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Les régles en matière de tenue d'assemblée générale par voie électronique (émission vidéo)

L’une des grandes innovations réglementaires de la loi ELAN et de ses décrets associés porte sur les évolutions en matière de dématérialisation des assemblées générales.

Ces points présentent des aspects juridiques et stratégiques lourds de conséquences, surtout pour le syndic.

Monsieur Christophe GRAND, juriste à l’ARC vas nous indiquer :

l’objet de ce dispositif ;
Qui décide de l’utilisation de celui-ci ;
Qui prend en charge les frais ;
Et comment cela se passe en pratique.

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Réponse de l'expert

Action

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assemblee speciale

voie électronique

Qui peut être syndic bénévole et qui peut le substituer dans ses fonctions en cas de caducité de son mandat?

Au sein d’une copropriété de 18 lots, je suis propriétaire uniquement d’une place de parking. Puis-je proposer ma candidature en tant que syndic non professionnel, sachant que je compte vendre ma place de parking d’ici un an ?

Votre question est clairement traitée à travers l’article 17-2 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par l’ordonnance copropriété 29 octobre 2019 qui entrera en vigueur au 1^er juin 2020.

Cet article précise que tous copropriétaires d’un ou de plusieurs lots au sein de la copropriété peut candidater pour être syndic non professionnel.

Ainsi, vous n’êtes pas obligé d’être propriétaire d’un lot principal comme un logement ou un commerce pour présenter votre candidature autant que syndic non professionnel de votre copropriété.

Votre statut de propriétaire de place de parking vous ouvre le droit d’être syndic au sein de votre immeuble.

Néanmoins, ce même article prévoit qu’à compter de la vente de votre place de parking votre mandat devient caduc, mais uniquement à l’expiration d’un délai de trois mois.

Pendant ce délai vous êtes tenu de convoquer l’assemblée générale afin de nommer un nouveau syndic qui peut être un professionnel, ou bien un copropriétaire d’un lot de l’immeuble qui vous substituera dans vos fonctions de syndic non professionnel.

Si la copropriété souhaite opter pour cette deuxième option, il est préférable que vous n'attendiez pas les trois mois pour « former » votre successeur, mais de l’impliquer le plus rapidement possible dans les tâches administratives, comptables et stratégiques de la copropriété.

Dans l’idéal, si vous savez que d’ici un an, vous ne pourrez plus être syndic de la copropriété, il est préférable que d’ores et déjà la copropriété élise votre successeur.

Ainsi il ou elle sera déjà en fonction et prendra ses marques en sachant qu’entre temps rien ne vous interdit d’être membre du conseil syndical.

Mais comme toujours, c’est au final aux copropriétaires de décider et non à l’ARC.

Bon courage... !

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syndic bénévole

lots - principaux

caducité

Comment accélérer le recouvrement des impayés de charge ? (émission vidéo)

La loi ELAN du 23 novembre 2018 applicable depuis le 25 novembre 2018 a réformé le recouvrement des charges en modifiant en profondeur l’article 19.2 de la loi du 10 juillet 1965, qui permet désormais de recouvrer toutes les charges de copropriété dans le cadre d’une procédure unique et accélérée.

Madame Martine WAKIN, juriste à l’ARC spécialisé dans le domaine du contentieux, va nous dire tout d’abord, quelles charges peuvent être recouvrées avec cette procédure ?

Toutes les charges de copropriété :

Les charges du budget prévisionnel de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui concernent les dépenses habituelles de la copropriété, les travaux d’entretien et la maintenance des équipements collectifs ;
Les charges de travaux de l’article 14-2 de la même loi, non comprises dans le budget prévisionnel et qui font l’objet d’une résolution particulière et d’un vote à l’assemblée générale ;
La cotisation du fond travaux de l’article 14-2 obligatoire depuis le 1er janvier 2017. Son montant minimum légal correspond à une somme équivalente à 5 % du budget prévisionnel.

