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Réponse :

Avant de répondre à votre interrogation, il est nécessaire tirer au clair la question de  l’exigibilité des appels de fonds en distinguant ceux envoyés en cours d’année de celui de régularisation de charges de fin d’exercice.

Les appels de fonds en cours d’exercice trouvent leur validité légale par le vote du budget prévisionnel. Cela résulte de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise « pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration (...) le syndicat de copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel (...) les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté ».

Ainsi, au début de chaque trimestre (ou autre modalité convenue en assemblée générale) le copropriétaire est redevable de sa quote-part de charges trimestrielles.

En revanche, le syndic n’est pas habilité à appeler auprès des copropriétaires la différence entre le montant du budget prévisionnel voté et les dépenses réalisées.

Pour cela, il devra attendre l’approbation des comptes, qui devra être proposée au cours de l’assemblée générale postérieure à l’arrêté des comptes.

Concrètement, l’assemblée générale n’approuvera pas uniquement le résiduel, mais l’intégralité des dépenses de l’exercice, qui pourra alors être répartie sur les comptes des copropriétaires en fonction de leur quote-part.

Ainsi, le fait générateur qui permet de régulariser les charges de l’exercice est le vote de l’approbation des comptes.

Par conséquent, la grille de répartition à prendre en considération est uniquement celle valable à ce jour.

Autrement dit, dans votre cas, seule la nouvelle grille de répartition votée le 20 mars 2017 est à prendre en considération pour l’intégralité de la régularisation des charges de l’année.

Réponse :

Le principe : la plaque professionnelle est un élément privatif, l’emplacement (sur façade, dans le hall ou tout autre lieu) où elle sera apposée est une partie commune.

Tous travaux privatifs affectant les parties communes ou susceptibles de porter atteinte à l’harmonie de l’immeuble doivent faire l’objet préalablement d’une demande d’autorisation de la part de l’assemblée générale. (article 25-b loi du 10/07/1965). La réponse est donc Oui une autorisation de l’assemblée est  indispensable, ni le conseil ni le syndic ne sont habilités à donner des accords.

Voyons ensemble le principe de ce procédé, ainsi que les rares exceptions.

1. Le principe : la procédure de demande d’autorisation :

Le copropriétaire intéressé devra adresser au syndic une demande d’’inscription à l’ordre du jour et dans les temps impartis, conformément aux dispositions légales. (articles 10 et 11 du décret du 17/03/1967), un projet de résolution autorisant la pose d’une plaque.

Il est conseillé de préciser le lieu d’implantation, la forme, la taille de la plaque et du texte…

Si l’assemblée générale refuse la pose de cette plaque : le copropriétaire devra engager une action judiciaire en vue d’obtenir du juge cette autorisation. Si l’assemblée n’a pas pris le soin de justifier son refus, il est très probable que le juge donnera autorisera la plaque.

Si le copropriétaire n’a pas sollicité l’autorisation ou qu’il ne l’a pas obtenu, et qu’il pose malgré tout sa plaque, il s’expose à une demande de remise en état exigé par le syndicat des copropriétaires.

2. L’impact d’une clause spécifique du règlement de copropriété :

• Une clause du règlement interdisant la pose de plaque indicatrice

L'interdiction absolue d'apposer des plaques professionnelles ou enseignes ne sera justifiée par la destination de l'immeuble que dans celui à usage exclusif d'habitation. La jurisprudence considère comme non écrite une clause interdisant la pose de plaque indicatrice alors que la destination de l’immeuble autorise l’exercice de professions libérales.

Par contre, est licite une clause qui, sans interdire l'apposition de plaques ou enseignes, détermine l'endroit où elles pourront être placées ou définissent certaines caractéristiques.

• Une clause du règlement l’autorisant

Le règlement de copropriété peut prévoir une clause autorisant les professions libérales à installer une plaque indicatrice, privant ainsi le syndicat de son pouvoir de décision sur le principe de la pose de la plaque.

Par contre, l’assemblée générale devra se positionner par rapport à la localisation de la plaque.

En conclusion, quel que soit le cas, que le règlement de copropriété le prévoit ou pas, une demande d’autorisation auprès de l’assemblée générale est incontournable.

Réponse :

Ni l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, ni son décret d’application du 17 mars 1967 n’imposent un formalisme spécifique en matière de pouvoir de représentation d’un copropriétaire absent à l’assemblée générale d’un syndicat de copropriétaires.

La réponse est donc OUI.

