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REPONSE :

Le point 7.2.7 du contrat type défini par le décret du 26 mars 2015, qui n’a pas été modifié par le décret du 2 juillet 2020, donne effectivement au syndic la possibilité de facturer plusieurs types de prestations complémentaires.

Parmi elles, figurent la « reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvés ou non répartis ».

Par conséquent, le syndic n’est pas en mesure de facturer la reprise de la comptabilité de l’exercice en cours, même s’il s’agit d’opérations qui ont été saisies par le précédent syndic.

Pour aller plus loin dans votre interrogation, se pose la question de la répartition des charges de l’exercice précédent qui a été approuvé au cours de l’assemblée générale.

Autrement dit, dans votre cas il s’agit de la répartition des charges de l’exercice 2019 qui est censée être approuvée au cours de l’assemblée générale qui s’est tenue le 15 juin 2020.

A priori, votre nouveau syndic serait en droit de facturer la reprise de la comptabilité s’il lui revenait la charge de répartir les comptes de l’exercice 2019.

Or, l’« ordonnance copropriété » du 30 octobre 2019  a prévu deux nouvelles dispositions qui imposent au syndic sortant de réaliser la répartition des charges de l’exercice antérieur, impliquant que cette tâche ne doit pas être exécutée par le syndic repreneur.

Tout d’abord, l’article 18 chapitre VII de la loi du 10 juillet 1965 précise que le nouveau contrat de syndic doit prévoir une date de prise d’effet un jour franc après la tenue de l’assemblée générale, afin justement de laisser le syndic sortant toujours en place au jour du vote de l’approbation des comptes.

Cette disposition permet de faire supporter au syndic sortant la responsabilité et l’obligation de répartir les comptes de l’exercice antérieur, puisque son exigibilité fait suite au vote de l’approbation des comptes, qui résulte d’une décision de l’assemblée générale.

De plus, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que dans un délai de deux mois suivant l’expiration du contrat de l’ancien syndic, celui-ci est tenu de fournir au syndic repreneur l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat après épurement et clôture de l’exercice précédent.

Cet article confirme bien que la répartition des charges de l’exercice antérieur incombe au syndic sortant.

Par conséquent, avant que le syndic repreneur récupère les documents comptables de la copropriété, il doit s’assurer que le sortant a bien procédé à la régularisation des charges de l’exercice précédent, afin de ne pas facturer à la copropriété une tâche qui ne lui incombe pas.

Pour conclure, votre nouveau syndic n’est pas en mesure de facturer la reprise de la comptabilité de l’exercice en cours ni de l’exercice antérieur.

REPONSE :

Pour répondre à votre interrogation il faut prendre comme référence le point 7.2.1 du contrat-type qui encadre les modalités de prestation particulière.

Celle-ci concerne les missions complémentaires ou supplémentaires que le syndic réalise et qui ne sont pas incluses dans le forfait de base.

Ce point précise que le syndic peut facturer sur la base d’une alternative qui est :

• soit en application du seul coût horaire au prorata du temps passé
• soit sur la base d’un tarif forfaitaire total convenu par les parties.

Par conséquent, le syndic ne peut pas prévoir pour une même prestation complémentaire un jumelage entre ces deux modes de facturation.

A titre d’exemple, il ne peut pas prévoir pour la tenue d’une assemblée générale supplémentaire un forfait de mille euros, auquel s’ajoute une facturation au temps passé ou en fonction du nombre de lots qui composent la copropriété en fixant un prix unitaire.

Profitons de votre question pour mettre en exergue le fait que le contrat-type impose de préciser « un seul coût horaire ».

Il ne peut donc pas y avoir un tarif différencié, ni en fonction du collaborateur (directeur, gestionnaire, comptable…) qui intervient pour assurer la prestation ni un coût différencié en fonction des créneaux horaires.

L’autre option de facturation repose sur la base d’un tarif forfaitaire qui doit être connu par les parties, impliquant qu’une rémunération proportionnelle au montant de la subvention ou de l’emprunt demandé n’est pas légale.