Cette procédure va permettre de recouvrer :

les appels de charges (courantes et de travaux) de l’exercice en cours qui sont échues (les dates d’échéance sont dépassées),
les arriérés de charges (courantes et de travaux) des exercices comptables clos précédents après approbation des comptes,
les charges (courantes et de travaux) non encore appelées parce que leur date d’échéance n’est pas encore survenue : de façon anticipée elles deviennent exigibles du fait de la règle appelée « la déchéance du terme » qui fait que la globalité de la somme devient exigible sans avoir à respecter les dates d’échéance.

Comment mettre en place cette procédure ?

IL faut :

Effectuer une mise en demeure en recommandé avec accusé de réception

Trois clauses sont à insérer obligatoirement dans celle-ci :

le montant de la somme due ;
que le copropriétaire débiteur dispose d’un délai de 30 jours pour régler la dette à compter du lendemain de la réception de celle-ci ;
que cette procédure est spécifique dans le sens où elle permet de recouvrer, en cas de mise en demeure de 30 jours restée infructueuse, les provisions de charges courantes du budget prévisionnel, les charges travaux votées, de façon anticipée les provisions de ces charges non encore appelées ainsi que le fonds travaux et les arriérés de charges des exercices clos.

Saisir le Président du Tribunal Judiciaire du lieu de la situation de l’immeuble dans le cadre d’une procédure spécifique qui s’appelle : « Procédure au fond accélérée article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 ».

Cette procédure :

est possible quel que soit le montant de la créance (il n’y a pas de seuil de demande),
le ministère d’avocat n’est pas obligatoire mais recommandé,
saisine par voie d’assignation (délivrée par huissier) :
- le demandeur est le syndicat des copropriétaires représenté par son syndic
- le défendeur est le copropriétaire défaillant

C’est donc une procédure contradictoire.

Comment faire appliquer la décision rendue ?

A l’issue de la procédure, l’ordonnance vaut jugement sur le fond (article 492-1 du Code de procédure civile), ce qui permet une exécution provisoire.

Cette procédure doit permettre, une fois la décision obtenue, de pouvoir mener une saisie en cas de défaut de paiement lors de l’exécution du jugement et notamment la saisie immobilière (si elle a été votée en assemblée générale).

En résumé :

La procédure prévue à l’article 19-2 a vocation à être la procédure unique de recouvrement accéléré des charges ;
Elle permet de recouvrir la totalité du compte débiteur d’un copropriétaire défaillant ;
Elle permet une exécution provisoire.

Recommandations de l’ARC :

Mettre en place un protocole de recouvrement des charges devant être validé en ag et que le syndic devra suivre ;
Vérifier que les honoraires liés au contentieux prélevés par le syndic sont conformes à la réglementation et notamment à ceux indiqués dans son contrat ;
Vérifier que les sommes facturées et éventuellement déboutées par le tribunal soit remboursées au syndicat et pas uniquement sur le compte du copropriétaire débiteur ;
En cas de vente de parties communes, retenir le montant de l’impayé avant la remise de la quote-part du prix de la vente.

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charges - impayés

procédure rapide en cas d’impayés

article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965

article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965

appels de charges

Le renouvellement et la négociation des contrats de gaz et d’électricité (émission vidéo)

Bonjour Monsieur. Copropriété Services, la coopérative de l’ARC dont vous êtes le Directeur, a mis en place plusieurs services et outils pour obtenir des réductions significatives des tarifs de gaz et d’électricité :

une plateforme permettant de mettre en concurrence des fournisseurs de gaz et d’électricité ;
un service d’achats groupés.

Pouvez-vous nous rappeler la réglementation actuelle en matière de fourniture de gaz ou d’électricité ?

Actuellement, les copropriétés consommant plus de 150 MWh de gaz par an pour leur chauffage collectif sont obligées de souscrire une offre de marché auprès d’un des fournisseurs de gaz naturel et ne peuvent donc avoir accès aux tarifs réglementés administrés par la Commission de Régulation de l’Energie.

Il en est de même pour les copropriétés disposant de compteurs électriques d’une puissance supérieure à 36 kVA.