Le pouvoir, comme tout mandat répondant aux règles de droit commun, doit cependant être écrit et préciser :

• l’identité du mandant (le copropriétaire absent), une date et sa signature ;
• l’objet du mandat, c'est-à-dire délibérer sur l’ordre du jour pour une assemblée générale parfaitement déterminée et datée ;

Il peut indiquer en sus, la possibilité de subdélégation, c'est-à-dire que le mandataire ayant reçu ce pouvoir peut à son tour transmettre le pouvoir reçu ;

La mention de l’identité du mandataire n’est en revanche pas obligatoire, le pouvoir pourra être établi « en blanc », si le copropriétaire absent ne connait pas de copropriétaire ou s’il n’est pas certain de la présence du mandataire à l’assemblée. Cette possibilité est aussi importante dans le cas d’un trop grand nombre de mandats reçus.

Matérialité du mandat et modalité de transmission :

Dès lors que l’identité de l’émetteur est parfaitement déterminée et que sa manifestation de volonté est établie (nom, date, signature, objet) celui-ci peut légitimement envoyer son mandat par courrier, courriel, télécopie.

Le mandat est valable à partir du moment où :

Le mandataire qui l’accepte y porte, ses noms, prénoms, le date et le signe.

Réponse :

L’actualisation de la dette est donc possible :

• dans les cas d’une assignation au Tribunal d’Instance (dette < à 10 000€) jusqu’au jour même de l’audience de jugement, lors de la plaidoirie ou lors de la remise des conclusions qui précède la plaidoirie. 
• dans le cas d’une assignation au Tribunal de Grande Instance (dette > à 10 000€), jusqu’à la veille de l’audience de clôture par voie écrite.

Pour rappel, les procédures d’assignation se déroulent de la façon suivante :

Le conseil de l’expert :

Le rôle du conseil syndical, dont la mission est d’ « assister et de contrôler la mission », est ainsi essentiel  dans le suivi du réajustement de la dette et donc dans la limitation des irrécouvrables.  En effet, confier un dossier de recouvrement à un avocat nécessite de suivre son travail et de l’accompagner autant que possible dans ses démarches. Pour ce faire, rappelons l’importance de la mise en place d’une méthodologie de travail avec votre avocat dès la première rencontre, permettant d’assurer un suivi précis des procédures en cours.

Réponse :

Tout d’abord, il est important de rappeler que le contrôle des comptes doit se faire plusieurs fois au cours de l’exercice et non uniquement en fin d’année pour préparer l’assemblée générale.

En effet, cela permet justement d’identifier en cours d’année des anomalies et ainsi d’avoir le temps de les traiter ou de négocier avec le syndic leur suppression.

Pour répondre à votre question, l’approbation des comptes sous réserve n’est pas prévue dans les textes de lois.

Ainsi, bien souvent, les syndics considèrent l’approbation des comptes sous réserve comme une approbation « tout court ».

Et pour cause, les charges et plus généralement les comptes de l’exercice font un « bloc ». Ils sont donc soit acceptés en l’état, soit refusés.

Il faut donc être plus précis en procédant en deux temps :

1. identifier les factures ou écritures comptables qui posent problème ;

2. les sortir des charges pour les imputer sur un compte d’attente.

Par ce procédé, seules les factures validées seront présentées en charges, ce qui permettra ainsi d’approuver les comptes en l’état et de procéder à la régularisation des charges.

Grâce à ce système, l’approbation des comptes pourra se faire sans réserve. En revanche, les factures litigieuses devront être traitées sur l’exercice suivant.

Ce procédé permet d’éviter une approbation sous réserve mais attention car il ne règle pas le problème des factures litigieuses.

Il faudra donc que le conseil syndical négocie avec le syndic la suite à donner. Soit ce dernier les annule, soit il maintient sa position.

Dans ce dernier cas, il reviendra au conseil syndical de démontrer au syndic sa mauvaise foi afin qu’il prenne à sa charge les factures abusives voire illégales.

Réponse :

Le compte 102 présente les provisions travaux.

Au crédit, on retrouve les sommes appelées auprès des copropriétaires et au débit celles utilisées pour faire face aux factures réceptionnées concernant les travaux.

En fin d’exercice, ce compte doit impérativement être soldé en distinguant deux hypothèses :

1. Les travaux sont terminés : que la campagne travaux présente un solde « excédentaire » ou « déficitaire », ce montant doit être réparti auprès des copropriétaires dans le cadre de la régularisation des charges.Bien évidemment, avant de voter l’approbation des comptes, le conseil syndical devra vérifier l’origine de ce solde, surtout s’il est négatif.Et pour cause, le syndic aurait dû payer et appeler le montant convenu dans le devis par le prestataire pour réaliser les travaux, n’impliquant pas de solde déficitaire.

