Loi ELAN : un décret en attente d’application sur les documents minimaux à mettre dans l’extranet de la copropriété

16/04/2019 Actions et Actus

La loi ALUR a introduit une nouvelle obligation à l’égard des syndics professionnels qui consiste à mettre à la disposition du syndicat des copropriétaires un extranet dans lequel sont mis en ligne différents documents dématérialisés de la copropriété.

Quatre ans après son entrée en vigueur, force est de constater qu’il s’agit généralement d’une « jolie coquille vide » ou presque dans laquelle sont introduits des documents ayant peu d’intérêt ou incomplets, perdant alors tout intérêt.

A titre d’exemple, certains syndics mettent le grand livre comptable de la copropriété, mais amalgament dans un seul compte tous les fournisseurs, présentant par ordre chronologique les factures et règlements ce qui rend impossible le croisement des paiements avec les factures.

Face à cette situation ubuesque, l’ARC a réclamé un décret devant définir une liste minimale des documents à mettre dans l’extranet avec une exigence de mise à jour des documents.

I. Un décret en préparation

Nous sommes satisfaits de constater que les parlementaires et particulièrement les sénateurs ont suivi la recommandation de l’ARC puisqu’ils ont introduit dans la loi ELAN la publication d’un décret qui selon le gouvernement devait être publié déjà depuis avril 2019.

Ce décret devrait préciser les documents minimaux qui doivent être disponibles dans les trois interfaces de l’extranet de la copropriété.

En effet, selon l’analyse du ministère de la Justice, la loi impose trois espaces : un pour le conseil syndical, un autre pour chaque copropriétaire individualisé et un autre commun pour l’ensemble des copropriétaires.

Les deux premiers espaces doivent impérativement être sécurisés par le biais de codes individualisés.

Sans surprise, le débat entre notre association et les chambres professionnelles se concentre principalement sur la liste des documents stratégiques à mettre dans l’espace du conseil syndical, permettant un meilleur contrôle de la gestion de la copropriété assurée par le syndic.

Nous demandons avant tout l’accès au grand livre de la copropriété avec une mise à jour qui doit être adaptée à la configuration de la copropriété.

Ainsi, pour les grandes copropriétés, le grand livre doit être actualisé au moins tous les deux mois.

Par ailleurs, nous réclamons aussi l’accès à tous les documents de gestion et de finance de la copropriété tel que les factures, les contrats et les relevés bancaires.

L’objectif est de permettre au conseil syndical d’accéder aux documents de la copropriété sans avoir besoin de les réclamer au syndic qui met parfois plusieurs semaines à les présenter, voire qui refuse de les remettre.

Par ailleurs, il faut que le conseil syndical puisse avoir accès aux différentes informations liées au syndic notamment sa carte professionnelle, son attestation d’assurance de responsabilité civile et sa garantie financière.

Là aussi, il s’agit d’être plus efficace en cas de faute du syndic ou pire de la faillite du cabinet.

Comme on le constate, ce décret permettra une plus grande efficacité et une meilleure réactivité du conseil syndical pour assurer sa mission de contrôle et d’assistance du syndic.

II. Des points encore sombres

Il faut être clair, l’extranet va devenir la plaque tournante de la copropriété.

Avec le temps, c’est sur cet espace sécurisé que les copropriétaires et le conseil syndical devront se rendre pour accéder aux informations sachant que certains syndics rêvent déjà de ne plus envoyer les documents en format papier et notamment la convocation d’assemblée générale en mettant l’intégralité dans l’extranet de la copropriété.

Il ne s’agit pas pour eux de défendre la planète mais de faire de jolies économies sur les frais de reprographie qu’ils doivent actuellement prendre en charge.

L’ARC doit rester vigilante pour s’assurer que l’extranet ne sera pas une nouvelle source d’abus des syndics dans laquelle les copropriétaires seraient les lésés.

Le deuxième élément auquel il faut prêter attention est la captation des syndicats des copropriétaires au motif que les données numériques figurant dans l’extranet ne seraient pas transférables à un éventuel syndic repreneur.

L’argument évoqué est que chaque syndic a son propre logiciel qui n’est pas forcément compatible avec celui du repreneur, pouvant entraîner que celui en place ne puisse transférer les données numériques.

Pire, certains évoquent que l’extranet de la copropriété est un outil du syndic, impliquant que lorsqu’elle change de mandataire, elle perd les données téléchargées.

Voici des sujets stratégiques qui imposent encore une fois à l’ARC d’être vent debout contre toutes tentatives ou arguties malveillantes des syndics.

Bien évidemment, dès la publication du décret, une analyse plus fine sera présentée à travers notre site et la revue.

 

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