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Réponse :

Votre question est très intéressante, car elle concerne en réalité tous les copropriétaires.

Avant d’apporter une réponse à votre interrogation, il est important de préciser l’objet de l’annexe I.

Ce document s’intitule « bilan financier après répartition » et indique la situation de la copropriété en fin d’exercice en précisant notamment le solde des comptes banques ainsi que les dettes et créances de la copropriété vis-à-vis des tiers.

En l’occurrence, il y a les copropriétaires dont certains sont débiteurs et d’autres créditeurs.

Ce qu’il faut savoir, c’est que la situation des copropriétaires indiquée dans cette annexe est présentée après répartition des charges de l’exercice.

Ainsi, si le solde est excédentaire (plus de produits que de charges) ou déficitaire (plus de charges que de produits), ce dernier est d’ores et déjà réparti sur les comptes des copropriétaires à hauteur de leurs millièmes.

Dans votre cas, il est possible que l’exercice soit déficitaire expliquant que votre compte soit débiteur.

Ceci étant, la régularisation opérée sur votre compte de copropriétaire n’est exigible que si, et seulement si, les comptes de l’exercice sont approuvés au cours de l’assemblée générale.

Je vous conseille donc de vérifier dans l’annexe 2 qui présente le bilan des charges et produits de l’exercice si la situation est déficitaire.

Dans ce cas, il faudra alerter le conseil syndical pour qu’il procède à un contrôle des dépenses de l’année en identifiant d’éventuelles anomalies ou factures abusives, ou encore des produits non comptabilisés.

Réponse :

Sachez tout d’abord que plusieurs syndics professionnels bénéficient de manière anonyme de nos services ou de nos formations en souscrivant une adhésion individuelle en tant que copropriétaire, ce qu’ils peuvent être aussi, au demeurant.

Compte tenu du fait que vous n’êtes pas adhérent, c’est de manière exceptionnelle que nous traitons votre question compte tenu de l’honnêteté et de la transparence de votre démarche.

Pour traiter ce sujet, il faut tout d’abord partir de l’origine et donc des conséquences qu’a eu l’imputation de cette facture sur les comptes de la copropriété.

À partir du moment où le syndic a enregistré une facture, le compte du fournisseur a été crédité, ce qui a entraîné une charge à l’égard du syndicat de copropriétaires, augmentant les dépenses de l’exercice.

Si cette facture est annulée, il faut donc procéder à une écriture l’inverse : la créance qu’avait le fournisseur est supprimée, quant à la facture qui a été indûment supportée après coup par les copropriétaires, elle doit être remboursée.

Cette charge va ainsi se transformer en un produit exceptionnel et elle viendra réduire les dépenses de l’exercice.

Ce qui peut faire grincer quelques dents, mais demeure la stricte application de la loi est que ce sont uniquement ceux qui sont copropriétaires au jour de cette régularisation qui bénéficieront de l’annulation de la facture, alors même qu’à l’origine ils n’ont pas supporté cette charge, portée par le copropriétaire aux droits desquels ils viennent.

Cela résulte de l’article 8 du décret comptable du 14 mars 2005 qui précise que les excédents ou insuffisances de charges ou produits sur opération courante sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires à la suite de l’approbation des comptes.

Réponse de l’expert : Un arrêt rendu par la 3éme Chambre Civile de la Cour de Cassation du 21 décembre 2017 (n°16-21.518) confirme bien que tous les propriétaires d’immeuble inclus dans le périmètre de l’Association Syndicale Libre sont membres de droit de l’assemblée générale.

Les magistrats ont ainsi considéré : « Qu'en statuant ainsi, alors qu'est nulle l'assemblée générale à laquelle n'ont pas été convoqués tous les membres d'une association syndicale libre, qui s'impose selon ses statuts à tous les propriétaires d'immeubles inclus dans son périmètre, la cour d'appel a violé les textes susvisés ».

Le défaut de convocation de chaque membre de l’ASL est cause de nullité de l’assemblée générale concernée. C’est le propriétaire du lot ou de l’immeuble, qui n’a pas été convoqué, qui doit assigner l’ASL en nullité de l’assemblée générale

Mais ce principe peut être pondéré par les statuts, la loi laissant une grande latitude dans l’organisation et le fonctionnement des ASL.

Les statuts peuvent effectivement disposer, en cas de présence d’une copropriété dans le périmètre de l’ASL, que c’est le syndic qui représentera les copropriétaires lors des assemblées générales de l’ASL.

Les copropriétaires recevront donc une convocation pour l’assemblée générale, comme tous les autres membres de l’ASL, mais c’est le syndic qui les y représentera et si exceptionnellement leur présence est acceptée, ils ne pourront voter.