Ainsi, le syndic ne peut également pas prévoir une rémunération au pourcentage des sommes demandées.

Quant aux prestations privatives telles que la conclusion d’un protocole d’accord ou la constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice ou même la délivrance de la copie d’un document, ces derniers ne dépendent pas du point 7, mais 9 du contrat-type.

Cela implique que l’ensemble de ces prestations peuvent être facturées uniquement sur la base d’un tarif forfaitaire qui doit être exprimé dans le contrat aussi bien en hors taxe qu’en toute taxe comprise.

En effet, l’alternative qui permet de facturer soit à un tarif horaire soit à un forfait défini par les parties concerne uniquement les prestations particulières qui relèvent des points 7 et non de celles privatives qui dépendent du point 9 du contrat-type.

REPONSE :

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le syndic professionnel doit fournir à la copropriété « un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés ».

Il doit mettre à la disposition des copropriétaires et du conseil syndical différents documents dont la liste minimum a été fixée par le décret du 23 mai 2019.

L’article 18-2 de cette même loi définit les délais dans lequel le syndic sortant doit remettre au repreneur le type et les différents documents de la copropriété.

Celui-ci précise que  dans un délai d’un mois à compter de la nomination du nouveau syndic, le sortant doit notamment remettre l’ensemble des documents dématérialisés figurant dans l’extranet de la copropriété dans un format téléchargeable et imprimable.

Le législateur a donc voulu sécuriser le dispositif en imposant aux syndics de remettre les documents dématérialisés figurant dans l’extranet, indépendamment de leur production papier transmise au repreneur.

De plus, ces documents doivent être dans un format téléchargeable permettant au repreneur de pouvoir les réintégrer dans l’extranet qu’il mettra à la disposition des copropriétaires et du conseil syndical de votre copropriété.

Cette exigence est d’ailleurs rappelée dans l’article 33-1-1 du décret du 17 mars 1967 qui précise que les documents figurant dans l’espace dématérialisé mis à la disposition du syndic sont téléchargeables et imprimables.

Ainsi, pour répondre à votre question, bien que l’espace dématérialisé soit la propriété du syndic, son contenu reste celle de la copropriété, qui est en droit de récupérer l’intégralité des informations et documents la concernant.

La transmission des documents dématérialisés doit se faire indépendamment de la remise papier et dans un format informatique « lisible » pouvant être exploité par le syndic repreneur. De manière générale, il s’agit d’un format PDF.

D’ailleurs, dans le cas où le syndic sortant refuse de remettre une partie ou la totalité des documents, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise qu’« après une mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au président du tribunal judiciaire statuant en référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces, informations et documents dématérialisés ».

Il pourra également lui demander le versement des intérêts provisionnels dus, à compter de la mise en demeure, sans préjudice de toute provision à valoir sur dommages et intérêts.

REPONSE :

Les annexes comptables ont été définies par l’arrêté du 14 mars 2005.

Conformément à l’article 11 du décret du 17 mars 1967, elles doivent impérativement être jointes à la convocation d’assemblée générale sous peine de pouvoir demander l’annulation judiciaire des questions relatives aux comptes tels que l’approbation des charges ou le/les votes du budget prévisionnel.

Les pouvoirs publics ont conçu ces annexes dans le but de permettre aux copropriétaires d’identifier l’évolution des divers montants y figurant en les présentant à travers plusieurs exercices.

Pour cela, les annexes 1, 2, 3 et 4 permettent de comparer les montants sur plusieurs années.

L’année N est l’exercice de référence sur lequel les copropriétaires sont censés approuver les comptes.

Par conséquent, si les copropriétaires sont censés approuver les comptes de l’exercice 2020, celui-ci sera considéré comme l’année N même si l’assemblée générale se tient en 2021.

Par conséquent, l’année N-1 est 2019, l’année N+1 est 2021 et l’année N+2 est 2022.

L’amalgame qui est souvent fait par les copropriétaires est de considérer que l’année N est celle en cours, ce qui est faux.

