple abus, ce qui est déjà grave.
I. Une facturation du temps de dépouillement
À la suite d’un contrôle, le président du conseil syndical a relevé que son syndic Citya a facturé deux heures supplémentaires liées à l’assemblée générale.
Les motifs invoqués par le syndic sont la prise en compte du temps nécessaire pour répondre aux questions des copropriétaires en amont de l’assemblée générale qui s’est tenu par correspondance, ainsi que pour le dépouillement des formulaires de vote.
Avant d'aller plus loin, voici l’échange et surtout la réponse du cabinet Citya :
Ainsi, selon ses dires le traitement des questions des copropriétaires en amont de l’assemblée générale et le dépouillement des formulaires de vote doivent entrer dans la durée contractuelle réservée à la tenue de l’assemblée générale figurant au point 7.1.2 du contrat-type.
Cela implique que si le contrat prévoit deux heures et que le seul dépouillement des formulaires de vote a pris cette même durée, l’intégralité de la tenue de l’assemblée générale est facturée en heures supplémentaires.
Par cette logique, la quasi-totalité des copropriétés gérées par Citya se retrouve lésée puisque les contrats ont été élaborés en prenant en considération uniquement le temps nécessaire à la tenue d’assemblée générale et non en incluant la durée pour le dépouillement des formulaires ou pour répondre aux copropriétaires en amont de celle-ci.
Imaginez alors si la copropriété est composée de 500 lots, dont seulement 150 formulaires ont été envoyés par les copropriétaires. Si on considère qu’il ne faudrait que deux minutes pour dépouiller chaque formulaire, cela représenterait 300 minutes soit cinq heures de prestation à facturer.
Voici une pratique qu’il ne faudra pas accepter compte tenu, semble-t-il, de son illégalité.
II. Une durée contractuelle pour la tenue d’assemblée générale
Le contrat du syndic précise en annexe I les tâches comprises dans le forfait de base.
Parmi elles, le I. 3° définit en quoi consiste la tenue de l’assemblée générale.
Il s’agit :
- De la présence du syndic ou de son représentant à l’assemblée générale ;
- l’établissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs ;
- La rédaction et tenue du registre des procès-verbaux.
Ainsi, le syndic ne peut pas réaliser une tâche auxiliaire au cours du temps réservé à la tenue de l’assemblée générale : le dépouillement des formulaires de vote ou encore répondre aux questions préalables des copropriétaires.
Si les pouvoirs publics considéraient que le dépouillement des formulaires de vote devait être inclus dans la durée de l’assemblée générale, ils auraient profité du décret du 02 juillet 2020 qui a modifié le contrat-type pour le modifier et insérer cette précision.
Or, non seulement cela n’a pas été fait, mais plus encore, les pouvoirs publics ont justement prévu que les formulaires de vote soient réceptionnés au plus tard trois jours francs avant l’assemblée générale, permettant au syndic de les dépouiller et même d’enregistrer les votes pendant les heures ouvrables et avant même le début de celle-ci.
Pour une analyse plus précise, nous allons avant tout saisir les instances.