Attention aux mentions illicites pouvant figurer dans les convocations d’assemblée générale

Des syndics arguant de leur « professionnalisme » tentent chaque année d’imposer aux conseils syndicaux, lors de l’élaboration concertée de l’ordre du jour, certaines  mentions qui sont illégales. C’est ce que nous avons encore relevé dans une convocation d’assemblée générale annuelle appelée à approuver les comptes de l’exercice 2016.

La mention illégale

Ce syndic professionnel mentionne ainsi dans ses convocations d’assemblée générale, « qu’aucun changement ne pourra être apporté à l’ordre du jour tel que notifié aux copropriétaires ».

Cette mention est en totale contradiction avec le principe dégagé par la jurisprudence constante, qui est que :

S’il est effectivement impossible, lors de la tenue de l’assemblée, de compléter l’ordre du jour par rajout de questions ne figurant pas dans la convocation (Cass. 3^e civ. 3 décembre 2015, n° 14 – 25583) ;

Il est tout à fait possible pour le président de séance, d’amender une question et/ou son projet de résolution, sans les dénaturer, si des points lui paraissent ambigus ou irréguliers, avant de les soumettre à délibération (Cass. 3^e civ. 15 avril 2015, n° 14 – 13255) ;

Les amendements autorisés

A titre d’exemple, l’amendement peut consister à modifier :

• Une répartition des provisions, charges courantes et/ou exceptionnelles référencée de manière inexacte (au regard du règlement de copropriété) par le syndic dans la convocation ;
• Une erreur dans la mention de la majorité requise pour l’approbation des questions ;

Mention par ailleurs non obligatoire ;

• Un projet de résolution comportant illégalement deux objets, (exemple : vote du budget ET de l’ajustement de l’avance de trésorerie) ;

Un seul des 2 devra être porté au vote ; 

• Un projet de résolution présenté sous la forme d’une délégation de pouvoir (exemple au conseil syndical) et fixant :
  1. la nature de la décision à prendre pour (des travaux, un contrat d’entretien, une procédure judiciaire…) ;
  2. le montant maximal du marché et son mode de financement (dates d’exigibilité) ;
  3. la délégation expresse, par exemple au conseil syndical, d’effectuer le choix ; d’une entreprise, d’un architecte ou d’un avocat, ….

Alors qu’il s’agit pour chaque point d’une décision unique requérant par ailleurs des majorités différentes !

Les recommandations de l’ARC

• En premier lieu, le conseil syndical doit être très vigilant dans l’élaboration de l’ordre du jour fait par le syndic et qui comprend ; les questions, les projets de résolutions et les pièces justificatives ;

Il ne doit pas hésiter à solliciter l’ARC sur les points qui l’interpellent.

• En second lieu, le jour de l’assemblée générale, il faut désigner à la présidence de séance, un copropriétaire qui :
  1. Connaisse les bases élémentaires du droit de la copropriété. Pour cela il peut s’appuyer sur nos ouvrages, nos formations et sur des entretiens juridiques préalables ;
  2. Sache s’imposer auprès du syndic, qui n’assurera que la fonction de secrétaire !

La plus grande prudence est de rigueur face aux allégations de nombreux syndics, qui peuvent amener à des motifs de contestations judiciaires.