Bien que les syndics disposent maintenant de logiciels informatiques qui les déchargent de certaines tâches administratives, quelques uns comme SERGIC n’arrivent toujours pas à respecter les dispositions légales quant à la notification aux copropriétaires de leur convocation, ordre du jour, projet de résolutions, voire les documents à annexer.
I. Approbation des comptes : obligation de notifier certains documents
Lorsque les copropriétaires doivent se prononcer sur les comptes clos du syndicat, le syndic a l’obligation de notifier (par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par voie électronique en cas d’accord individuel des copropriétaires) des annexes comptables normalisées (article 11-I alinéa 1 du décret du 17 mars 1967).
Ces pièces doivent être transmises au plus tard en même temps que l'ordre du jour de l’assemblée générale.
A défaut cela peut être cause de nullité des résolutions pour lesquelles les pièces nécessaires pour arrêter son vote n’ont pas été jointes.
Ni la loi, ni la jurisprudence ne prévoit de dérogation à cette obligation.
Un délai de 21 jours s’impose également au syndic en ce qui concerne cette notification.
C’est ce que paraît avoir oublié SERGIC VIROFLAY.
II. Bug informatique et retard des convocations
Dans un premier temps, ce syndic envoie les convocations à l’assemblée générale du 25 juin 2019, mais il manque certaines annexes comptables devant être obligatoirement notifiées.
Dans un second temps, il procède le 6 juin 2019 à un envoi par courrier simple des annexes comptables aux copropriétaires, dissociées de la convocation, en raison d’un « bug informatique ».
L’expédition tardive des annexes comptables aux copropriétaires par le syndic SERGIC VIROFLAY se révèle triplement irrégulière (et donc susceptible d’entraîner une action judiciaire en annulation de la résolution litigieuse), du fait de son expédition :
- par courrier simple (Cass. 3e civ. 11 mars 1998, n° 96 – 12479) ;
- ne respectant pas le délai minimal réglementaire de 21 jours, soit dans le cas précis moins de 19 jours, si l’on comptabilise depuis la date du courrier et la tenue de l’assemblée générale ;
- et postérieure à la notification de l’ordre du jour : autant une notification antérieure des pièces devant être jointes à la convocation a été jugée comme licite (TGI de Marseille – 27 aout 1984), il n’en va pas de même si celle-ci se révèle postérieure (Cass. 3e civ. 22 mars 2000).
Il serait bon de rappeler à SERGIC qu’il lui appartient de veiller à anticiper la notification de la convocation de l’assemblée générale. C’est bien le B A BA du métier non ?