ABUS N° 4495 : Le syndic BALSANO : où comment justifier une immatriculation abusive

16/04/2019 Abus

Ces derniers temps nous publions régulièrement des abus concernant l’immatriculation des copropriétés au registre national des copropriétés tenu par l’ANAH (voir l’article publié sur notre site : ABUS N° 4323 : Immatriculation initiale des copropriétés : encore une fois un syndic épinglé pour mauvaise foi).

Dans notre cas, un copropriétaire a été surpris lors de la vérification des comptes de l’exercice de constater une facturation de 420 euros que le syndic a prélevés au titre de l’immatriculation du syndicat au registre de la copropriété.

Suite à la demande d’explications du copropriétaire (la prestation ne donnerait lieu qu’à facturation d’une vacation forfaitaire, soit entre 50 euros et 80 euros), le syndic a tenté de justifier – difficilement – cette facturation abusive.

Voici sa réponse reproduite ci-après.

« Suite à vos interrogations envers mes équipes relativement aux frais d’immatriculation du syndicat auprès du teneur de registre, je vous prie de prendre connaissance des éléments qui suivent.

Toutes les copropriétés d’habitation devaient obligatoirement être immatriculées avant une date fixée par la loi (CCH article L711-1 à L711-7, au 1er janvier 2017 pour les SDC plus de 200 lots, 1er janvier 2018 pour les SDC de plus de 50 lots et le 1er janvier 2019 pour les autres).

Le contrat de syndic issu de la loi ALUR prévoit en son article 7.2.7 une facturation complémentaire pour le syndic en sus de ses honoraires de base forfaitaires afin de réaliser «l’immatriculation initiale du syndicat ».

Cette facturation est unique. La mise à jour de l’immatriculation qui aura lieu a minima une fois par an dans les 2 mois suivant l’assemblée générale ordinaire ne pourra plus donner lieu à rémunération, cette prestation étant comprise dans le forfait d’honoraires de base.

Cette immatriculation initiale entraîne un travail supplémentaire pour nos équipes et une adaptation de nos outils de travail. Elle engage aussi notre responsabilité de professionnel.

Nous nous sommes donné les moyens d’y faire face avec toute la qualité que requiert une tâche de cette importance.

Il nous faut collecter et saisir sur la plateforme dédiée les données propres au syndicat.

Il y a 57 points de contrôle à vérifier et renseigner en fonction des spécificités de l’immeuble (comme l’obligation de catégoriser les lots entre ceux à usage de stationnement, d’habitation, le nombre de lots principaux, l’adresse de l’immeuble au format IGN souvent différente de la simple adresse postale, sans oublier des données administratives, financières et techniques.).

Une lecture minutieuse du RCP est nécessaire. Il faudra traiter les demandes de précision de la part de l’ANAH en charge du registre (concernant notamment la localisation des immeubles).

Et puis, chaque information transmise engage non seulement la responsabilité du syndic mais viendra alimenter la fiche synthétique à remettre obligatoirement avec chaque promesse de vente.

Nous avons aussi engagé des investissements informatiques spécifiques afin d’être prêts rapidement. Car nous devons non seulement être en mesure de stocker les informations nouvelles mais aussi de communiquer avec le site web service du fichier d’immatriculation de l’ANAH.

Nous devons obtenir un compte de télé déclarant auprès de l’ANAH avec achat d’un certificat d’identification individuel pour chaque cabinet. Cela nécessite un suivi rigoureux de la part du mandataire social du cabinet. Les échanges avec l’ANAH sont dématérialisés (pas de courrier papier, pas de téléphone, pas de contact personnalisé).

Nos honoraires sont donc parfaitement justifiés. »

Nous allons reprendre chacun de ces arguments pour distinguer l’info de l’intox.

I. L’immatriculation : une obligation du syndic

« Toutes les copropriétés d’habitation devaient obligatoirement être immatriculées avant une date fixée par la loi (CCH article L711-1 à L711-7, au 1er janvier 2017 pour les SDC plus de 200 lots, 1er janvier 2018 pour les SDC de plus de 50 lots et le 1er janvier 2019 pour les autres). »

Le syndic, qu’il soit non professionnel ou professionnel, se doit d’immatriculer la copropriété avant ces dates.

Il engage sa responsabilité sur ce point et les sanctions sont également fixées par le texte de loi : 20 euros de pénalités par semaine et par lot pourraient lui être appliqués en cas de retard.

