Dans le cadre de l’ordonnance copropriété du 30 octobre 2019, l’ARC a entre autres œuvré pour permettre en cas de changement de syndic une meilleure transmission des documents de la copropriété entre le sortant et le repreneur.
Cette disposition est essentielle pour deux raisons :
- Éviter que la copropriété se retrouve paralysée le temps du transfert de données des documents d’un syndic à un autre
- Faire en sorte que le transfert ne soit pas un frein au changement de syndic.
Pour cela, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise les modalités de transmission des documents ont été substantiellement modifiées par l’article 17 de « l’ordonnance copropriété » du 30 octobre 2019.
Avant de présenter ces évolutions, il faut préciser que ces nouvelles mesures sont entrées en vigueur au 1er juin 2020.
I. Des délais réduits
L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par « l’ordonnance copropriété » impose que dans un délai de quinze jours (auparavant un mois) à compter de la cessation des fonctions du syndic sortant, ce dernier remette au repreneur la situation de trésorerie ainsi que les références des comptes bancaires de la copropriété.
Ce dernier point est une avancée importante, car le syndic repreneur pourra continuer à utiliser les comptes bancaires de la copropriété permettant de payer les fournisseurs et de recevoir les règlements d’appel de fonds sans avoir besoin de changer de compte et d’informer les copropriétaires des nouvelles coordonnées bancaires.
Cette mesure est repoussée au 31 décembre 2020 pour les copropriétés de moins de 16 lots qui ont accordé au syndic la dispense de compte bancaire séparé.
Cette date dérogatoire s’explique par le fait qu’à partir du 1er janvier 2021, même les copropriétés de moins de 16 lots devront impérativement disposer d’un compte bancaire séparé sans possibilité de voter la dispense.
Puis dans un délai d’un mois (auparavant deux mois) à compter de la cessation de ses fonctions, le syndic sortant doit remettre l’intégralité des documents et archives du syndicat des copropriétaires ainsi le cas échéant, l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble dans un format téléchargeable et imprimable.
Ainsi, dans un délai d’un mois l’ensemble des documents papier et dématérialisés de la copropriété doivent être transmis au syndic repreneur.
Une mesure qui devra être suivie de très près pour vérifier que les syndics respectent ces nouvelles dispositions.
II. Une transmission des documents dématérialisés
Une des difficultés que l’ARC a souhaité traiter dans le cadre de la réforme de la loi du 10 juillet 1965 est la transmission des documents dématérialisés et surtout ceux qui sont déposés par l’extranet de la copropriété.
En effet, un des risques était que le syndic « menotte » leurs copropriétés mandantes en considérant que les documents dématérialisés de la copropriété restent leur propriété du fait qu’ils soient déposés sur l’extranet développé par les syndics.
Cette approche est à présent impossible puisque l’article 18-2 de la loi impose bien au syndic sortant de remettre au repreneur les documents dématérialisés au format imprimable et téléchargeable.
Ce dernier point est aussi l’un des combats de l’ARC puisque le risque était que le syndic remette des documents informatiques lisibles uniquement à partir de son logiciel, rendant en définitive impossible l’exploitation de ces derniers.
Cette dérive semble à présent impossible, puisque le syndic doit au minimum fournir les documents en format PDF, permettant leur lecture et leur reprise dans l’extranet de la copropriété géré par le syndic repreneur.