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Réponse :

Votre question est essentielle, car elle est stratégique.

En effet, la plupart des syndics élaborent seuls l’ordre du jour et le budget prévisionnel pour ensuite placer le conseil syndical devant le fait accompli, affirmant qu’il ne dispose que d’un court délai pour procéder à des corrections, au motif que l’assemblée générale doit être rapidement convoquée.

C’est ainsi que l’on se retrouve avec des questions ou des résolutions inscrites à l’ordre du jour qui sont abusives ou illégales, contraires aux intérêts du syndicat des copropriétaires, ou avec d’autres questions qui n’ont pas eu le temps d’être inscrites.

Et pourtant, la loi du 10 juillet 1965 ainsi que le décret du 17 mars 1967 prévoient une procédure très stricte, qui n’est pas en conformité avec ces pratiques.

Pourquoi ? Parce que l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, modifié par la loi ALUR, confirmé par l’article 26 du décret du 17 mars 1967, prévoit que la convocation d’assemblée générale ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel doivent se faire en concertation entre le syndic et le conseil syndical.

Autrement dit, le syndic ne peut pas établir seul l’ordre du jour, pour ensuite le soumettre au conseil syndical.

Ainsi, le conseil syndical, en la personne de son président, doit convenir avec le syndic d’une date de réunion afin d’établir l’ordre du jour de l’assemblée générale ainsi que le budget prévisionnel des exercices à venir.

Il faudra partir d’une page blanche et étudier la nécessité de chacune des questions et résolutions qui seront alors inscrites, au fur et à mesure, à l’ordre du jour.

Le conseil syndical devra procéder de la même manière en matière d’élaboration du budget prévisionnel.

Chaque poste de charges devra être contrôlé, afin de vérifier si le montant présenté lors de l’exercice précédent devra être maintenu, revu à la baisse, ou légèrement à la hausse, ou s’il faudra carrément la supprimer. C’est notamment le cas lors de la suppression du poste de gardien ou d’employé d’immeuble.

Avant d'effectuer une réunion avec le syndic, il est indispensable que le conseil syndical prépare « en privé » les questions et résolutions qu’il souhaite voir figurer dans la convocation d’assemblée générale, ainsi que les documents qu’il faudra joindre à l’ordre du jour.

Et maintenant… au travail !

Réponse :

Le législateur a prévu ce cas de figure avec l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965 qui énonce :

« …..En cas d'indivision ou de démembrement du droit de propriété, les intéressés doivent être représentés par un mandataire commun qui est, à défaut d'accord, désigné par le président du tribunal de grande instance à la requête de l'un d'entre eux ou du syndic. »

En votre qualité de syndic lorsque vous avez été notifié de cette situation d’indivision du lot vous auriez dû AUSSI être informé sur les modalités de représentation de cette indivision.

Si cela n’a pas été le cas, et que vous ne savez pas qui représente l’indivision, il convient maintenant d’écrire sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception à chacun des indivisaires, en leur demandant qui représente cette indivision.

À défaut de retour sous quinzaine, vous devrez saisir le tribunal de grande instance pour faire désigner un mandataire commun qui aura la responsabilité des paiements.

Dans l’intervalle, nous vous conseillons de mettre en demeure CHACUN des indivisaires individuellement au sujet de ces impayés pour ne pas perdre de temps si ultérieurement le déclenchement d’une procédure contentieuse était nécessaire.

Réponse :

Une délégation de pouvoir est régulièrement votée pour permettre au conseil syndical d’engager des dépenses indéfinies, dans la limite d’un plafond déterminé.

De plus en plus de formulations relatives à cette délégation, relevées dans nombre de convocations contrôlées, sont imprécises et de fait, irrégulières.

Voici deux exemples de projets de résolution fréquemment mis à l’ordre du jour des convocations d’assemblée générale (rédigées majoritairement par des syndics professionnels) :

• « Montant maximum des marchés et contrats accordé au conseil syndical pour la réalisation de travaux sans convocation d’assemblée générale extraordinaire »
•  « L’’assemblée générale autorise le conseil syndical à engager les dépenses à hauteur d’un montant maximum de […….] euros pour des travaux.»