A partir de 2023, dans le cadre de la loi Energie et Climat du 08 novembre 2019, les tarifs réglementés de gaz seront supprimés.

Toutes les copropriétés et tous les copropriétaires (à titre individuel) devront disposer d’une offre de marché, dans le cadre d’un contrat privé, et ne pourront plus bénéficier de tarifs réglementés.

Est-il possible de négocier le prix du gaz et de l’électricité en copropriété ?

Pour les copropriétés, il est possible de consulter plusieurs fournisseurs de gaz en procédant à un appel d’offres.

Pour ce faire, nous avons mis en place les sites COPRO-GAZ et COPRO-ELEC permettant de mettre en concurrence une dizaine de fournisseurs.

Cela a permis notamment aux copropriétés utilisant ce service de réduire de 15 à 20 % leur facture de gaz et d’environ de 10% celle de l’électricité (dans le cadre de la dérèglementation des tarifs mise en œuvre en 2014 pour le gaz et 2015 pour l’électricité). Lorsque l’on sait que le poste chauffage gaz ou électricité représente à peu près un tiers des charges de copropriété, ce sont donc des montants d’économies très importants.

Comment mettre en concurrence un contrat de gaz ou d’électricité à son arrivée à échéance ?

Les contrats sont à durée déterminée (1 à 3 ans).

A l’échéance du contrat, il est possible de le renégocier. Il faut alors faire une mise en concurrence.

Effectivement, les tarifs évoluent, en particulier les tarifs de gaz où l’on peut avoir des tarifs à la hausse ou à la baisse en fonction de la conjoncture internationale. Par exemple, des soucis du côté des fournisseurs de gaz (de Russie ou d’Ukraine par exemple) peuvent faire enflammer les prix.

Il est donc très important de procéder à une mise en concurrence même lorsqu’il y a un renouvellement de contrat à effectuer.

Aujourd’hui, les représentants de copropriétés, conseils syndicaux ou syndics non professionnels, ont donc deux options :

soit mettre en concurrence plusieurs fournisseurs via les plateformes d’appels d’offres COPRO-GAZ et COPRO-ELEC. Dans ce cas, c’est la copropriété qui gère l’appel d’offres et qui sélectionne le fournisseur le mieux-disant ;
soit faire appel à notre partenaire PLACE DES ENERGIES spécialisé dans les achats groupés. Dans ce cas, c’est le partenaire qui gère directement la consultation des fournisseurs et qui propose au final le mieux-disant à la copropriété qui en a fait la demande.

En résumé :

Pour les copropriétés devant souscrire à une offre du marché, il est possible de consulter plusieurs fournisseurs de gaz en procédant à un appel d’offres ;
Elles peuvent soit directement mettre en concurrence les fournisseurs, soit faire appel à un spécialiste des achats groupés.

Recommandations de l’ARC :

Procéder à une mise en concurrence des contrats de fourniture de gaz et d’électricité lors de leur mise en œuvre ou de leur renouvellement ;
Vérifier que les offres prennent en compte toutes les composantes de la facturation (taxes, CTA, stockage, CEE) ;
Choisir l’offre la moins disante du fait que la distribution du gaz naturel est assurée par un seul opérateur (GRDF)

Si vous souhaitez en savoir plus, n’oubliez pas le guide de l’ARC :

« Le guide de l’assistance technique des Responsables de Copropriété » ou contactez directement Copropriété-Services au 01.40.30.42.82.

Vous pouvez également avoir accès aux sites COPRO-GAZ et COPRO-ELEC en vous rendant sur le portail de l’adhérent : https://www.leportaildeladherent.fr/

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fournisseur de gaz ou d'électricité

mise en concurrence des contrats et marchés

Participation à distance à une assemblée générale en cette periode de confinement : vrai/faux

En cette période complexe de confinement sanitaire, durant laquelle bon nombre d’assemblées générales annuelles devraient pourtant se dérouler, les copropriétaires s’interrogent sur l’existence et la mise en œuvre de solutions alternatives pour la tenue et leur participation à celles-ci.

