L’un des objectifs du ministère de la justice est d’encourager la participation des copropriétaires à l’assemblée générale en promouvant plusieurs dispositifs innovants comme le vote par correspondance qui reste encore à définir par décret ou encore d’étendre la capacité de récupérer des pouvoirs à 10 % plutôt qu’à 5 % des voix.
En parallèle, la loi ELAN a introduit un article 17-1 A dans la loi du 10 juillet 1965 qui permet à la copropriété de tenir l’assemblée générale par voie numérique qui était dépendant d’un décret publié le 27 juin dernier.
Reprenons l’ensemble des dispositions concernant la tenue de l’assemblée générale électronique et surtout les préconisations de l’ARC.
I. L’encadrement réglementaire de la participation à l’assemblée générale par voie électronique
L’article 6 du décret du 27 juin 2019 qui a modifié l’article 13 du décret du 17 mars 1967 précise qu’il revient à l’assemblée générale de décider les moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer à l’assemblée générale par voie électronique.
Cet article précise que l’assemblée générale peut se faire par visioconférence ou audioconférence, voire par tout moyen de communication électronique.
La seule exigence est que la solution utilisée permette de s’assurer de l’identité de chaque participant.
L’assemblée générale devra valider le devis qui devra respecter les conditions fixées par celle-ci. Le coût de l’intervention sera supporté par le syndicat des copropriétaires.
La feuille de présence devra préciser les copropriétaires qui ont participé à l’assemblée générale par voie électronique, ainsi que les incidents techniques qui ont causé une incapacité pour un copropriétaire qui a opté pour cette solution à exprimer sa voix.
II. Nos préconisations
Tout d’abord, il faut le rappeler, il revient à l’assemblée générale de se prononcer sur le moyen ou support technique qui permet au copropriétaire de participer aux assemblées générales par voie électronique et non le syndic.
Par ailleurs, le syndic est tenu de proposer un devis à l’assemblée générale pour son adoption, ne lui permettant pas de décider unilatéralement d’engager la prestation, même si l’assemblée générale s’est prononcée sur le moyen utilisé.
Il est donc essentiel que le conseil syndical, éventuellement avec le syndic, travaille sur la solution technique qu’il souhaite proposer à l’assemblée générale.
Les points à traiter sont tout d’abord de savoir si l’audioconférence suffit, ou bien s’il faut au minimum la visioconférence.
De plus, il faudra valider les éléments permettant de garantir l’identité de la personne qui participe à l’assemblée générale par voie électronique.
L’envoi d’un code suffit ? Ou bien faut-il un système plus complexe ?
Dans les faits, la solution doit être adaptée aux enjeux et surtout à la configuration de la copropriété.
Un immeuble de cinq copropriétaires n’impose pas forcément la même infrastructure technologique qu’un immeuble de 300 lots.
Enfin, il faut préciser lors du vote du support utilisé comment traiter l’incident technique qui empêcherait un copropriétaire de participer à distance au vote des résolutions.
Là aussi, il est préférable que l’assemblée générale donne la règle à adopter afin d’éviter en assemblée générale tout débat stérile surtout si la voix du copropriétaire peut faire la différence.
L’ARC travaille d’ores et déjà sur plusieurs solutions afin tout d’abord de permettre aux syndics bénévoles de pouvoir proposer cette solution aux copropriétaires, ainsi que pour donner aux conseillers syndicaux la possibilité de proposer une offre alternative à celle du syndic.
A suivre donc…