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Réponse :

Décidément, avec les syndics professionnels, il n y a pas de petits profits.

Bien évidemment, les frais de notification de lettre de mise en demeure doivent être appliqués au seul copropriétaire débiteur.

Pour justifier nos propos, il faut tout d’abord se référer à l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise que les frais de mise en demeure sont imputables au seul copropriétaire concerné.

Ainsi, c’est justement l’ensemble des « frais » nécessaires à la mise en demeure, y compris ceux relatifs à sa notification qui  doivent être pris en charge par le copropriétaire défaillant.

À défaut, la loi aurait dû parler non pas de « frais » de recouvrement, mais uniquement de lettre de mise en demeure.

Mais encore, le décret du 26 mars 2015 qui définit le contrat type précise dans son point 9.1 qu’est imputable au seul copropriétaire concerné « la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ».

Ainsi, les pouvoirs publics ont bien précisé qu’aussi bien la lettre de mise en demeure que les accusés de réception doivent être facturés au seul copropriétaire débiteur.

Comme on dit « échec et mat ».

Et dire que votre syndic réclame en moyenne plus de 40 euros pour une lettre qui lui coûte, tout compris, environ 5 euros...

Réponse :

Votre question est à la fois très intéressante et très inquiétante.

Avant d’y répondre, nous allons repréciser le contexte juridique.

1. Depuis le 1^er janvier 2017, la loi ALUR a modifié l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 qui a subi deux modifications :

• la suppression de la nécessité de prévoir tous les trois ans à l’ordre du jour une question relative à la constitution d’une avance travaux ;
• l’obligation de constituer un fonds travaux.

1. Alors que les sommes affectées à l’avance travaux sont remboursables, celles constituant le fonds travaux ne le sont pas. Cette distinction résulte de l’article 45-1 du décret du 17 mars 1967 qui indique que « les avances sont remboursables » alors que l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que «Les sommes versées au titre du fonds de travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires. Elles ne donnent pas lieu à un remboursement par le syndicat à l'occasion de la cession d'un lot. » Autrement dit, cette épargne est non remboursable aux copropriétaires vendeurs.

1.  Ces deux comptes répondent donc à une définition juridique différente, imposant  une vigilance du conseil syndical et en premier lieu du syndic pour ne pas les amalgamer.

Ainsi, l’avance travaux pourra toujours perdurer en parallèle du fonds travaux obligatoire, puisque la loi ALUR a supprimé uniquement l’obligation faite au syndic de mettre à l’ordre du jour tous les trois ans la constitution d’une avance travaux, et non son principe.

Mais encore, la loi n’a jamais prévu que le fonds travaux allait substituer l’avance travaux en absorbant les sommes affectées pour le constituer.

Par conséquent, il n’est pas question que le syndic décide, de sa propre initiative, que les sommes affectées à l’avance travaux se confondent avec celles du fonds travaux. Seule l’assemblée générale est souveraine pour voter cette résolution.

D’ailleurs, en pratique, les copropriétaires peuvent décider en assemblée générale de continuer à abonder l’avance travaux et en parallèle alimenter le fonds travaux qui lui, est obligatoire.

Nous vous invitons à faire preuve de vigilance, car nous avons eu connaissance de cas de syndics ayant retenu d’une main des sommes à rétrocéder aux copropriétaires vendeurs, alors même qu’ils appelaient de l’autre main ces mêmes montants aux copropriétaires acquéreurs.

Réponse : l’original du procès verbal de toute assemblée générale doit être établi et signé par les membres du Bureau, à l’instant de la déclaration de clôture de l’assemblée par le/la Président/e de séance.

Il s’agit de la stricte application des dispositions de  l’article 17 du décret du 17 mars 1967 « Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé à la fin de la séance, par le Président, par le secrétaire et par le/les scrutateurs. ».

Cependant, original ne signifie pas obligatoirement document dactylographié prêt à être photocopié et mis sous pli pour envoi aux copropriétaires, ce peut tout à fait être un document manuscrit, la loi n’impose aucunement un document rédigé sur ordinateur de manière définitive à l’issue de la réunion, c’est d’ailleurs bien ce qui se pratiquait avant l’avènement des ordinateurs et autres imprimantes portables !

Mais tant la version manuscrite que la version imprimée en séance, via un ordinateur et une imprimante, doivent IMPERATIVEMENT comporter des signatures originales qui sont apposées après la « déclaration de clôture » de l’assemblée, mais AVANT de quitter la salle de réunion !