Nous nous proposons de répondre à trois questions courantes des copropriétaires en la matière.

Question : une assemblée générale du syndicat peut-elle se tenir sans la présence physique de copropriétaires

Réponse : NON.

Une assemblée générale implique forcément que des personnes soient présentes, bien que leur nombre se révèle réduit.

En effet, les articles 15 et 17 du décret du 17 mars 1967 disposent que l’assemblée générale désigne :

- un président, désigné parmi les copropriétaires, destiné à veiller au bon déroulement de cette réunion, à contrôler la conformité de l’original du procès-verbal en fin de séance et la régularité de la feuille de présence ;

- un ou plusieurs scrutateurs, mais uniquement si le règlement de copropriété les impose, dans le cas contraire, cette fonction s’avère strictement facultative.

Les scrutateurs, dont la mission consiste à assister le président de séance, sont élus parmi les copropriétaires présents ou représentés ;

- le secrétaire, chargé de la rédaction de l’original du procès-verbal en fin de séance, prestation assurée par le syndic, sauf décision contraire de l’assemblée générale. Ce procès verbal doit obligatoirement être signé à la fin de la réunion.

Autrement dit, un bureau de séance, nommé au début de l’assemblée générale parmi les copropriétaires, leur mandataire ou le représentant légal du syndic, est impératif.

Question : l’intervention des copropriétaires à l’assemblée générale par visioconférence ou audioconférence peut être sollicitée à tout moment ?

Réponse : NON.

La participation des copropriétaires à l’assemblée générale par visioconférence ou audioconférence implique :

- non seulement qu’une assemblée générale antérieure ait adopté les solutions techniques selon les devis de prestataires annexés à sa convocation (art. 13-1 du décret du 17 mars 1967) ;

- de plus, que ceux qui souhaitent exercer ce droit manifeste leur décision au syndic au moins trois jours francs avant sa tenue (art. 13-2 du décret du 17 mars 1967).

Il faut donc que ce système de participation à l’assemblée générale soit validé par une assemblée précédente. Sous cette réserve, tout copropriétaire peut manifester sa volonté de suivre à distance l’assemblée générale, à condition de respecter les délais pour manifester sa volonté.

Question : tout copropriétaire peut dès à présent voter directement par correspondance les questions inscrites à l’ordre du jour et notifiées par le syndic ?

Réponse : NON.

Le vote par correspondance est un nouveau dispositif, qui vise à permettre à un copropriétaire d’exprimer directement et préalablement au syndic son vote selon l’ordre du jour et les projets de résolutions notifiés dans la convocation.

A ce jour, ce type de vote n’est toujours pas entré en vigueur car le décret qui définit les mentions du formulaire réglementaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic n’a toujours pas été publié.

Un copropriétaire absent peut toujours donner son pouvoir à une personne pour le représenter à l’assemblée générale.

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Assemblée générale

Participation à distance

Visioconférence /audioconférence

assemblée générale - vote par correspondance

Comment gérer en assemblée générale les votes, en cas de pluralité de proposition de contrats de syndic

Je viens de recevoir la convocation de l’assemblée générale dans laquelle est soumise à l’ordre du jour, trois de contrats de syndic concurrents.

J’ai constaté que celui du syndic en place est proposé en première position en prévoyant en deuxième lecture la passerelle de l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Celui-ci précise que si la résolution n’a pas atteint la majorité des voix du syndicat des copropriétaires, mais que le projet a recueilli au moins un tiers des voix, alors on peut directement revoter la résolution à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés.

Néanmoins, je souhaite savoir si le syndic peut procéder à cette deuxième lecture sans au préalable avoir fait voter les autres propositions de contrats de syndic à la majorité des voix du syndicat ?

Ce point est important car à la majorité des présents ou représentés, le contrat de syndic en place risque d’être validé mais pas à la majorité des voix du syndicat.

