Publication du décret sur l’immatriculation des copropriétés

30/08/2016 Actions et Actus

Publication du décret sur l’immatriculation des copropriétés 

    La loi ALUR a prévu dans son article 52, l’instauration d’un registre d’immatriculation des syndicats des copropriétaires.   L’objectif affiché est de : « faciliter la connaissance des pouvoirs publics sur l’état des copropriétés et la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance de leurs dysfonctionnements ». Le décret n°2016-1167 du 26 août 2016 (publié le 28) cadre les modalités de cette nouvelle immatriculation.   Ce décret complète le Code de la construction et de l’habitation (CCH) d’un nouveau Livre (Livre VII) et de 21 nouveaux articles : les articles R711-1 à R711-21.   Nous allons donc reprendre les éléments les plus pertinents prévus par ce décret en précisant d’ores et déjà que plusieurs mesures seront définies par arrêté du Ministère du Logement en cours de publication.  
  1. Une centralisation des données dont l’organisme reste à déterminer

L’immatriculation des syndicats de copropriétaires sera assurée par un organisme qui sera en charge de gérer et tenir le registre.   Il est d’ailleurs présenté par le décret comme étant la « teneur du registre ». Son identité n’y est pas encore précisée.   Néanmoins que ce fichier sera géré et mis à la disposition d’une structure qui aura pour fonction d’identifier les copropriétés fragiles ou en difficulté. Ainsi, il est fort probable que ce registre soit tenu par l’Anah, l’agence nationale de l’habitat.  
  1. La première étape de télédéclaration : créer un compte de télédéclarant et se rattacher à une copropriété

Avant de procéder à l’immatriculation d’une copropriété, la personne physique ou morale responsable de l’immatriculation devra s’identifier en tant que « télédéclarant ». Il s’agit principalement des syndics en exercice, des mandataires ad hoc, des administrateurs provisoires et des notaires (article R711-1 du CCH).   Chaque télédéclarant (syndic, notaire,…) disposera d’un compte sécurisé. Il devra demander à ce que son compte soit rattaché à la copropriété pour laquelle il doit assurer une déclaration (article R711-3).   Pour créer leur compte, les télédéclarants devront fournir des éléments d’identification qui restent à définir par voie d’arrêté (article R711-2).   En fin de mandat, le syndic sortant disposera d’un mois pour préciser les coordonnées du nouveau syndic ou de l’administrateur provisoire ayant repris la gestion de la copropriété (article R711-4).   Il reviendra au syndic repreneur de réaliser une procédure de rattachement en justifiant de sa qualité de représentant légal.  En cas d’anomalie entre la déclaration du syndic sortant et du nouveau syndic, la demande de rattachement sera rejetée. Elle peut aussi être contestée par toute personne qui y a intérêt (article R711-4). Il est à signaler que même en cas de renouvellement de mandat, le syndic devra se déclarer (article R711-7).  
  1. La seconde étape de télédéclaration : effectuer l’immatriculation de la copropriété

La seconde étape consiste, pour le représentant légal en place, à renseigner les différentes informations propres à la copropriété, qui sont fournies soit par saisie en ligne, soit par télétransmission de documents devant respecter un format précis, à définir par arrêté (article R711-8).   En premier lieu, il s’agit de remettre des données essentielles relatives à la gestion et aux comptes des syndicats de copropriétaires, notamment : le montant du budget prévisionnel, les provisions pour travaux, les dettes du syndicat à l’égard des fournisseurs, les impayés, le nombre de copropriétaires débiteurs dont la dette excède un seuil qui sera fixé par un arrêté ministériel, et enfin la présence d’employés du syndicat lorsqu’il y en a.   Les syndicats comportant moins de dix lots principaux, dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieure à 15 000 euros, ne sont pas tenus de fournir le nombre de copropriétaires débiteurs et le montant des impayés.   Les informations financières qui devront être déclarées sont celles issues des comptes du dernier exercice comptable clos et approuvé par l’assemblée générale.   Ensuite, il s’agira de fournir des données relatives au bâti qui sont le nombre de bâtiments au sein de la copropriété, son étiquette énergétique si elle est disponible, le nombre d’ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage de l’immeuble (article R711-9).   Les informations financières devront être délivrées dans un délai de deux mois suivant la tenue de l’assemblée générale, au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés (article R711-10). Quant aux autres informations, elles seront actualisées par la même occasion.   Pour les copropriétés neuves, il en reviendra au notaire de transmettre au registre les informations dont il dispose ainsi que les données d’identification du syndic provisoire (article R711-11).  
  1. La délivrance d’une immatriculation du syndicat des copropriétaires

Après avoir renseigné l’ensemble de ces informations, le « teneur du registre » attribue un numéro d’immatriculation au syndicat des copropriétaires concernés, qui sera unique tout au long de son existence (article R711-12).     Pour chaque modification réalisée sur le statut d’une copropriété, est précisé la date et l’heure de la dernière modification.   Le déclarant reçoit pour chacune des deux étapes précédemment citées, un courriel l’informant des suites données à leur déclaration ainsi qu’une attestation précisant que les informations ont bien été enregistrées sur le registre (article R711-14).   Ce document atteste que le télédéclarant a satisfait à l’obligation d’immatriculation initiale du syndicat des copropriétaires ou à l’obligation d’une mise à jour annuelle du dossier.   Les données déclarées sont conservées pendant une durée de cinq ans à compter de leur inscription au registre (article R711-15).   Ce décret était très attendu, car il permet de confirmer que les démarches d’immatriculation s’avèrent être extrêmement simples. Cela confirme notre analyse indiquant que cette obligation ne saurait justifier une revalorisation importante des honoraires ou un coût prohibitif pour cette prestation.   Nous y reviendrons dès la publication des arrêtés attendus.  

Mots clés associés

immatriculation initiale des copropriétés
ANAH (Agence Nationale de l'Habitat)