L’annexe 1 se contente de présenter un comparatif entre l’année N et l’année N-1.

D’ailleurs sur celle-ci sont clairement indiqués les libellés suivants : « exercice clos » qui représente l’année N et « exercice précédent à approuver » qui représente l’année N-1.

L’annexe 2 est plus complexe, car il existe deux colonnes pour l’année N, qui est pour rappel, l’exercice de référence :

• L’une représente le détail du budget prévisionnel par poste de charges
• Et l’autre présente les dépenses par poste de charges.

À cela s’ajoute une colonne N-1 qui présente les dépenses de l’exercice antérieur, une colonne N+1 qui indique le budget prévisionnel en cours et N+2 le budget prévisionnel de l’exercice suivant.

Grâce à cette présentation, le copropriétaire peut procéder à plusieurs contrôles, évaluer l’évolution des dépenses d’une année sur l’autre, comparer les sommes budgétisées par rapport aux dépenses réelles, suivre l’évolution de l’estimation du budget prévisionnel…

Cette présentation est identique en matière de produit, puisqu’effectivement à gauche de l’annexe on retrouve les charges et à droite les produits.

L’annexe 3 qui présente les charges courantes par clé de répartition, ainsi que l’annexe 4 qui présente les travaux clôturés en fin d’exercice par clé de répartition, fonctionnent de la même façon.

La lecture des cinq annexes comptables ne devrait plus vous poser de difficulté.

Réponse :

A titre liminaire, nous vous rappelons que le syndic peut toujours convoquer l’assemblée générale tant que son mandat n’est pas terminé. En conséquence, il aura jusqu’à la fin du mois pour pouvoir convoquer l’assemblée générale.

• Si le syndic n’a pas convoqué l’assemblée générale : deux solutions s’offrent à vous.

La plus simple et facile est issue de la loi MACRON du 06 août 2015 qui a inséré à l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 un dernier alinéa : « Dans tous les autres cas où le syndicat est dépourvu de syndic, l’assemblée générale des copropriétaires peut être convoquée par tout copropriétaire, aux fins de nommer un syndic ».

Ainsi, tout copropriétaire peut convoquer l’assemblée générale. Ce qui permet de contrecarrer l’inertie éventuelle du conseil syndical ou du président du conseil syndical.

Cela suppose cependant, de pouvoir obtenir un ou plusieurs contrats de syndic à joindre à la convocation ainsi que d’avoir les adresses de tous les copropriétaires.

Les frais de cette convocation seront supportés par le syndicat des copropriétaires sur justificatifs.

Si personne ne convoque cette assemblée générale alors, conformément à la suite de l’article 17 de ladite loi : « à défaut d’une telle convocation, le président du tribunal judiciaire statuant par ordonnance sur requête à la demande de tout intéressé, désigne un administrateur provisoire de la copropriété qui est notamment chargé de convoquer l’assemblée des copropriétaires en vue de la désignation d’un syndic. »

Ainsi, la nomination d’un syndic judiciaire n’est pas un automatisme, comme voudraient le faire croire certains syndics pour effrayer leur copropriété mandante.

Cette désignation par le juge n’intervient que si personne ne convoque une assemblée générale pour convoquer l’assemblée au vu de désigner un syndic.

Si vous n’avez pas d’autre choix que de saisir la justice, alors cela se fait via une requête dont le formulaire se trouve sur internet. Vous devez faire appel à un avocat pour remplir cette demande qu’il faudra déposer auprès du greffe du tribunal judiciaire de la situation de votre immeuble.

• Si le syndic convoque une assemblée générale mais qu’aucun candidat n’est parvenu à obtenir la majorité requise (article 25, le cas échéant article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965)

En vertu de l’article 17 alinéa 3 de la loi de 1965 : « A défaut de nomination du syndic par l’assemblée générale des copropriétaires convoqués à cet effet, le syndic est désigné par le président du tribunal judiciaire saisi à la requête d’un ou plusieurs copropriétaires, du maire de la commune ou du président de l’établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d’habitat du lieu de la situation de l’immeuble ».