Cette question est très importante car on retrouve dans de nombreuses convocations d’assemblée générale, ce type de procédé qui n’a comme seul but pour le syndic en place d’augmenter ses chances d’être reconduit dans ses fonctions en ne laissant pas les copropriétaires s’exprimer sur les autres propositions.

Tout d’abord, je tiens à vous préciser qu’aucun texte de loi ou règlementaire oblige le président de séance à suivre l’ordre des questions inscrites à la convocation de l’assemblée générale.

Ainsi, sachant que le syndic ne peut pas être le président de séance conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, un copropriétaire ou le président du conseil syndical pourra être président de séance et intervertir les questions pour présenter en première proposition le contrat concurrent du syndic en place.

Pour répondre concrètement à votre question, peu importe comment le syndic a élaboré la convocation à l’assemblée générale, le président de séance est contraint de soumettre au vote l’ensemble des propositions à la majorité des voix du syndicat des copropriétaires et si et seulement si aucune proposition n’a obtenu la majorité requise alors dans ce cas on pourra resoumettre au vote les candidatures qui ont obtenu au moins un tiers des voix du syndicat des copropriétaires, à la majorité des voix des présents ou représentés.

Cela résulte de l’article 19 du décret du 17 mars 1967 qui précise :

« Lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché mettant en concurrence plusieurs candidats, elle ne peut procéder à un second vote à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965 qu'après avoir voté sur chacune des candidatures à la majorité de l'article 25 de la même loi. »

Autre précision, à partir du moment où une candidature a obtenu la majorité des voix du syndicat alors elle est élue, impliquant que les autres propositions n’ont pas à faire l’objet d’un vote.

Cette disposition donne donc un avantage à la première proposition soumise à l’assemblée générale.

Bon courage et n’oubliez pas que le syndic n’est qu’un prestataire et que vous êtes chez vous !

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Assemblée générale

Pluralité Contrat de syndic

syndics - mise en concurrence

Vote

Quelles sont les formalités que doivent accomplir les syndics sur le site du registre de l’immatriculation des copropriétés ?

Les copropriétés à usage total ou partiel d’habitation ont l'obligation d'être immatriculées au sein du registre national d'immatriculation et ce, quel que soit le nombre de lots ou le mode de gestion (professionnelle ou non-professionnelle). Les syndics de copropriétés (professionnels ou non-professionnels) avaient jusqu’au 31 décembre 2018 pour le faire.

A présent, quelles sont les autres obligations des syndics notamment en matière de mise à jour des données de la copropriété.

Chaque année, le syndic - unique représentant légal du syndicat des copropriétaires - doit actualiser les informations détenues dans le registre, dans les deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

Toutefois, avant de procéder à cette mise à jour annuelle, il doit au préalable renouveler son mandat de syndic ou déclarer le changement de représentant légal du syndicat dans les mêmes délais.

Précisions les procédures qui doivent avoir lieu annuellement pour les mises à jour des données financières, en cas de modifications techniques et administratives particulières ou en cas de modification concernant le mandat de syndic. A chaque modification déclarée, la fiche synthétique, que l’on trouve sur le site du registre, est actualisée :

- Déclaration de renouvellement de mandat de syndic ou de changement de représentant légal

Déclaration de renouvellement de mandat

Pour le renouvellement du mandat de syndic, la procédure est simple.

Dans l'écran de recherche des copropriétés, il suffit au syndic de cliquer sur la roue dentée placée près du nom de la copropriété concernée.

Un menu déroulant apparaît et donne la possibilité de «Renouveler mandat» en saisissant les dates de début et de fin du nouveau mandat. La seule vigilance à avoir ici, concerne la date de fin de mandat précédent qui doit être la veille de la date de début du nouveau mandat.

Le syndic reçoit, après validation, un courriel confirmant la prise en compte de sa déclaration de renouvellement.

A noter

Il est possible de mettre à jour les données de la copropriété lorsque le mandat est expiré mais dans un délai maximum de 60 jours après la fin du mandat de gestion. Si cela n’est pas effectué durant ce délai, le nom de la copropriété n’apparaitra plus dans l’onglet « gérer mes copropriétés » et il sera nécessaire pour le syndic de rattacher à nouveau celle-ci à son compte de télédéclarant.