Contraire à l’esprit de l’article 21 du décret du 17 mars 1967 précisant « qu’une délégation de pouvoir donné (...), ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminée », une délégation générale est tout simplement illégale.

Elle est aussi abusive, dépossédant l’assemblée générale de son pouvoir de décision, rappelé dans l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 : « Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé éventuellement sous le contrôle d'un conseil syndical. »

Ce type de résolution encourt une action judiciaire en annulation par un copropriétaire opposant (qui s’oppose au vote de la majorité) ou défaillant (absent non représenté), dans le délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l’assemblée générale par le syndic (article 42 de la loi du 10 juillet 1965).

Réponse

Avant de répondre à votre question, il est important de rappeler qu’il n’existe pas de question relative au renouvellement du contrat, mais au vote d’un nouveau contrat.

Et pour cause, même s’il s’agit du syndic en place qui soumet son contrat, il s’agit bien d’un nouveau mandat qui peut présenter des clauses différentes par rapport au précédent contrat.

A présent, pour répondre à votre question il faut jumeler deux dispositions qui sont l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et l’article 33 du décret du 17 mars 1967.

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le conseil syndical, et à plus forte raison son président, peut prendre connaissance de toute pièce, document, correspondance ou registre se rapportant à la gestion du syndic.

En parallèle, l’article 33 du décret du 17 mars 1967 précise que le syndic détient en particulier, les registres « contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes (…). »

Ainsi, dans le registre doivent figurer les annexes du procès-verbal de l’assemblée générale dans lesquelles sont présents, entre autres, les pouvoirs remis et comptabilisés dans les votes.

Le conseil syndical, qui est en mesure de consulter les registres, est donc tout à fait en droit d’avoir accès aux pouvoirs, que ce soit pendant ou après l’assemblée.

Profitons de cette interrogation pour rappeler que conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, les éventuels employés ou gardiens de la copropriété, ou les salariés du syndic, ne peuvent en aucun cas détenir des pouvoirs.

De plus un copropriétaire ne peut pas avoir plus de trois mandats si la somme des voix que cela représente est supérieure à 5 % des voix de l’ensemble du syndicat des copropriétaires.

Par contre il peut détenir plus de trois pouvoirs tant qu’il reste en dessous de ce seuil de 5 %.

Vous avez à présent tous les éléments pour accéder aux pouvoirs et contrôler qu’ils ont été utilisés en conformité avec les exigences légales et réglementaires.

Réponse :

Oui et… Non !

Il est vrai que les syndicats de copropriétaires ont désormais deux nouvelles obligations : l’immatriculation et la fiche synthétique.

Les dates d’entrée en vigueur ont été fixées respectivement au :

• 31 décembre 2016 pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots.
• 31 décembre 2017 pour les copropriétés entre 200 et 50 lots.
• Et, pour une majorité de copropriétés (copropriétés de moins de 50 lots) qui ont jusqu’au 31 décembre 2018 pour procéder à cette immatriculation, il s’agit bien de la dernière échéance. 

Les dates d’entrée en vigueur de l’obligation d’immatriculation des syndicats de copropriétaires doivent s’entendre uniquement en fonction du nombre de lots principaux à usage de logements, de bureaux, de commerces. Les caves, parkings ou boxe ne sont pas à prendre en considération.

En parallèle de cette immatriculation, le syndic est tenu de réaliser une fiche synthétique regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti.

Effectivement, la fiche synthétique peut directement être extraite du registre national des copropriétés si l’immatriculation est faite.

Elle doit alors comporter :

• la date de délivrance du document,
• la mention « fiche délivrée par le registre national des copropriétés sur la foi des déclarations effectuées par le représentant légal ».

MAIS, le syndic peut également compléter lui-même cette fiche.

Dans ce cas, il faut se référer à l’article 2 du décret du 21 décembre 2016 qui détaille les informations qui doivent obligatoirement apparaître dans la fiche synthétique.

