Nous avons constaté une nouvelle dérive de certains syndics qui consiste à inclure dans la durée de la tenue d’assemblée générale prévue contractuellement, le temps de dépouillement des formulaires de vote.
Par ce procédé, le syndic facture des heures de vacations supplémentaires, puisqu’initialement la durée a été calculée en prenant en considération le temps effectif de sa tenue tel que précisé au point 7.1.3 du contrat-type.
Le premier syndic épinglé par ce type de pratique est le groupe Citya qui a facturé deux heures supplémentaires pour « l’épluchage » des formulaires de vote. (ABUS DE LA SEMAINE N° 4718 : Quand Citya « perd la boule» pour défendre ses intérêts économiques avec l’épluchage des votes par correspondance)
Ce procédé est d’autant plus contestable que le dépouillement des formulaires de vote peut largement se faire avant l’assemblée générale et même pendant les heures ouvrables, puisque ces derniers doivent être réceptionnés par le syndic au moins trois jours francs avant la tenue de l’assemblée générale.
Nous avons donc saisi le ministère de la Justice, ainsi que la répression des fraudes afin de vérifier si cette pratique est abusive ou pire illégale.
Monsieur le ministre de la Justice
13 Place Vendôme,
75042, Paris
Cedex 01
Paris, le 28 décembre 2020
Objet : Facturation en vacation supplémentaire du dépouillement des formulaires de vote
Madame,
En tant que directeur général de la principale association représentative des intérêts des syndicats des copropriétaires comptants plus de 15 000 copropriétés adhérentes, je me permets de vous saisir concernant une nouvelle pratique de certains syndics concernant la facturation de vacations supplémentaires liée au dépouillement des formulaires de vote.
En effet, ils considèrent que le temps nécessaire au traitement des formulaires de vote par correspondance doit impérativement se réaliser pendant la durée de la tenue de l’assemblée générale convenue contractuellement.
Ce procédé provoque un dépassement de la durée de l’assemblée générale puisque cette dernière a été estimée uniquement en prenant en considération sa tenue effective telle que prévue au point 7.1.3 du contrat-type.
En l’occurrence, c’est le motif avancé par le groupe Citya pour justifier la facturation de deux heures supplémentaires. (voir pièce jointe)
Selon notre analyse, cette pratique est tout à fait illégale.
Et pour cause, l’annexe I du contrat-type définit les tâches relatives à la tenue d’assemblée générale qui doivent être assurées par le cabinet.
En l’occurrence, il s’agit de la présence du syndic ou de son représentant, de l’établissement de la feuille de présence ou encore de la vérification des voix et des pouvoirs ou de la rédaction et la tenue du registre et du procès-verbal.
Le dépouillement des formulaires de vote par correspondance ne figure pas comme étant une tâche qui doit se dérouler pendant la tenue de l’assemblée générale.
Si cela était la volonté des pouvoirs publics, le décret du 2 juillet 2020 qui a modifié entre autres le contrat-type de syndic aurait dû le préciser.
De plus, l’article 9 bis du décret du 17 mars 1967 modifié par ce même décret, prévoit bien que les formulaires de vote par correspondance doivent être réceptionnés au moins trois jours francs avant la date de l’assemblée générale.
Cela, pour justement permettre au syndic de dépouiller les formulaires en amont et pendant les heures ouvrables.
Par la présente, nous vous sollicitons pour connaître votre analyse juridique et même dans le cas où vous considéreriez qu’elle relève d’une pratique illégale, prendre des mesures à la hauteur de vos compétences.
Pour affiner votre étude, vous trouverez en pièce jointe l’argumentaire du groupe Citya pour justifier la facturation des heures supplémentaires liée au dépouillement des formulaires de vote.
Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire.
Veuillez croire Monsieur, l'expression de ma considération distinguée.
M. HAGEGE Emile
Directeur Général