La même rigueur est appliquée à l’annexe du procès-verbal d’assemblée générale, à savoir la « feuille de présence », mais celle ci n’est visée que par le/la Président/e de séance (art. 14 du décret du 17 mars 1967).

Cette formalité ne supporte aucune dérogation et en l’absence avérée d’une rédaction (manuscrite ou dactylographiée) en séance et signée, valant original du procès-verbal de l’assemblée générale, tout copropriétaire qui disposerait de preuves suffisantes (témoignages d’autres copropriétaires) peut agir judiciairement devant le tribunal de grande Instance du lieu de situation de l’immeuble pour invoquer sa nullité. Par ailleurs dans ce cas, ce n’est pas le délai de deux mois qui s’applique, mais celui de dix ans à compter de la date de tenue cette réunion du syndicat ce aux termes de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965, (Cass. 3^e civ. 20 décembre 2006, n° 05 – 20384).

Réponse :

Non, l’élection du/de la Président/e du conseil syndical ne peut pas s’effectuer pendant l’assemblée générale qui vient de procéder à l’élection des membres de ce conseil syndical et ce même si l’assemblée générale est suspendue pour permettre au conseil syndical de se réunir en aparté. Il faut s’en tenir aux domaines d’interventions de chacune de ces instances.

• l’assemblée générale, a seule le pouvoir d’élire ou de démettre un membre du conseil syndical (art 25c de la, Loi du 10 juillet 1965)
• le conseil syndical, a seul le pouvoir d’organiser son fonctionnement et sa représentation (11^ème al de l’art 21 de la Loi du 10 juillet 1965).
• les assemblées générales sont déjà assez longues pour ne pas ajouter une interruption qui pourrait durer et décourager les copropriétaires qui partiraient avant la fin et ne prendraient pas part aux décisions stratégiques.
• Il est préférable de s’éviter le risque d’un dépassement horaire qui entraînera des honoraires supplémentaires souvent facturés au prix fort eu égard à l’heure tardive.
• L’assemblée générale n’a de surcroit pas pour objet d’entériner la désignation du/de la Président/e du conseil syndical, si cette désignation figurait au procès-verbal d’assemblée, cela pourrait même être dangereux et bloquant si par la suite le conseil souhaitait changer de Président(e).
• Il reste également le cas, même rare, où un candidat conseil syndical se présente, via une question inscrite à l’ordre du jour en ayant donné un pouvoir à cet effet, sans être présent ni représenté à l’assemblée générale (motif médical, ou en déplacement exceptionnel le jour de l’assemblée).

Tenir une réunion du conseil pendant l’assemblée générale, lui interdirait, d’une part, de candidater au poste et d’autre part, de voter pour un candidat.

Réponse :

Avant de répondre à votre interrogation, reprécisons le cadre légal.

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 modifié une première fois par la loi ALUR, puis une seconde fois par la loi Macron, impose au conseil syndical de mettre en concurrence, tous les trois ans, le contrat du syndic en place.

Néanmoins, ce même article prévoit la possibilité de voter une dispense, exemptant le conseil syndical de cette obligation.

Arrêtons-nous sur ces deux points.

1. L’obligation de mise en concurrence ne concerne pas l’assemblée générale, mais seulement le conseil syndical. Il peut valablement procéder à la mise en concurrence des contrats de syndic, et conclure que celui du syndic en place reste le mieux disant. Par conséquent, ne pas présenter une pluralité de contrats de syndic à l’ordre du jour ne signifie pas le non-respect de ses obligations par le CS.

2. La dispense donnée au conseil syndical par l’assemblée générale ne vaut pas pour autant interdiction. Le conseil syndical est libéré de l’obligation de le faire mais conserve la possibilité d’exercer la mise en concurrence du syndic.

En conséquence, le syndic ne peut en aucun cas refuser la demande du conseil syndical de porter à l’ordre du jour une proposition de contrat concurrent, que la dispense ait été votée ou pas.

Et de surcroit, l’article 10 du décret du 17 mars 1967, habilite tout copropriétaire ou le conseil syndical à demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour.

C’est donc pour ce syndic « échec et mat ».

Réponse :

Dans un réseau de chaleur, la facture d’énergie comporte souvent deux catégories principales (parfois découpées en sous-catégories) :

•          R1, qui correspond à la part variable liée à la consommation de la copropriété.