Autrement dit, sur un plan légal, si l’assemblée générale ne parvient pas à désigner un syndic faute de majorité suffisante, il faut saisir le président du tribunal judiciaire.

Une liste de personne limitée peut le saisir : tout copropriétaire ou le maire de la commune ou le président de l’établissement public de coopération intercommunale. En conséquence, cela signifie que votre ancien syndic ne peut pas saisir le tribunal.

Pour éviter cette situation très complexe, il est recommandé au conseil syndical d’envoyer une note aux copropriétaires afin de les guider sur leur choix (par exemple : voici tel ou tel problème que nous rencontrons avec le syndic, raison pour laquelle nous souhaitons changer de syndic …).

Si vous êtes dans cette situation, la requête se fait là aussi par le biais d’un avocat auprès du président du tribunal judiciaire du lieu où se situe votre immeuble.

Enfin, n’oubliez pas que le syndic professionnel n’est pas votre seule option, vous pouvez décider de désigner un syndic bénévole.

Réponse :

À titre liminaire, nous soulignons qu’il vous faut effectivement l’autorisation de l’assemblée générale pour pouvoir effectuer des travaux sur votre lot privatif qui affectent les parties communes (article 25b de la loi du 10 juillet 1965).

L’article 7 du décret du 17 mars 1967, prévoit que dans tout syndicat, il est tenu au moins une fois, chaque année, une assemblée générale. Néanmoins si vous ne pouvez pas attendre cette assemblée générale, il y a une dérogation qui provient de la pratique.

En effet, dans la pratique il était admis qu’un copropriétaire puisse solliciter du syndic une assemblée générale extraordinaire. Cependant, n’étant pas légalement encadré, le syndic ne faisait pas toujours droit à cette demande et demander des sommes exorbitantes au copropriétaire demandeur pour pouvoir tenir cette réunion.

L’ordonnance « copropriété » du 30 octobre 2019 a entériné cette pratique, en créant un nouvel article dans la loi du 10 juillet 1965. Désormais l’article 17-1AA dispose : «  tout copropriétaire peut solliciter du syndic la convocation et la tenue à ses frais, d’une assemblée générale pour faire inscrire à l’ordre du jour une ou plusieurs questions ne concernant que ses droits et obligations ».

Ainsi, il est possible de demander en tant que copropriétaire au syndic de convoquer une assemblée générale pour que cette dernière vote sur une question relative aux droits ou obligations dudit copropriétaire. Il vous est donc permis de demander une assemblée générale extraordinaire pour être autorisé par l’assemblée générale à effectuer les travaux affectant les parties communes.

Le décret du 02 juillet 2020 a créé également un nouvel article faisant application de l’article 17-1AA, il s’agit de l’article 8-1 du décret du 17 mars 1967.

Il est alors prévu que votre demande de convocation doit également comporter la ou les questions que vous souhaitez inscrire à l’ordre du jour. Ces questions doivent être accompagnées d’un projet de résolution et le cas échéant des documents nécessaires pour la validité de votre question (les documents sont énumérés par l’article 11 du décret du 17 mars 1967).

Il est également précisé que cette demande de convocation se fait à vos frais et comprend les frais d’organisation et les honoraires du syndic. Néanmoins, si d’autres copropriétaires veulent se joindre à votre demande, alors vous devez préciser la répartition des frais et honoraires du syndic. Si vous oubliez de joindre cet état de répartition, alors elle se fait à parts égales entre vous.

Dans les 15 jours de votre demande, le syndic vous informe du montant des frais prévisionnels et de ses honoraires.

Il a désormais l’obligation de convoquer l’assemblée générale dans le délai de 45jours suivant le paiement de ces frais et honoraires. Ce qui conditionne donc son obligation c’est le paiement des frais et honoraires.

Le décret du 02 juillet 2020 est venu modifier le contrat type du syndic et a inséré un nouveau point :