Depuis l’obligation du syndic professionnel de mettre à disposition de la copropriété un extranet, dans lequel doivent être téléchargés des documents stratégiques de l’immeuble, à destination des copropriétaires et du conseil syndical, nous avons constaté dans les faits qu’il s’agissait de « coquilles vides ».
Généralement, non seulement les copropriétaires et conseillers syndicaux ne trouvent pas les documents qu’ils souhaitent consulter, mais en plus, cet outil est détourné de son objet par les syndics en proposant par ce biais des services marchands.
Nous avons profité de la loi ELAN pour introduire une nouvelle disposition qui oblige la publication d’un décret la liste minimale des documents à faire figurer dans l’extranet de la copropriété.
C’est le décret du 23 mai 2019 qui a défini une liste minimum de documents à faire figurer dans les trois espaces qui sont:
- "communs à tous les copropriétaires
- aux membres du conseil syndical
- pour chaque copropriétaire individualisé."
Ce décret est entré en vigueur le 1er juillet 2020.
Le décret du 27 juin 2019 a modifié l’article 33-1-1 du décret du 17 mars 1967 en précisant que la mise à jour des documents figurant sur l’extranet doit se faire par le syndic au minimum dans les trois mois précédents la tenue de l’assemblée générale.
Avant même l’entrée en vigueur de ce décret, des évolutions règlementaires sont à constater.
Voyons cela de plus près en indiquant les préconisations de l’ARC.
I. Un grand perdant : le conseil syndical
Lors de l’élaboration du décret du 23 mai 2019 définissant la liste minimale des documents à fournir, l’objectif des pouvoirs publics était d’exiger que le copropriétaire vendeur puisse avoir accès à l’ensemble des informations comptables, ainsi qu’aux documents à transmettre à l’acquéreur avant la promesse d’achat.
Cette volonté s’explique par le fait que les syndics facturaient en toute illégalité et à des prix exorbitants la fourniture de ces documents, pénalisant le copropriétaire vendeur.
En parallèle, pour les syndics professionnels, l’objectif était de limiter au conseil syndical l’accès à l’information et aux documents stratégiques de la copropriété comme le grand livre, les factures et le suivi des remboursements des sinistres.
Le deal est donc tout trouvé : un renforcement des pièces à télécharger dans l’espace individualisé du copropriétaire, en contrepartie d’une réduction des documents à mettre à la disposition du conseil syndical.
C’est dans cet esprit que le décret a été rédigé.
Pour remédier à cette bavure règlementaire, il est impératif que le conseil syndical introduise une question à l’ordre du jour qui impose au syndic de mettre, du moins dans l’espace du conseil syndical, des documents complémentaires.
En effet, le décret présente une liste minimale et non une liste maximale règlementée.
C’est par le biais de cette question que le conseil syndical pourra exiger du syndic de mettre dans son espace le grand livre, les factures et autres documents.
II. Une mise à jour ridicule
L’article 32 du décret du n°2020-834 du 2 juillet 2020, qui a modifié une nouvelle fois l’article 33-1-1 le décret du 17 mars 1967, a précisé une nouvelle échéance de mise à jour des documents.
À présent, ils doivent être actualisés trois mois après la tenue de l’assemblée générale annuelle ayant été appelé à connaître des comptes.
Ainsi, si l’exercice comptable d’une copropriété se termine au 31 décembre 2020 et que l’assemblée générale se tient au 30 juin 2021, les documents de l’exercice 2020 devront être mis en ligne au début du mois d’octobre 2021, soit dix mois après l’arrêté des comptes. Une aberration totale !
Face à cette incohérence règlementaire, le conseil syndical devra encore une fois réagir en « corrigeant le tir ».
Pour cela, il devra prévoir dans la même question qui précise les documents supplémentaires à faire figurer dans l’extranet une fréquence de mise à jour plus soutenue et en cohérence avec les usages du conseil syndical.
En effet, le décret du 23 mai précise une actualisation minimum des documents permettant à l’assemblée générale de voter une périodicité plus soutenue.
C’est à présent à vous de jouer.