Votre syndic pouvait donc tout à fait attendre 2018 pour immatriculer la copropriété et, dans l’intervalle, établir lui-même la fiche synthétique.

Vous trouverez un modèle de cette fiche synthétique en annexe, n’hésitez pas à la transmettre à votre syndic.

Syndics bénévoles, avez-vous répondu à notre enquête ? Si non, vite, rendez-vous  ici : https://goo.gl/forms/oMPH4tNaY9ywdSRq1

Réponse :

Votre question est souvent posée par les syndics bénévoles qui ne savent pas forcément comment gérer le bulletin de salaire du gardien ou employé d’immeuble en cas d’arrêt maladie.

Voici donc les règles qui s’imposent conformément au Code du Travail et de la Convention Collective des gardiens et employés d’immeuble.

Une fois l’arrêt de travail du salarié communiqué à l’employeur, ce dernier doit :

• Payer 90 % du salaire brut au salarié dès le premier jour d’arrêt et pendant une période dépendant de l’ancienneté.
• Pratiquer la subrogation pour percevoir les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) directement de la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) pendant la même période.
• Appliquer la technique de paie du traitement des IJSS chaque mois en diminuant le salaire brut des IJSS brutes (estimées) et en augmentant le salaire net des IJSS nettes (estimées). Il ne faut pas attendre le paiement effectif des IJSS pour traiter massivement celles-ci, au risque de se retrouver notamment avec des bruts négatifs, ce qui déclenche une alerte des contrôles automatisés mis en place par les Urssaf.

Quelques (rares) copropriétés ont choisi d’adhérer à la garantie appelée arrêt de travail / maintien de salaire proposée par le groupe Humanis.

Celle-ci fait l’objet de publications avec une forme peu lisible pour un néophyte.

• Il s’agit d’une garantie patronale financée par le seul employeur.
• Humanis verse à l’employeur des indemnités destinées à compenser le maintien de salaire pendant la durée de ce maintien (le même que celui de la convention collective), avec un différé éventuel selon la franchise souscrite lors de la souscription de la garantie.
• Il existe une option visant à indemniser, dans les mêmes conditions, les cotisations patronales afférentes au salaire maintenu.
• Le salarié n’est pas concerné.
• Les indemnités ne passent pas en paie, et sont un produit pour la copropriété, les indemnités d’assurance réparant un préjudice et n’étant donc soumises ni aux cotisations sociales, ni à l’impôt.

L’ARC ne recommande pas la souscription d’une telle garantie qui est coûteuse, imposant une décision d’assemblée générale pour y souscrire, sachant que le syndic se doit d’appliquer strictement les textes en vigueur.

REPONSE

Votre syndic a tout à fait raison, à quelques précisions près.

En effet, l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise qu’à défaut du versement à sa date d’exigibilité d’une provision émanant du budget prévisionnel voté, les autres provisions non encore échues deviennent exigibles.

La loi ALUR a complété cet article en précisant que les provisions pour le fonds travaux bénéficient du même régime.

Ainsi, à partir du moment où un copropriétaire ne paie pas son premier appel de fonds de l’exercice comptable, tous les autres appels sont judiciairement exigibles. En conséquence, le président du Tribunal d’Instance peut juger comme en matière de référé et condamner le copropriétaire à payer l’intégralité des appels de fonds de l’exercice.

La limite de cet article réside dans le fait que les appels de fonds pour les travaux prévus à l’article 14-2 et les avances ne bénéficient pas du même dispositif.

Autrement dit, le syndic ne pourra pas utiliser cette procédure pour réclamer les provisions travaux non encore exigibles, même si l’un des appels de fonds travaux est en impayé.

Ceci étant, cette procédure est très efficace aussi bien d’un point de vue juridique, économique, que psychologique.

Juridique, puisque le copropriétaire débiteur devra faire appel de la décision judiciaire s’il souhaite s’y opposer, et non uniquement procéder à une simple contestation. En effet, il s’agit d’une décision au fond, c’est-à-dire qu’elle va emporter « autorité de la chose jugée ».

