La loi ELAN réformée par l’ordonnance « copropriété » du 30 octobre 2019 a introduit le vote par correspondance. C’est dans la volonté d’augmenter la participation des assemblées générales que le législateur a mis en place ce nouveau mode de participation.
Le formulaire de vote défini par arrêté a été publié le 02 juillet dernier, rendant ainsi le vote par correspondance effectif.
L’article 9 du décret du 17 mars 1967 dispose que le formulaire de vote doit être joint à la convocation, sous peine d’irrégularité de l’assemblée générale.
I. Le formulaire de vote par correspondance
Défini par l’arrêté du 02 juillet 2020, le formulaire peut être adapté ou complété sans qu’aucune des mentions du modèle ne puisse être supprimée. En d’autres termes, le formulaire doit répondre à des règles définies par l’arrêté.
Ainsi, le formulaire du vote par correspondance doit rappeler l’adresse de la copropriété; la date, le lieu et l’heure de l’assemblée générale.
Il doit également préciser à qui doit être retourné le formulaire du vote c’est-à-dire à l’organisateur de l’assemblée générale (syndic ou président du conseil syndical si c’est lui qui a convoqué l’assemblée générale conformément à l’article 8 du décret du 17 mars 1967), ainsi que l’adresse postale et électronique à laquelle le copropriétaire doit renvoyer le formulaire (offrant ainsi une possibilité pour le copropriétaire d’envoyer son formulaire par voie postale ou électronique). Surtout doit être mentionnée la date limite de réception dudit formulaire.
Tous ces éléments doivent être complétés par l’organisateur de l’assemblée générale.
De surcroit, l’organisateur de l’assemblée générale, qui sera généralement le syndic doit remplir le tableau de « l’ordre du jour » de la convocation.
Ainsi, le tableau est divisé en cinq colonnes :
- « identification de l’objet » c’est-à-dire le thème du vote;
- « question à savoir le numéro et/ou l’intitulé de la question », même s’il est préférable d’inscrire les deux;
ainsi que les trois colonnes relatives aux possibilités de votes
- « pour »;
- « contre » ;
- « abstention ».
Le syndic devra bien faire attention à recopier les questions dans l’ordre de la convocation.
Enfin, le syndic ne doit pas oublier de mentionner la possibilité de la passerelle et donc de l’inscrire dans ce tableau en mentionnant une deuxième ligne pour chaque décision pouvant faire l’objet de la passerelle. Le copropriétaire devant voter une deuxième fois à titre préventif.
II. Le vote par correspondance
Si le copropriétaire décide de voter par correspondance, il doit remplir le formulaire pour chacune des questions soumises à la délibération de l’assemblée générale.
Pour ce faire, il doit cocher la case « pour » ou « contre » ou « abstentionniste » pour chacune des questions qui lui sont soumises. S’il oublie de répondre à l’une des questions, il sera considéré comme défaillant pour ladite question.
Si la résolution est amendée en cours d’assemblée générale, conformément à l’article 17-1A de la loi du 10 juillet 1965, alors que le copropriétaire a voté favorablement dans son formulaire par correspondance, alors il sera considéré comme étant défaillant.
Son vote ne pourra pas être pris en compte. Sur ce point, nous vous renvoyons à notre article « Un vote par correspondance qui laisse toujours autant de zones d’ombre ».
Par ailleurs, si après l’envoi du formulaire par correspondance, le copropriétaire décide de se présenter à l’assemblée générale ou de déléguer son droit de vote, l’article 14-1 du décret du 17 mars 1967 prévoit que le formulaire du vote par correspondance ne sera pas pris en compte.
Enfin, pour que le vote par correspondance soit pris en compte, l’organisateur de l’assemblée générale doit réceptionner le formulaire trois jours francs avant la date de la réunion.
Il convient d’être vigilant, il s’agit en effet de la réception par l’organisateur et non la date d’envoi. Il faut donc que le copropriétaire prévoie un temps d’acheminement assez large.
En outre, pour le calcul des jours francs, on ne prend pas en compte le jour de l’assemblée générale. Par ailleurs, si le dernier jour franc tombe un samedi, dimanche ou jour férié, il faut reporter le délai d’un jour.
Ainsi, si l’assemblée générale se tient le lundi, l’organisateur de l’assemblée générale devra le recevoir au plus tard le jeudi précédent la réunion.
Il est néanmoins possible d’envoyer le formulaire par voie électronique au plus tard dans les trois jours francs avant la date de réunion. Néanmoins, le jour de l’envoi est présumé être le jour de réception, ce qui peut faciliter le calcul du délai.