La loi ALUR a imposé aussi bien aux syndics professionnels qu’aux bénévoles deux nouvelles obligations en matière de suivi de la copropriété.
Il s’agit d’une part de procéder à l’immatriculation initiale de la copropriété qui comme pour une société ou un véhicule leur permet d’être identifié et d’autre part la mise à jour annuelle des données comptables et financières de la copropriété.
La première étape est censée avoir été réalisée pour l’ensemble des copropriétés depuis la fin de l’année 2018, sachant que des délais supplémentaires ont été accordés.
Il est important de signaler que cette tâche pouvait faire l’objet d’une facturation par les syndics qui dans la plupart n’y sont pas allés avec le dos de la cuillère, mais avec la louche puisque les coûts ont varié de 300 à plus de 5 000 euros pour une tâche qui ne prenait pas plus d’une demi-heure selon l’ANAH.
A présent, il est question de la mise à jour des données.
Voyons en quoi cela consiste et comment contrôler que le syndic a bien assuré ses obligations.
I. Une mise à jour annuelle des données
La mise à jour de l’immatriculation des copropriétés est imposée au syndic qu’il soit professionnel ou non.
Elle doit être actualisée chaque année après que les comptes ont été approuvés en assemblée générale.
L’actualisation de l’immatriculation permet de mettre à jour les données de la copropriété et en particulier le montant de charges courantes et de travaux et opérations exceptionnels, le montant des copropriétaires créditeurs et celui des copropriétaires débiteurs, le nombre de copropriétaires débiteurs de plus de 300 euros ou encore le montant du fonds travaux.
Cette mise à jour de l’immatriculation permet également de générer la fiche synthétique de l’immeuble que le copropriétaire vendeur doit impérativement remettre au potentiel acquéreur de son lot avant la promesse de vente.
Voici un modèle d’attestation de mise à jour de la déclaration annuelle de la copropriété :
II. Une mise à jour sous astreinte
Comme indiqué en introduction, le syndic ne peut pas facturer la mise à jour annuelle de l’immatriculation de la copropriété.
Cela pour une raison simple, les informations sont récupérées à partir de la comptabilité, saisie sur le logiciel du syndic.
Certes, il a fallu engager des investissements pour automatiser cette procédure, laquelle a été largement financée lors de l’immatriculation initiale des copropriétés qui a été grassement facturée (voir le chapitre précédent).
Certains syndics vont encore pleurer, mais c’est la réalité.
Le conseil syndical devra vérifier que son syndic a bien procédé à la mise à jour annuelle des données.
Pour cela, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, il devra demander au syndic une copie de l’attestation de la déclaration annuelle.
En cas de refus, il ne faudra pas hésiter à lui rappeler que conformément au décret du 23 mai 2019, au-delà d’un délai d’un mois, des pénalités de 15 euros par jour de retard lui seront imputées.
De plus, conformément à l’article 711-1 du Code de la construction, tout copropriétaire, et à plus forte raison le conseil syndical peut mettre en demeure le syndic de procéder à l’actualisation des données sous peine d’astreinte de 20 euros par lot et par semaine.
L’astreinte est recouvrée comme en matière de contribution directe au profit de l’établissement public chargé de la tenue du registre qui est l’ANAH.
C’est à présent à vous de jouer !