Economique, car le syndicat des copropriétaires n’est pas contraint de faire appel à un avocat pour engager ce type de procédure. Et pour cause, il s’agit d’une procédure « comme en référé » et non « en référé ».

Et enfin psychologique, car souvent les copropriétaires ne paient pas leurs charges pensant qu’ils ne seront pas inquiétés par une procédure judiciaire dans la mesure où leur dette est faible.

Ainsi, si la copropriété et, surtout, les copropriétaires de mauvaise foi sont informés que le syndic a pour consigne d’engager cette procédure qui s’appelle « la déchéance du terme », et ce dès le premier impayé, on peut penser qu’ils réfléchiront à deux fois avant de retarder ou de ne pas payer leur appel de fonds.

Réponse :

Oui, les charges « gardien et employé d’immeuble » sont récupérables, mais sous certaines limites et conditions.

La liste des charges récupérables est fixée limitativement par le décret n°87-713 du 26 août 1987 modifié par le décret n°2008-1411 du 19 décembre 2008.

Les dépenses correspondant à la rémunération, charges comprises (charges sociales et fiscales) du personnel de l’immeuble, sont récupérables sur le locataire dans les conditions suivantes (art. 2 c et d du décret du 26 août 1987) :

• En présence d’un gardien ou concierge : si la copropriété emploie un gardien qui assure l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets (ordures ménagères), la rémunération charges comprises du gardien est récupérable auprès du locataire à concurrence de 75 % de son montant. Lorsque le gardien n’effectue que l’une ou l’autre de ces deux tâches, sa rémunération est récupérable à hauteur de 40 %.

Il faut préciser que si ces tâches sont assurées par un couple de gardien dans le cadre d’un contrat de travail commun, ce couple est assimilé à un personnel unique (Cass. civ 3^ème - 06/02/2013 n°11-27113). Le bailleur pourra imputer au locataire les charges correspondantes à 75 % ou 40 % du salaire des deux gardiens.

La rémunération du gardien est également récupérable même en cas de remplacement de ce dernier durant ses périodes des congés, ou les repos hebdomadaires, lors d’un arrêt maladie, en cas de force majeure ou en raison d’une impossibilité matérielle ou physique temporaire pour le gardien d’effectuer seul les deux tâches.

• En présence d’employés d’immeubles : si la copropriété avait eu recours à un employé d’immeuble qui assure l’entretien des parties communes ou l’élimination des déchets, les salaires et charges auraient été récupérables à 100 %.

Dans les grosses structures, le bailleur peut également demander le remboursement au locataire des dépenses de personnel d’encadrement technique à concurrence de 10 % de leur montant, lorsque ce personnel est chargé du contrôle direct du gardien.

En revanche, le salaire en nature, les indemnités et primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, la cotisation à une mutuelle prise en charge par l’employeur ou par le comité d’entreprise, la participation de l’employeur au comité d’entreprise, la participation de l’employeur à l’effort de construction, la cotisation à la médecine du travail, l’intéressement et la participation aux bénéfices de l’entreprise, ne sont pas récupérables que l’on soit en présence d’un gardien, ou d’un employé d’immeuble.

REPONSE :

Le syndic se trompe. En effet, si il doit bien constituer l’annexe 1 ET les autres annexes en vue de l’assemblée, de manière à ce que chacun soit en capacité d’appréhender les conséquences de l’approbation des comptes qu’il présente justement pendant cette assemblée, c’est uniquement APRES avoir obtenu une approbation du syndicat des copropriétaires que le syndic peut procéder au remboursement (ou à l’appel de fonds complémentaires si le budget était déficitaire).

C’est bien ce que prévoit le décret comptable, dans son article 8 qui énonce :

« Les comptes de l’exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice […] »

Votre syndic commet donc une faute de gestion en remboursant chaque copropriétaire AVANT le vote par l’assemblée, puisqu’il n’a pas encore d’autorisation pour le faire.