•          R2, qui correspond à la part fixe liée à l’entretien du réseau de chaleur (ce n’est pas l’entretien de la sous-station appartenant à la copropriété).

Concernant l’individualisation des frais de chauffage, le Code de l’énergie (article R241-12) distingue :

• les frais d’énergie ou de combustible, qui sont eux-mêmes de deux sortes (art. R241-13) :
  • les « frais individuels », qui représentent généralement 70% de la facture ; ils sont répartis en fonction des compteurs.
  • les « frais communs », qui représentent généralement 30% de la facture d’énergie ; ils sont répartis en fonction des tantièmes.
• les « autres frais » : entretien des installations de chauffage et les frais relatifs à l'utilisation d'énergie électrique (ou éventuellement d'autres formes d'énergie) pour le fonctionnement des appareillages, notamment les instruments de régulation, les pompes, les brûleurs et les ventilateurs.

Dans le cadre du chauffage urbain, les frais d’énergie comprennent donc l’ensemble des éléments de la facture (R1, R2, etc.) :

• Le R2 concerne l’entretien du réseau de chaleur mais pas l’entretien des installations de la copropriété (sous-station, radiateurs,…) ; cette quote-part ne rentre donc pas dans la catégorie des « autres frais »
• R1, R2, etc. sont deux parties indissociables d’une même facture dont l’objet est la fourniture d’énergie. Nous retrouvons donc le même découpage que pour les énergies « gaz » ou « électricité », qui comportent une part fixe (appelée plus souvent abonnement) et une part variable (l’abonnement). Le syndic d’une copropriété alimentée au gaz n’extrait pas la part « abonnement » d’une facture de gaz pour la répartir aux tantièmes, ou à répartir 70% de la seule consommation de gaz en fonction des compteurs

Dans le cadre d’un réseau de chaleur, c’est donc 70% de l’ensemble de la facture (R1, R2, etc.) qu’il convient de répartir en fonction des compteurs.

Plus d’informations sur l’individualisation des frais de chauffage, et nos conseils pour bien gérer les AG : arc-copro.com/wk4v.

Réponse :

Non.

En droit, dès que le contrat de travail est signé par les parties, il est dit parfait, car les deux parties, donc employeur et salarié ont donné leur consentement et sont donc engagés par ce contrat de travail qui prend effet soit immédiatement soit à la date convenue entre elles : en l’espèce dans 1 mois.

En l'absence de motif grave (ex : tromperie sur le CV ou situation irrégulière) le contrat de travail signé en bonne et due forme ne peut pas être résilié avant son commencement qui comprend en principe une période d'essai.

Dans le cas d’un gardien, l’article 11 de la CCNGEI (convention collective des gardiens et employés d’immeuble) prévoit pour les coefficients 255, 275 et 340, une période d’essai de 2 mois, pendant laquelle les parties peuvent rompre discrétionnairement le contrat de travail. La rupture durant cette période doit cependant respecter des dispositions de l'article L. 1221-25 du Code du travail, qui impose à l’employeur le délai de prévenance requis en fonction de la période déjà travaillée depuis la prise de fonction.

A contrario, il est de jurisprudence constante que le fait de résilier de façon anticipée un contrat de travail, donc, avant de commencer la période d’essai, entraîne réparation, c'est-à-dire allocation de dommage et intérêts si une action contentieuse est engagée par le salarié devant le CPH (Conseil des Prud'hommes).

Dans le cas présenté, la situation est plus complexe, puisque l’embauche d’un gardien (cat B), impose qu’il soit logé, par et dans la copropriété, le logement étant un accessoire au contrat de travail (art. 20 de la CCN). Ainsi, dès que le gardien va commencer à travailler il emménage simultanément à la même date.

Cependant, si l’employeur, représenté par le syndic, veut rompre le contrat de travail pendant la période d’essai, le salarié cessera son travail au terme du préavis (quelques jours), mais il disposera à contrario d’un délai de 3 mois pour quitter les lieux (art R.7212-1 du Code du travail) à compter de la rupture du contrat.

Première conséquence, si la personne ne convient pas, le poste pourrait être vacant au bout de quelques jours alors que le logement lui, serait bloqué pendant au moins 3 mois ! Ce qui signifie que le syndicat de copropriétaires ne pourra pas recruter immédiatement un autre gardien et il devra recourir à un prestataire pour assurer, non seulement les tâches de nettoyage et d’entretien, mais aussi les tâches d’administration (courrier, surveillance, contrôle…).