2. Les travaux ne sont pas terminés. Dans ce cas, le solde doit être basculé dans un compte « 120 » s’intitulant « solde en attente sur travaux ». Ce compte permet d’identifier les sommes qui n’ont pas à être rétrocédées auprès des copropriétaires du fait que justement les travaux ne sont pas clôturés.

Ceci étant, il faut savoir que certains syndics laissent délibérément des soldes créditeurs sur le compte « 102 » alors que les travaux sont terminés. L’intérêt pour eux est de conserver ces sommes plutôt que de les rétrocéder auprès des copropriétaires.

Il faut donc vérifier l’origine de ce montant et contrôler si l’intégralité des factures et appels de fonds concernant ces travaux ont été réalisés et réceptionnés.

Dans l’affirmative, le solde excédentaire doit être rétrocédé au crédit des copropriétaires !

Attention, il ne s’agit pas de vérifier si les travaux sont physiquement terminés, mais comptablement clôturés.

Il faut donc, comme indiqué précédemment, vérifier la réception de l’ensemble des factures et l’envoi des appels de fonds concernant ces travaux.

Dernier conseil : dans l’hypothèse où la copropriété réalise plusieurs campagnes de travaux au cours d’un même exercice, il est préconisé de prévoir des sous comptes pour chacun. Exemple : « compte 102-1 travaux de ravalement » ; « compte 102-2 travaux ascenseurs » ; « 102-3 travaux remplacement chaudière ».

Il sera ainsi plus simple de suivre cette comptabilité.

Réponse :

Oui, et ce dès lors qu’un syndicat de copropriétaires se constitue, qu’il soit unique ou secondaire avec un syndicat principal, le dernier alinéa de l’article 27 de la Loi du 10 juillet 1965 précise qu’il « dispose de la personnalité civile et qu’il fonctionne dans les mêmes conditions prévues par la présente loi ». Il faut ajouter également les dispositions du Décret du 17 mars 1967, du décret comptable du 14 mars 2005 et des textes généraux (Code de la Construction et de l’Habitation/CCH entre autre).

C’est ce que vient de rappeler dans sa réponse du 21 mars 03/2017 (pg 2422) la Ministre du logement et habitat durable, à un parlementaire qui l’interrogeait  «  le syndicat secondaire fonctionne en tout point comme un syndicat principal, de sorte que toutes les dispositions de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 lui sont applicables dans leur rigueur. »

1. La constitution d’un syndicat secondaire entraîne

• L’acquisition de la personnalité morale du syndicat qui est représenté par un syndic ;
• la redéfinition ou réaffectation des tantièmes de copropriété et de charges afin de convenir que les « charges bâtiment » énoncées avant cette constitution d’un syndicat unique,  deviennent durant la vie du syndicat secondaire, les « charges générales » sur lesquelles sera calculée*  la cotisation du fonds travaux.

2. Conséquences pratiques

La mise en œuvre des dispositions de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dans son chapitre financier, à savoir :

• le compte séparé pour (presque) TOUTES les copropriétés, puisque seules celles de moins de 16 lots principaux peuvent encore dispenser le syndic d’ouvrir un compte séparé, avec l’obligation alors de la mise en place d’un sous compte ;
• le fonds travaux obligatoire, depuis le 1er janvier 2017, alimenté par une  cotisation minimale annuelle de 5 % du budget prévisionnel ;
• le compte rémunéré destiné à recevoir, entre autre, le fonds travaux obligatoire.

Réponse :

Avant de répondre à votre question, rappelons trois règles importantes et impératives prévues dans la loi du 10 juillet 1965 :

1. L’article 14-2 prévoit que le fonds travaux est obligatoire, avec une cotisation minimale de 5% du budget prévisionnel.
2. Il peut servir pour financer tous travaux exceptionnels prévus à l’article évoqué précédemment.
3. l’article 10-1 précise effectivement que ce fonds doit être appelé sur la base des millièmes généraux.

Ceci étant, la loi n’a jamais imposé ou interdit que le fonds travaux soit utilisé uniquement pour les travaux qui relèvent de la clé générale. Autrement dit, ce fonds peut financer tous travaux prévus à l’article 14-2, indépendamment de leur clé de répartition.

