La gestion du syndicat des copropriétaires passe impérativement par une maîtrise du recouvrement des charges auprès des copropriétaires.
Le syndic doit y être attentif et savoir mettre en place les actions adéquates, sans quoi la copropriété peut rapidement dériver et se retrouver en difficulté.
Le conseil syndical a un rôle important à jouer dans l’accompagnement et le contrôle du syndic.
Quelles sont les obligations du syndic ?
Les textes
Le syndic est chargé de l’administration de l’immeuble (parties communes et équipements collectifs) selon l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Il doit donc soumettre des propositions de travaux à l’assemblée générale, et assurer l’entretien et la maintenance en utilisant le « budget prévisionnel » établi en concertation avec le conseil syndical (article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 et article 26 du décret du 17 mars 1967) et voté par l’assemblée générale annuelle.
Le syndic est responsable de l’exécution des décisions de l’assemblée générale et des appels de fonds correspondants auprès des copropriétaires. Ceux-ci doivent alors payer leurs quotes-parts dans un délai raisonnable, soient entre 8 et 15 jours à compter de la date d’envoi des appels de fonds. Il s’agit en général du 1er jour de chaque trimestre pour le budget prévisionnel et c’est suivant le calendrier voté en ce qui concerne les appels spécifiques de travaux.
À partir de cet instant, le suivi des paiements et des copropriétaires retardataires est une phase importante que le syndic ne doit pas négliger. Ainsi, dès que le « délai raisonnable » est écoulé, il doit engager la phase « pré contentieuse » avec l’envoi de la lettre de « mise en demeure », qui rappelle les sommes dues et précise le délai ultime de paiement.
Il est intéressant également d’indiquer dans le courrier les conséquences encourues pour le copropriétaire si il ne s’exécute pas, à savoir l’engagement de l’action judiciaire assortie d’une demande de dommages et intérêts.
A cet effet, le syndic dispose de tous les pouvoirs nécessaires (art 55 du Décret du 17 mars 1967) et il n’est nul besoin, comme on nous le demande régulièrement, qu’il demande l’autorisation à l’assemblée générale. L’unique cas dans lequel l’autorisation est obligatoire est celui de la « vente par saisie judiciaire ».
Les conséquences potentielles des impayés
Dès lors qu’il ne dispose plus de la trésorerie suffisante, le syndicat des copropriétaires se retrouve alors :
- en retard de paiement vis-à-vis de ses fournisseurs, qui risquent de refuser d’intervenir (pour stopper une fuite par exemple) ;
- face à un « avis de coupure d’eau » ou une suspension de l’assurance multirisque immeuble dans les cas les plus graves ;
- à devoir payer des pénalités de retard facturées par les fournisseurs ;
- à subir une résiliation amiable ou judiciaire de contrats de maintenance ou d’entretien des parties communes avec à la clef des coûts de procédure et le paiement de dommages et intérêts.
Dans bien des cas, cette situation provient du syndic qui a failli à son obligation de recouvrer correctement les charges.
C’est une faute qui pourrait l’exposer à des poursuites judiciaires au titre de sa responsabilité civile délictuelle (C.cass 3e civ. 9 janvier 2002, n° 00 – 17394), dès lors que l’assemblée générale aura :
- refusé de donner le quitus sur les périodes concernées (C.cass. 3e civ. 14 février 2007, n° 05 – 21612) ;
- introduit une action judiciaire dans le délai maximum de 5 ans à compter de la survenance des faits incriminés (art. 2224 du Code Civil).
La mission du conseil syndical face aux impayés
- Le rôle du conseil est de contrôler et assister le syndic dans sa gestion (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965).
Pour cela, il dispose du droit de demander tous documents au syndic.
En l’occurrence il s’agit des documents comptables, tels que : le grand livre, les balances copropriétaires et fournisseurs, qui avec l’aide de l’ARC, permettent de comprendre la situation financière.
Il est également indispensable d’exiger les états d’avancements des procédures pré contentieuses ou judiciaires engagées afin de vérifier que le syndic a agi, ou non, dans les temps.
En fonction de la situation des impayés, il faudra mettre en place des réunions périodiques avec le syndic qui fera un compte rendu de la situation l’avancement de chaque dossier de copropriétaire débiteur.
Il ne s’agit donc pas de la simple vérification des factures en fin d’année, mais bien d’un contrôle en continu du syndic afin de le rappeler à l’ordre en cas de carence.
Le conseil syndical qui connait bien les copropriétaires a aussi la capacité à orienter le syndic sur les moyens à mettre en œuvre telle que la signature d’un protocole de règlement de la dette avec des copropriétaires débiteurs de bonne foi traversant une « mauvaise passe », ou l’engagement d’une procédure avec des copropriétaires débiteurs de mauvaise foi.
Les aides de l’ARC
Pour permettre aux conseils syndicaux de remplir le plus justement leur mission, l’ARC a développé plusieurs outils et services pour former les conseillers dans la lecture des documents comptables (grand livre, annexes 1 à 5).
Cela va jusqu’à l’assistance au « contrôle de comptes et de gestion » réalisée chez le syndic avec le conseil syndical.
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