L’ordonnance du 20 mai dernier a prévu des dispositions dérogatoires à la loi du 10 juillet 1965.
Le point le plus remarquable est que les pouvoirs publics ont donné jusqu’au 31 janvier 2021 un droit exorbitant aux syndics qui leur permet de décider seuls des modalités de tenue des assemblées générales.
Sans surprise, nous avons les grands groupes de syndics qui ont bondi sur cette opportunité pour imposer leur solution qui parfois mélange plusieurs outils électroniques.
En parallèle, nous avons les cabinets de syndics « artisans » qui ont des difficultés pour trouver la solution la plus adaptée non pas forcément pour eux, mais pour la copropriété et ses copropriétaires.
Ceci étant dit, comme nous allons le démontrer, les solutions imposées par les groupes de syndics ne sont pas forcément conformes à la règlementation.
Avant de faire l’analyse, expliquons les outils utilisés.
I. Des solutions qui utilisent plusieurs logiciels
Dans l’idéal, l’outil qui permet de tenir une assemblée générale dématérialisée doit combiner deux exigences qui sont :
- L’identification sécurisée des participants
- le vote en ligne des résolutions
Ce procédé permet de sécuriser l’intégralité de l’assemblée générale qui commence depuis l’accès à distance de l’assemblée générale jusqu’à la production du procès-verbal.
Or, actuellement, les syndics proposent deux à trois plateformes différentes que le copropriétaire est contraint d’utiliser :
- l’une pour participer de manière dématérialisée à l’assemblée générale
- l’une pour s’identifier de manière sécurisée
- une autre pour procéder au vote des résolutions.
Le principe est de demander aux copropriétaires de se connecter grâce à son code d’identification à son espace dématérialisé via son extranet et ensuite participer au vote par le biais d’un module qui présente les questions et résolutions au fur et à mesure de l’avancement de l’assemblée générale.
II. Une difficulté juridique
L’ordonnance du 20 mai 2020 donne uniquement au syndic la possibilité d’imposer des modalités de participation à l’assemblée générale.
En revanche, rien ne lui permet de contraindre les copropriétaires à utiliser un outil complémentaire détaché de sa solution de visioconférence pour que ces derniers puissent participer par voie électronique au vote des résolutions.
Ce procédé peut être d’autant plus contestable que ce n’est pas par l’intermédiaire de la solution de la vidéoconférence ou de l’audioconférence mis au point par le syndic que le copropriétaire participe au vote, mais par une solution parallèle.
Il n’y a donc pas de simultanéité entre la participation à l’assemblée générale et le vote des résolutions.
Plus encore, les votes ne sont pas enregistrés par le secrétaire de séance qui peut être le syndic, mais par un outil qui comptabilise les voix.
Face à cette situation, il est préconisé que le conseil syndical vérifie en détail la ou les solutions mises en place par le syndic en matière d’organisation d’assemblée générale dématérialisée en contrôlant l’intégralité du procédé.
Bien entendu, cette tâche devra se réaliser en amont de l’assemblée générale évitant toute polémique en cours de réunion.