Depuis l’entrée en vigueur du formulaire de vote par correspondance, défini par l’arrêté du 2 juillet 2020, les syndics essayent d’élaborer le formulaire conformément aux résolutions inscrites à l’ordre du jour.
L’une des difficultés qui a été identifiée et dénoncée par l’ARC lors des réunions avec le ministère, est la gestion des deuxièmes lectures.
Et pour cause, il est nécessaire de prévoir dans le formulaire, la possibilité pour le copropriétaire qui s’exprime par correspondance de voter en cas d’éventuelle deuxième lecture d’une résolution.
Cette situation est d’autant plus probable que « l’ordonnance-copropriété » du 30 octobre 2019 a introduit une nouvelle passerelle prévue à l’article 26-1 de la loi du 10 juillet 1965.
La question est donc de déterminer comment doit-être élaboré le formulaire le vote, pour prendre en considération la possibilité de deuxième lecture.
Un projet de formulaire de vote nous a été transmis et qui selon nous, ne parait pas conforme à la règlementation.
Avant de le présenter, rappelons le principe de la deuxième lecture.
I. Un vote distinct
Bien souvent lorsqu’une résolution n’atteint pas la majorité légale requise, mais uniquement le prérequis pour passer en deuxième lecture, par commodité, le syndic reprend les votes exprimés en première lecture pour déduire, si en seconde lecture la résolution est adoptée.
Or, dans le cadre du vote par correspondance, il est nécessaire de faire transparaitre dans le formulaire, la décision exprimée en cas de deuxième lecture.
En effet, ce dernier ne peut pas être déduit du vote exprimé en première lecture.
Et pour cause, les articles 25-1 et 26-1 qui instaurent la passerelle précisent bien qu’il s’agit d’un deuxième vote impliquant que les copropriétaires doivent se prononcer distinctement, pouvant même changer d’avis entre la première lecture et la seconde.
Ainsi, si le formulaire ne prévoit pas la possibilité de s’exprimer en cas de deuxième lecture, le syndic ne pourra pas prendre en considération le vote exprimé en première lecture pour le comptabiliser en cas de second vote.
II. Une présentation qui doit respecter le déroulé des débats
L’intérêt pour les syndics de réduire le formulaire de vote par correspondance est d’éviter des reprographies de plusieurs dizaines de pages.
La question est donc de savoir : comment prévoir l’hypothèse de la deuxième lecture ?
Pour répondre à cette question, nous avons eu copie d’un formulaire de vote par correspondance élaboré par un syndic.
Le principe consiste à prévoir dans la même résolution, le vote en première lecture puis en seconde lecture.
Si effectivement, ce procédé permet de faire des économies de production de papier, il n’est néanmoins pas conforme à la règlementation.
En effet, l’article 19 du décret du 17 mars 1967 précise que la deuxième lecture n’est pas simultanée à la première.
Et pour cause, en cas de mise en concurrence, il faut que toutes les propositions jointes à l’ordre du jour soient proposées en première lecture à la majorité requise. Si aucune d’elles n’a atteint la majorité fixée par la loi, alors dans ce cas, on doit passer une deuxième lecture.
Autrement dit, si l’ordre du jour prévoit trois contrats de syndics, il faut dans un premier temps faire voter les trois contrats à la majorité de l’article 25 sachant que le premier qui obtient la majorité est élu et si aucune des propositions n’a obtenu la majorité des voix du syndicat des copropriétaires, mais au moins un tiers, alors on votera en deuxième lecture à l’article 24.
Par conséquent, le vote en deuxième lecture n’est pas concomitant au vote de la première lecture.
Le formulaire de vote présenté par le syndic n’est donc pas conforme à la règlementation. Il incite même le syndic à abuser de la situation en faisant par exemple voter son contrat en première lecture et à défaut de majorité, procéder directement la seconde lecture telle qu’elle est présentée dans le formulaire.
C’est pour cela que le formulaire de vote par correspondance devra donner la possibilité de voter en deuxième lecture après que le copropriétaire se soit exprimé sur l’ensemble des propositions en première lecture.
Il semble donc que le doublement des votes soit inévitable : une première partie pour s’exprimer sur la base de la majorité des articles 25 ou 26 puis une seconde partie pour voter sur l’éventuelle seconde lecture aux articles 25-1 et 26-1.