Néanmoins, une telle affectation des fonds impose au syndic de suivre une procédure comptable très stricte afin de s’assurer que des copropriétaires ne bénéficieraient pas d’un enrichissement sans cause ou, au contraire, seraient lésés.

Autrement dit, le syndic devra tenir le fonds travaux en distinguant la quote-part rattachée à chacun des lots.

Cela permettra de n’utiliser que celles concernées par les travaux, qui ont été préalablement votés en assemblée générale.

À titre d’illustration, s’il s’agit de travaux qui concernent une clé spéciale bâtiment, seuls les lots de ce bâtiment seront débités de leur quote-part de fonds travaux et non les autres.

Pour vérifier si votre syndic gère bien le fonds travaux, demandez-lui s’il tient une comptabilité auxiliaire dans laquelle figure la quote-part de fonds travaux rattachée à chacun des lots.

En cas de réponse négative, il y a alors de fortes chances que l’utilisation du fonds travaux soit erronée.

Réponse :

L’annexe comptable n°5 est un document de fin d’exercice qui doit impérativement être joint à la convocation d’assemblée générale.

Cela résulte de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 qui précise que cette pièce est essentielle pour la validité des décisions qui relèvent des comptes.

Il s’agit d’un document extra-comptable qui présente les travaux non encore terminés ou pas encore commencés en fin d’exercice.

Par conséquent, comme ils ne sont pas achevés, les factures correspondantes aux travaux ainsi que les provisions appelées sont « figées » dans la comptabilité et donc non réparties.

Cette situation peut perdurer plusieurs années si le syndic laisse des travaux en état, ou bien s’il considère que tant qu’il n’a pas encaissé l’intégralité des travaux, il ne les engagera pas.

Pire, certains syndics laissent délibérément des travaux en annexe 5 alors qu’ils sont effectivement terminés.

L’intérêt sous-jacent pour eux est de garder un maximum de temps de la trésorerie, soit pour la faire travailler à leur profit, soit pour camoufler des impayés de charges.

Il faut donc lire de manière extrêmement attentive l’annexe 5 en distinguant les différents types de travaux enregistrés sur ce document :

1. Les travaux terminés : dans ce cas, ils doivent sortir de l’annexe 5 pour être répartis dans le cadre de la régularisation des charges
2. Les travaux non achevés : il faudra connaître les causes de l’éventuel retard afin de les traiter et de faire en sorte que lors du prochain exercice, ces travaux soient terminés et répartis
3. Les travaux non commencés : dans ce cas, il faudra étudier leur situation et s’ils ne sont plus nécessaires, prévoir à l’ordre du jour une question pour voter leur annulation et le remboursement des provisions appelées

Attention, certains syndics imputent sans attendre leurs honoraires travaux pour considérer ces derniers comme débutés.

Il faudra alors leur expliquer que le conseil syndical est loin d’être idiot, et que le syndic n’a pas à prélever des honoraires travaux pour une opération qui n’a pas encore commencé.

Réponse :

OUI, l’absence de notification du compte rendu d’assemblée générale représente un enjeu majeur.

Et pour cause, le délai de deux mois de contestation des décisions prises, court à compter de la notification. Cela signifie que tant que le procès- verbal n’a pas été notifié par lettre recommandée avec accusé de réception aux copropriétaires absents et opposants, les décisions prises restent contestables pendant un délai de dix ans.

Par ailleurs, conformément à l’article 18 du décret du 17 mars 1967, l’absence de reproduction dans le procès-verbal de l’article 42 2^è alinéa de la loi du 10 juillet 1965 fait aussi courir le délai pour contester sur une période de dix ans une décision  d’assemblée générale. Cela est confirmé par plusieurs jurisprudences (CIV.3^è 28 janvier 2015).

Les tribunaux ont d’ailleurs considéré que lorsque le syndic a négligé de procéder à la notification obligatoire aux copropriétaires d’un procès-verbal d’assemblée générale, cela constituait une carence manifeste de sa part (CIV.3^è 18 février 1987).

Le Tribunal de Grande Instance est le seul compétent pour ce type de procédures.

Le conseil syndical doit donc être très vigilant et se montrer ferme afin qu’après avoir relu attentivement le procès-verbal et vérifié qu’il a bien été signé, il demande au syndic de l’envoyer dans les plus brefs délais.

En cas de retard du syndic, il ne faudra pas hésiter à le relancer fermement, voire le mettre en demeure de notifier le procès-verbal.