Il convient de préciser que les copropriétaires convoqués à une assemblée générale et représentés par leur syndic, ont la qualité pour agir en contestation de décisions prises lors de celle ci.

L’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 permet cependant à l’assemblée générale de la copropriété, à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, de mandater, pour une durée d'un an, le Président du Conseil Syndical de cette copropriété pour qu’il représente les copropriétaires membres de l’ASL à cette assemblée, et cela même si les statuts en disposent autrement.

Dans les AFUL les copropriétaires peuvent charger un ou plusieurs d’entre eux, un mandataire ad hoc ou le syndic de les représenter à l’assemblée générale( article 322-9-1 du code de l’urbanisme)

Dans une ASL, il est donc impératif de prendre connaissance des statuts pour savoir comment s’organisent les convocations et la tenue des assemblées générales.

Réponse :

Votre question est essentielle, car elle est stratégique.

En effet, la plupart des syndics élaborent seuls l’ordre du jour et le budget prévisionnel pour ensuite placer le conseil syndical devant le fait accompli, affirmant qu’il ne dispose que d’un court délai pour procéder à des corrections, au motif que l’assemblée générale doit être rapidement convoquée.

C’est ainsi que l’on se retrouve avec des questions ou des résolutions inscrites à l’ordre du jour qui sont abusives ou illégales, contraires aux intérêts du syndicat des copropriétaires, ou avec d’autres questions qui n’ont pas eu le temps d’être inscrites.

Et pourtant, la loi du 10 juillet 1965 ainsi que le décret du 17 mars 1967 prévoient une procédure très stricte, qui n’est pas en conformité avec ces pratiques.

Pourquoi ? Parce que l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, modifié par la loi ALUR, confirmé par l’article 26 du décret du 17 mars 1967, prévoit que la convocation d’assemblée générale ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel doivent se faire en concertation entre le syndic et le conseil syndical.

Autrement dit, le syndic ne peut pas établir seul l’ordre du jour, pour ensuite le soumettre au conseil syndical.

Ainsi, le conseil syndical, en la personne de son président, doit convenir avec le syndic d’une date de réunion afin d’établir l’ordre du jour de l’assemblée générale ainsi que le budget prévisionnel des exercices à venir.

Il faudra partir d’une page blanche et étudier la nécessité de chacune des questions et résolutions qui seront alors inscrites, au fur et à mesure, à l’ordre du jour.

Le conseil syndical devra procéder de la même manière en matière d’élaboration du budget prévisionnel.

Chaque poste de charges devra être contrôlé, afin de vérifier si le montant présenté lors de l’exercice précédent devra être maintenu, revu à la baisse, ou légèrement à la hausse, ou s’il faudra carrément la supprimer. C’est notamment le cas lors de la suppression du poste de gardien ou d’employé d’immeuble.

Avant d'effectuer une réunion avec le syndic, il est indispensable que le conseil syndical prépare « en privé » les questions et résolutions qu’il souhaite voir figurer dans la convocation d’assemblée générale, ainsi que les documents qu’il faudra joindre à l’ordre du jour.

Et maintenant… au travail !

Réponse :

Le législateur a prévu ce cas de figure avec l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965 qui énonce :

« …..En cas d'indivision ou de démembrement du droit de propriété, les intéressés doivent être représentés par un mandataire commun qui est, à défaut d'accord, désigné par le président du tribunal de grande instance à la requête de l'un d'entre eux ou du syndic. »

En votre qualité de syndic lorsque vous avez été notifié de cette situation d’indivision du lot vous auriez dû AUSSI être informé sur les modalités de représentation de cette indivision.

Si cela n’a pas été le cas, et que vous ne savez pas qui représente l’indivision, il convient maintenant d’écrire sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception à chacun des indivisaires, en leur demandant qui représente cette indivision.

À défaut de retour sous quinzaine, vous devrez saisir le tribunal de grande instance pour faire désigner un mandataire commun qui aura la responsabilité des paiements.

Dans l’intervalle, nous vous conseillons de mettre en demeure CHACUN des indivisaires individuellement au sujet de ces impayés pour ne pas perdre de temps si ultérieurement le déclenchement d’une procédure contentieuse était nécessaire.

Réponse :

Une délégation de pouvoir est régulièrement votée pour permettre au conseil syndical d’engager des dépenses indéfinies, dans la limite d’un plafond déterminé.

De plus en plus de formulations relatives à cette délégation, relevées dans nombre de convocations contrôlées, sont imprécises et de fait, irrégulières.