Deuxième conséquence, à l’issue de ce délai, si l’ex-salarié ne libère pas le logement de fonction, le syndicat des copropriétaires devra introduire une procédure en expulsion, ce qui prendra un certain temps !

En conclusion, car il est préférable, bien avant que la personne ne commence à occuper le poste de:

• Dénoncer le contrat de travail en invoquant un motif (bien  avant le commencement de la période d’essai) ;
• indiquer que cela évite les conséquences d’un emménagement suivi d’un déménagement ;
• proposer un dédommagement financier à l’ex futur salarié ;

Réponse :

Comme vous, nombre de copropriétés confrontées à des difficultés de gestion du chauffage collectif, des coûts exponentiels de remise en état, envisagent de le supprimer pour le remplacer par un chauffage individuel.

• D’après la loi, cela revient à supprimer un service. Il faudrait donc recueillir en assemblée générale l’unanimité, ce qui est quasi-impossible dans la plupart des copropriétés.

En pratique, une solution jurisprudentielle pragmatique s’est dégagée depuis une trentaine d’années. En effet, si l’installation est vétuste et inefficace et si sa remise en état ne permettrait pas d’obtenir un résultat conforme aux normes actuelles, la Cour de cassation^[1] est favorable à l’application de l’article 26 (donc un vote à la double majorité), car, dans ce cas, la suppression du chauffage et son remplacement par des systèmes individuels sont considérés comme une amélioration.

En revanche, si l’installation de chauffage peut être remise en état dans le respect des normes et sans frais excessifs, sa suppression et son remplacement par un système individuel devront être décidés à l’unanimité^[2].

La prudence s'impose car la loi ALUR étant intervenue dans l'intervalle, et les travaux d'amélioration se votant désormais sur la majorité de l'article 25, reste à savoir comment la juridction suprême tranchera les prochains contentieux en la matière...

Pour déterminer s’il vaut mieux conserver ou supprimer vos installations collectives nous vous recommandons fortement de réaliser un audit.

Pour cela, vous pouvez faire appel aux entreprises référencées sur copro-devis par Copropriété Services, la coopérative technique de l’ARC : http://www.copro-devis.fr/portailcs/identification.php.

L’idéal étant bien sûr de commencer par réaliser un Bilan Initial de Copropriété (BIC), afin de tenir compte l’ensemble des améliorations possibles pour maîtriser vos charges d’énergie : isolation des façades, de la toiture, changement des fenêtres, amélioration de la ventilation, etc.

[1] Cour de cassation du 13 décembre 1989, du 4 janvier 1989 et du 22 février 1995 ; Cour d’appel de Riom de 2004.

[2] Cour d’appel de Paris du 27 janvier 1994.

Réponse :

Au moment de la vente d’un lot, le notaire demande ce certificat au syndic car, depuis 2014, une disposition de la loi ALUR permet de bloquer une nouvelle acquisition dans l’immeuble lorsque le potentiel acquéreur est déjà copropriétaire dans l’immeuble et en impayés de charges de copropriété.

Cette disposition est sécurisante pour le syndicat des copropriétaires et permet d’éviter à des mauvais payeurs d’investir à nouveau dans l’immeuble. L’un des objectifs recherchés par le législateur est de lutter contre les « marchands de sommeil ».

Pour établir ce certificat il convient de se référer à l’article 20–II de la loi du 10 juillet 1965 qui indique que :

« Préalablement à l'établissement de l'acte authentique de vente d'un lot ou d'une fraction de lot, […] le notaire notifie au syndic de la copropriété le nom du candidat acquéreur ou le nom des mandataires sociaux et des associés de la société civile immobilière ou de la société en nom collectif se portant acquéreur, ainsi que le nom de leurs conjoints ou partenaires liés par un pacte civil de solidarité.

Dans un délai d'un mois, le syndic délivre au notaire un certificat datant de moins d'un mois attestant :

1° Soit que l'acquéreur ou les mandataires sociaux et les associés de la société se portant acquéreur, leurs conjoints ou partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité ne sont pas copropriétaires de l'immeuble concerné par la mutation ;

2° Soit, si l'une de ces personnes est copropriétaire de l'immeuble concerné par la mutation, qu'elle n'a pas fait l'objet d'une mise en demeure de payer du syndic restée infructueuse depuis plus de quarante-cinq jours.