La déclaration de changement de syndic

En cas de changement de représentant légal, c’est normalement au syndic sortant d’effectuer les démarches pour procéder à la déclaration de changement de syndic et indiquer l’identité du nouveau syndic. Il a un délai de 60 jours après expiration de son mandat pour effectuer cette déclaration. Au-delà de ce délai, le mandat est archivé et le syndic sortant n’aura plus accès à la copropriété, ce sera alors au nouveau syndic de procéder à cette déclaration.

Pour procéder à la déclaration de changement de syndic, dans l'écran de recherche des copropriétés, il suffit au syndic sortant de cliquer sur la roue dentée placée près du nom de la copropriété concernée. Un menu déroulant apparaît et donne la possibilité de déclarer le « changement de représentant légal ».

Il faut ensuite procéder à la saisie des informations de changement de syndic en précisant l’adresse mail du successeur s’il s’agit d’un syndic non-professionnel, et en complément le numéro de Siret s’il s’agit d’un syndic professionnel.

Le nouveau représentant légal reçoit ensuite par courriel :

s'il est déjà inscrit au Registre : une invitation à confirmer le rattachement ainsi effectué ;
s'il n'est pas encore inscrit au registre : une invitation à s'inscrire au registre.

A noter

En tant que représentant légal sortant, le syndic recevra le cas échéant un courriel lui rappelant l'obligation de saisir les données relatives à la copropriété pour son dernier exercice de représentation. Il a un délai de 2 mois suite à l’approbation des comptes pour l’effectuer.

Du côté du syndic entrant et avant de pouvoir procéder à la procédure de rattachement d’une copropriété, il devra s’identifier en tant que « télédéclarant » s’il ne l’a jamais effectué. Pour créer le compte, le syndic doit fournir des éléments d’identification sur la base desquels, l’ANAH créera un compte au nom du syndic qui est activé, grâce à un code envoyé à son adresse et à un mot de passe personnalisé.

Ensuite, pour se rattacher à la copropriété, il doit tout simplement indiquer le numéro d’immatriculation de la copropriété (transmis par le syndic sortant ou disponible dans l’annuaire des copropriétés).

Le syndic précise alors la date de début et de fin de son mandat comme indiqué dans le procès-verbal de l’assemblée et fournir une pièce justificative : soit son contrat de syndic, soit le procès-verbal de l’assemblée générale l’ayant désigné (en format PDF).

Après validation, le syndic reçoit immédiatement un courriel l’informant de la réussite de la demande de rattachement.

A noter

Dans le cas où le syndic sortant n’aurait pas effectué dans les délais la déclaration de changement de syndic, le nouveau syndic pourra procéder de lui-même à la procédure de rattachement de la copropriété avec son compte de télédéclarant.

- Mise à jour annuelle des données

Conformément à l’article R711 du Code de la construction et de l’habitation : « Le syndic ou l'administrateur provisoire procède à la déclaration annuelle des informations mentionnées au II de l'article R. 711- 9 dans un délai de deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les compte de l'exercice clos ont été approuvés. Les autres informations mentionnées à l'article R. 711-9 sont actualisées par le représentant légal en exercice, au moment de la déclaration annuelle des informations financières, si leur contenu change. ».

Le syndic doit donc actualiser les informations détenues dans le registre et ceci, dans les deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés. Par exemple, si l’assemblée générale approuvant les comptes arrêtés au 31/12/2019 se tient le 1er juin 2020, le syndic aura jusqu’au 1er août 2020 pour effectuer cette mise à jour qui actualisera également la fiche synthétique directement éditable du site.

Afin de procéder à la mise à jour annuelle des données, il faut cliquer sur la liste déroulante « Mes copropriétés » et sélectionner l’onglet « Gérer mes copropriétés ».