Voici deux exemples de projets de résolution fréquemment mis à l’ordre du jour des convocations d’assemblée générale (rédigées majoritairement par des syndics professionnels) :

• « Montant maximum des marchés et contrats accordé au conseil syndical pour la réalisation de travaux sans convocation d’assemblée générale extraordinaire »
•  « L’’assemblée générale autorise le conseil syndical à engager les dépenses à hauteur d’un montant maximum de […….] euros pour des travaux.»

Contraire à l’esprit de l’article 21 du décret du 17 mars 1967 précisant « qu’une délégation de pouvoir donné (...), ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminée », une délégation générale est tout simplement illégale.

Elle est aussi abusive, dépossédant l’assemblée générale de son pouvoir de décision, rappelé dans l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 : « Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé éventuellement sous le contrôle d'un conseil syndical. »

Ce type de résolution encourt une action judiciaire en annulation par un copropriétaire opposant (qui s’oppose au vote de la majorité) ou défaillant (absent non représenté), dans le délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l’assemblée générale par le syndic (article 42 de la loi du 10 juillet 1965).

Réponse

Avant de répondre à votre question, il est important de rappeler qu’il n’existe pas de question relative au renouvellement du contrat, mais au vote d’un nouveau contrat.

Et pour cause, même s’il s’agit du syndic en place qui soumet son contrat, il s’agit bien d’un nouveau mandat qui peut présenter des clauses différentes par rapport au précédent contrat.

A présent, pour répondre à votre question il faut jumeler deux dispositions qui sont l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et l’article 33 du décret du 17 mars 1967.

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le conseil syndical, et à plus forte raison son président, peut prendre connaissance de toute pièce, document, correspondance ou registre se rapportant à la gestion du syndic.

En parallèle, l’article 33 du décret du 17 mars 1967 précise que le syndic détient en particulier, les registres « contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes (…). »

Ainsi, dans le registre doivent figurer les annexes du procès-verbal de l’assemblée générale dans lesquelles sont présents, entre autres, les pouvoirs remis et comptabilisés dans les votes.

Le conseil syndical, qui est en mesure de consulter les registres, est donc tout à fait en droit d’avoir accès aux pouvoirs, que ce soit pendant ou après l’assemblée.

Profitons de cette interrogation pour rappeler que conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, les éventuels employés ou gardiens de la copropriété, ou les salariés du syndic, ne peuvent en aucun cas détenir des pouvoirs.

De plus un copropriétaire ne peut pas avoir plus de trois mandats si la somme des voix que cela représente est supérieure à 5 % des voix de l’ensemble du syndicat des copropriétaires.

Par contre il peut détenir plus de trois pouvoirs tant qu’il reste en dessous de ce seuil de 5 %.

Vous avez à présent tous les éléments pour accéder aux pouvoirs et contrôler qu’ils ont été utilisés en conformité avec les exigences légales et réglementaires.

Réponse :

Oui et… Non !

Il est vrai que les syndicats de copropriétaires ont désormais deux nouvelles obligations : l’immatriculation et la fiche synthétique.

Les dates d’entrée en vigueur ont été fixées respectivement au :

• 31 décembre 2016 pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots.
• 31 décembre 2017 pour les copropriétés entre 200 et 50 lots.
• Et, pour une majorité de copropriétés (copropriétés de moins de 50 lots) qui ont jusqu’au 31 décembre 2018 pour procéder à cette immatriculation, il s’agit bien de la dernière échéance. 

Les dates d’entrée en vigueur de l’obligation d’immatriculation des syndicats de copropriétaires doivent s’entendre uniquement en fonction du nombre de lots principaux à usage de logements, de bureaux, de commerces. Les caves, parkings ou boxe ne sont pas à prendre en considération.

En parallèle de cette immatriculation, le syndic est tenu de réaliser une fiche synthétique regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti.

Effectivement, la fiche synthétique peut directement être extraite du registre national des copropriétés si l’immatriculation est faite.

Elle doit alors comporter :

• la date de délivrance du document,
• la mention « fiche délivrée par le registre national des copropriétés sur la foi des déclarations effectuées par le représentant légal ».

MAIS, le syndic peut également compléter lui-même cette fiche.

Dans ce cas, il faut se référer à l’article 2 du décret du 21 décembre 2016 qui détaille les informations qui doivent obligatoirement apparaître dans la fiche synthétique.

Votre syndic pouvait donc tout à fait attendre 2018 pour immatriculer la copropriété et, dans l’intervalle, établir lui-même la fiche synthétique.

Vous trouverez un modèle de cette fiche synthétique en annexe, n’hésitez pas à la transmettre à votre syndic.

Syndics bénévoles, avez-vous répondu à notre enquête ? Si non, vite, rendez-vous  ici : https://goo.gl/forms/oMPH4tNaY9ywdSRq1