Si le copropriétaire n'est pas à jour de ses charges au sens du 2° du présent II, le notaire notifie aux parties l'impossibilité de conclure la vente.

Dans l'hypothèse où un avant-contrat de vente a été signé préalablement à l'acte authentique de vente, l'acquéreur ou les mandataires sociaux et les associés de la société se portant acquéreur, leurs conjoints ou partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, dont les noms ont été notifiés par le notaire, disposent d'un délai de trente jours à compter de cette notification pour s'acquitter de leur dette vis-à-vis du syndicat. Si aucun certificat attestant du règlement des charges n'est produit à l'issue de ce délai, l'avant-contrat est réputé nul et non avenu aux torts de l'acquéreur. »

En résumé et pour faire simple, dès que le droit de préemption est purgé, le notaire chargé de l’acte notifie au syndic le nom du candidat acquéreur.

En retour, dans un délai de 1 mois, le syndic délivre au notaire une simple attestation indiquant :

• soit que l’acquéreur n’est pas copropriétaire,
• soit, si cette personne est copropriétaire, qu’elle n’a pas fait l’objet d’une mise en demeure pour impayé de charges.

Si le potentiel acquéreur est débiteur et a déjà fait l’objet d’une mise en demeure, le notaire notifiera ensuite aux parties l’impossibilité de conclure la vente.

Le copropriétaire débiteur disposera alors d’un délai de 30 jours pour s’acquitter de sa dette vis-à-vis du syndicat.

Si aucun certificat attestant du règlement des charges n’est produit à l’issue de ce délai, l’avant-contrat sera réputé nul et non avenu aux torts de l’acquéreur.

Voici un modèle type de certificat à utiliser :

Attention ! Cette procédure a cependant ses limites puisque le copropriétaire débiteur souhaitant acquérir une seconde fois dans l’immeuble a toujours la possibilité de régulariser sa dette initiale pour permettre l’acquisition d’un nouveau lot. Rien ne garantira donc ensuite le paiement régulier des charges de copropriété. 

Réponse de l’expert : la justification de votre syndic est vraie. Voici au travers de deux exemples, les mouvements enregistrés par la Banque d’un côté et par le Syndic d’un autre côté, lorsqu’un copropriétaire effectue un règlement, par chèque ou par virement, ou encore par prélèvement automatique.

1er cas, le règlement s’effectue par chèque :

Le copropriétaire envoie son chèque chez le syndic, il est alors enregistré par le service comptabilité qui le saisit sur un bordereau de remise de chèque, ou transmet l’ensemble des chèques en l’état à sa banque (qui effectuera cette tâche pour son compte).

Il doit juste indiquer pour chaque syndicat les références de comptes à créditer. Le service comptabilité doit en même temps enregistrer l’écriture dans la comptabilité du syndicat, débit du compte  512 (banque) par le crédit du compte 45 du copropriétaire et il doit adresser régulièrement les chèques aux banques concernées pour que les comptes des syndicats soient effectivement alimentés !

 Ce n’est qu’une fois que toutes ces opérations sont réalisées qu’il y a concordance entre les sommes versées et les sommes encaissées.

2éme cas, le règlement s’effectue par un virement automatique, ou ponctuel, à l’initiative du copropriétaire :

La banque reçoit alors automatiquement une somme X avec l’identifiant du copropriétaire et du compte du syndicat à créditer.

A cet instant, le syndic ne connaît officiellement pas l’effectivité du paiement par le copropriétaire. Il n’en sera réellement informé que lorsqu’il recevra, de la banque, un bordereau papier ou informatique, récapitulant tous les virements reçus depuis le dernier bordereau émis et le compte du copropriétaire ne sera effectivement crédité que lorsque l’opération énoncée sous le 1^er cas sera réalisée.

Dans cet exemple, on peut conclure que le syndic a reçu le bordereau de virement le 23 décembre, il disposait donc encore de quelques jours pour l’enregistrer sur l’exercice 2016 et ne pas faire apparaître « débiteur » un copropriétaire qui avait payé.

Pour mémoire dans le présent exemple, il est à noter que s’il s’agissait du règlement pour le dernier appel de fonds annuel exigible au 1^er octobre alors le copropriétaire était malgré tout en retard dans sa situation.

3éme cas, le règlement s’effectue par un prélèvement automatique sur le compte du copropriétaire :

La même démarche que sous le cas n°2 est effectuée.