Sur la page « Gestion des copropriétés », un tableau indique le nom de la copropriété. En sélectionnant la roue dentée qui permet d’avoir accès à une liste déroulante, le syndic peut procéder à la « Mise à jour annuelle ». Il accède alors à l’interface composé de 5 onglets qui permet de saisir toutes les modifications nécessaires notamment celles concernant les données financières. Si d'autres informations changent concernant l’identification de la copropriété (modifications de lots, vente de parties communes, etc.), la mise en place de procédures administratives (arrêté de péril par exemple) ou de données techniques (réalisation du DTG), elles doivent également être mises à jour à cette occasion.

Une attestation de mise à jour accompagnée de la fiche récapitulative des données déclarées sont rapidement envoyées par mail au syndic.

La solution de l’ARC pour l’immatriculation initiale et les mises à jour annuelles

Vous ne souhaitez pas effectuer cette mise à jour seul ou vous n’y arrivez pas ?

L’ARC reste au service de ses adhérents et propose ainsi depuis juillet 2018 un nouveau service d’assistance à l’immatriculation et à la mise à jour des données.

L’immatriculation initiale est au coût de 50 euros et la mise à jour de 30 euros.

En cas de difficultés, n’hésitez pas à faire appel à nos services (01.40.30.42.82. ou par mail à contact@copropriete-services.com).

Bon d’inscription disponible ici : https://arc-copro.fr/sites/default/files/pieces-jointes/2019/12/AssistanceImmatriculation.pdf

Et dans cette période particulière et si vous avez un peu de temps, n’hésitez pas à visionner notre vidéo sur le sujet disponible ici

https://arc-copro.fr/documentation/en-quoi-consiste-la-mise-jour-des-donnees-de-limmatriculation-emission-video

Réponse de l'expert

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immatriculation initiale des copropriétés

Changement de syndic

Mises à jour annuelles

Registre immobilier

Quel est le rôle du conseil syndical en cette période de crise sanitaire ? (émission vidéo)

En cette période de crise sanitaire, où la plupart des syndics professionnels travaillent en télétravail y compris peut-être après le déconfinement annoncé, le rôle du conseil syndical devient encore plus essentiel.

En effet, il devient le premier relai entre « la copropriété » et le syndic devant s'assurer que l'ensemble des mesures préventives ont été prises dans l'intérêt de la copropriété.

A travers cette réponse de l’expert, est présenté le rôle particulier du conseil syndical en cette période.

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conseil syndical

COVID-19

Les abus les plus fréquents des contrats de syndic (émission vidéo)

Le décret du 26 mars 2015 a mis en place le contrat-type de syndic qui est impératif. Ce contrat définit les prestations du syndic et sa rémunération. Cette double clarification devait permettre de lutter contre la facturation de prestations floues et l’augmentation abusive des honoraires. Au bout de 4 ans, certaines dérives continuent cependant d’être constatées.

Madame WAKIN, vous êtes juriste au sein de l’ARC spécialisée en droit de la copropriété, aujourd’hui quelles stratégies abusives ont mis en place les syndics pour continuer à facturer des honoraires non justifiés aux copropriétés et notamment, en premier lieu, dans le cadre du forfait de base ?

Dans le cadre du forfait de base, on constate régulièrement que les syndics suppriment, rajoutent ou occultent le contrat type.

Beaucoup usent d’une stratégie qui est de supprimer ou de rajouter certains termes pouvant paraître anodins pour un néophyte mais qui en définitive modifient les obligations du syndic.

Par exemple, lorsqu’il est spécifié la durée des visites de l’immeuble par le syndic. En enlevant simplement le terme « minimum », cela permet au syndic de facturer toute heure supplémentaire à la durée prévue au contrat.

Les syndics jouent également sur des variables qui ne sont pas toujours prévues au contrat ou ne correspondent pas aux besoins de la copropriété. Ceci leur permet de facturer des vacations supplémentaires.