Le syndic avait cependant toute latitude pour s’organiser, remplir son obligation et ne pas attendre le dernier moment.

II. Un travail supplémentaire dont la facturation est prévue au contrat de syndic

 « Cette immatriculation initiale entraîne un travail supplémentaire pour nos équipes et une adaptation de nos outils de travail. Elle engage aussi notre responsabilité de professionnel. »

« Le contrat de syndic issu de la loi ALUR prévoit en son article 7.2.7 une facturation complémentaire pour le syndic en sus de ses honoraires de base forfaitaires afin de réaliser «l’immatriculation initiale du syndicat ».

Le syndic prétend que l’immatriculation l’oblige à assurer un travail supplémentaire.

Or, ce travail supplémentaire nécessite, selon l’ANAH, entre 20 et 30 minutes.

Le syndic BALSANO en prévoyant dans son contrat une facturation de 420 euros estime la réalisation de cette tâche à plus de 4h de travail effectif ! 

Par ailleurs, tous les actes de gestion du syndic sont susceptibles d’engager sa responsabilité…pourquoi se focaliser sur l’immatriculation ? Pour justifier des honoraires abusifs !

III. Le syndic fait une compensation entre l’immatriculation de la copropriété et la mise à jour

« Cette facturation est unique. La mise à jour de l’immatriculation qui aura lieu a minima une fois par an dans les 2 mois suivant l’assemblée générale ordinaire ne pourra plus donner lieu à rémunération, cette prestation étant comprise dans le forfait d’honoraires de base. »

Le syndic semble dire que l’immatriculation, « c’est cadeau » compte tenu de son obligation annuelle par la suite de mettre à jour les données sur le site www.registre-coproprietes.gouv.fr

Or, c’est bien la loi ALUR qui prévoit que la mise à jour des données liées à l’immatriculation fasse bien partie des prestations courantes…

En réalité, seules les données portant sur la partie financière (montant des charges courantes exercice clos, montant du fond travaux…) devront être mise à jour.

IV. Le syndic, à le lire, effectue un travail colossal : 57 points à renseigner, analyse attentive du règlement de copropriété

« Il y a 57 points de contrôle à vérifier et renseigner en fonction des spécificités de l’immeuble (comme l’obligation de catégoriser les lots entre ceux à usage de stationnement, d’habitation, le nombre de lots principaux, l’adresse de l’immeuble au format IGN souvent différente de la simple adresse postale, sans oublier des données administratives, financières et techniques.).

Une lecture minutieuse du RCP est nécessaire. Il faudra traiter les demandes de précision de la part de l’ANAH en charge du registre (concernant notamment la localisation des immeubles). »

Or, selon l’ANAH, seules une vingtaine de données doivent être complétées en ligne.

Ce travail ne nécessite pas d’analyse particulière du règlement de copropriété (que théoriquement le syndic devrait parfaitement maîtriser !) : il faut juste indiquer sur le site la date de publication du règlement de copropriété et la période de construction de l’immeuble !

V. Le travail effectué (l’immatriculation) permettra d’établir parallèlement la fiche synthétique

« Et puis, chaque information transmise engage non seulement la responsabilité du syndic mais viendra alimenter la fiche synthétique à remettre obligatoirement avec chaque promesse de vente. »

Le syndic nous laisse entendre que le syndicat règle une seule prestation pour deux réalisées (immatriculation + fiche synthétique).

Or, l’immatriculation de la copropriété sur le site dédié permet automatiquement la création de la fiche synthétique : le syndic n’a rien à faire ! Il ne peut avancer sérieusement cet argument.

V. Le syndic a du surinvestir financièrement par l’achat de logiciels et autres outils informatiques pour réaliser cette prestation

« Nous avons aussi engagé des investissements informatiques spécifiques afin d’être prêts rapidement. Car nous devons non seulement être en mesure de stocker les informations nouvelles mais aussi de communiquer avec le site web service du fichier d’immatriculation de l’ANAH. »

Sa réponse reste stupéfiante : les données sont enregistrées directement sur le site www.registre-coproprietes.gouv.fr. Et les informations transmises annuellement sont extraites des documents comptables.

Par ailleurs, nos adhérents syndics bénévoles n’ont pas d’outils informatiques spécifiques et ont pu – sereinement- immatriculer leur copropriété, rapidement et à moindre frais et même, pour certains, déjà procéder à une mise à jour annuelle.

Résultat :

« Nos honoraires sont donc parfaitement justifiés. »

….euh, non, pas vraiment !

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