Offensive des syndics pour inciter les copropriétaires à opter pour la convocation électronique : le cas du cabinet Oralia
Après le groupe Foncia, c’est au tour du groupe Oralia de lancer une offensive pour inciter les copropriétaires à opter pour la convocation électronique d’assemblée générale.
Dans un document envoyé aux copropriétaires, Oralia base son approche commerciale sur deux axes, le coût des recommandés et l’indisponibilité des copropriétaires pour les réceptionner :
- « Votre travail et vos activités monopolisent votre agenda la semaine et votre planning du week-end est surchargé ? ».
- « Vous trouvez que la diffusion d’une convocation et d’un procès-verbal coûte trop cher ? »
Bien que nous soyons persuadés que le cabinet Oralia a à cœur d’assurer aux copropriétaires un week-end sans stress et sans contrainte, reprécisons les informations importantes qu’il a omis de mentionner.
I. Une économie avant tout pour le syndic
Nous avons à plusieurs reprises expliqué sur notre site internet que la convocation électronique était avant tout la panacée pour les syndics professionnels.
En effet, depuis l’entrée en vigueur du contrat type réglementaire, les syndics ont réclamé une augmentation substantielle de leurs honoraires au motif qu’il fallait désormais inclure les frais de photocopie aux honoraires de base. Ainsi, ils ont obtenu une revalorisation entre 20 à 50 %.
À présent, ils sollicitent les copropriétaires pour qu’ils acceptent de recevoir les notifications par voie électronique, ce qui leur permet de réduire le nombre de photocopies sans pour autant baisser leurs honoraires.
Et pourtant, il serait logique que les honoraires de base du syndic baissent en fonction du nombre de copropriétaires qui optent pour cette solution puisque les honoraires ont été réévalués en fonction de la prise en charge des photocopies (voir notre article www.arc-copro.com/2vxb).
Apparemment, une logique qui ne semble ne pas couler de source pour tout le monde et encore moins pour les syndics.
II. Un report de charges
Même si l’envoi électronique implique une réduction des coûts postaux pour la copropriété, il ne faut pas oublier que le copropriétaire sera tenu d’imprimer par ses propres moyens les convocations et procès-verbaux des assemblées générales.
Ainsi, ce qui était compris dans les honoraires du syndic, notamment les coûts des reprographies sont à présent supportés par chacun des copropriétaires sur leurs deniers personnels.
Il s’agit donc d’une économie à relativiser si on prend en compte les coûts personnels d’impression (papier + encre) que devra supporter le copropriétaire.
III. Une autorisation plus large que la seule notification de la convocation du procès-verbal d’assemblée générale
Le décret du 21 octobre 2015 précise que l’autorisation donnée par le copropriétaire pour être notifiée par voie électronique concerne l’ensemble des documents qui doivent impérativement être envoyés en recommandé.
Cela veut donc dire qu’au-delà de la convocation et procès-verbal de l’assemblée générale, le syndic pourra aussi envoyer par voie électronique les mises en demeure.
Cela peut présenter un risque d’abus plus important, étant donné que le syndic pourra envoyer une mise en demeure dématérialisée (sur laquelle il facture des honoraires privatifs) de façon quasi-automatique au premier retard de paiement de charges, et ce au même tarif que la lettre de mise en demeure recommandée « papier ».
En effet, dans la plupart des contrats de mandat, le syndic n’a pas fait de distinction entre le coût de l’envoi de la mise en demeure par voie postale et celui par voie électronique.
Elle n’est pas belle la vie de syndic ?
IV. Comment réagir ?
La notification électronique peut être une bonne solution à partir du moment où son utilisation est bien cadrée.
Voici donc nos recommandations :
- le coût de l’envoi électronique qui ne doit pas dépasser 50 centimes d’euros (sachant que FONCIA propose un tarif autour de 32 centimes) ;
- l’autorisation donnée au syndic doit être limitée à la convocation et au procès-verbal d’assemblée générale en excluant une autorisation concernant les mises en demeure ;
- il faut obtenir l’engagement du syndic de baisser ses honoraires en fonction du nombre de copropriétaires qui optent pour cette solution ;
- il ne faut pas accepter l’envoi des recommandés sans au préalable négocier les honoraires prévus au contrat type relatifs à la mise en demeure (article 9.1 du contrat type).