En l’occurrence, le conseil syndical doit bien contrôler :

le nombre de visites que doit assurer le syndic au sein de l’immeuble :

qui ne doit pas être sous-dimensionné ou surévalué par rapport aux besoins réels de la copropriété ;
qui doivent se faire en présence de l’un des membres du conseil syndical, en particulier du président, avec rédaction d’un rapport pour éviter la comptabilisation de fausses visites.

le nombre de réunions du conseil syndical qui doivent être effectuées à des heures compatibles avec les disponibilités des conseillers syndicaux ;
que l’assemblée générale soit prévue pendant les heures habituelles.

Au final le forfait est souvent dépourvu de contenu et/ou ne correspond pas à la taille de la copropriété.

Les honoraires de base doivent diminuer d’un certain montant si l’assemblée générale décidait (ce que nous déconseillons) de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée ou dispensait le syndic de la mise à disposition d’un extranet.

Le conseil syndical doit réclamer la suppression de tout indice de révision sachant que ce n’est en aucun cas une obligation.

Et en matière de prestations complémentaires ou privatives, quels sont les abus les plus souvent constatés ?

Le contrat type (art 7.2.2 à 9.3) définit de manière exhaustive des prestations supplémentaires ou complémentaires le syndic peut facturer. Il laisse cependant au syndic la liberté de définir les modalités de tarification.

Dans ce cadre, les syndics essaient d’imposer des modalités de facturation difficilement contrôlables comme des vacations au temps passé. De cette manière, ils ont la possibilité de surfacturer une prestation difficilement contrôlable. Il est donc préférable de prévoir pour chaque prestation un tarif à la vacation plutôt qu’au temps passé.

Les prestations privatives qui sont à la charges des seuls copropriétaires concernés doivent aussi être vérifiées pour éviter tout abus et qu’elles n’incombent en définitive au syndicat.

1/ En matière de recouvrement des charges, il est toujours constaté une multiplicité d’actes privatifs de recouvrement à l’égard des copropriétaires débiteurs au coût de surcroit prohibitif:

des lettres de relance simple facturées alors qu’elles doivent être comprises dans le forfait de base ;
des relances de mise en demeure injustifiées, trop rapprochées ou surfacturées ;
la facturation des frais d’huissier et d’avocat aux copropriétaires alors qu’il ne s’agit pas de diligences exceptionnelles.

2/ En matière de mutation, certains contrats prévoient toujours une prestation illégale pour l’établissement du « pré-état daté » ou indirectement une augmentation du prix de l’état daté au motif qu’il intègre le coût de celui-ci.

D’après ce que vous venez de nous indiquer, il faut donc être vigilant sur les propositions de syndic. Cependant est-il possible de négocier un contrat de syndic ?

Oui, bien sûr le contrat de mandat est bilatéral : il est rempli par le syndic et vérifié puis négocié par le Conseil syndical.

Nous conseillons :

de refuser de présenter à l’ordre du jour un contrat qui prévoit des prestations non prévues dans le décret du 26 mars 2015 ;
de négocier les honoraires de base lors de la réunion préparatoire à l’élaboration de l’ordre du jour de l’assemblée générale et non lors de l’assemblée générale elle-même ;
de limiter impérativement la durée du mandat à une année et que cette durée soit mentionnée dans le procès-verbal de l’assemblée générale. Vous aurez ainsi chaque année la possibilité de négocier le contrat et les prestations du syndic.

En résumé :

Vérifiez toute proposition de contrat-type de syndic et notamment sa conformité avec la loi pour éviter les abus
Soyez vigilants sur le forfait de base mais n’oubliez pas les prestations complémentaires et les prestations privatives qui si abusives ou illégales peuvent rester à la charge du syndicat
Mettez en concurrence et négociez avant l’assemblée générale amenée à désigner le syndic

Recommandations de l’ARC :

Imprimez le décret du 26 mars 2015 sur le site de Légifrance afin de vérifier que le contrat présenté par le syndic respecte à la lettre les dispositions règlementaires. Lisez aussi l’annexe au contrat et l’annexe 2.
Si le syndic demande une augmentation d’honoraires, demandez des justifications sur des éléments factuels (tâches supplémentaires à réaliser, prestations à intégrer dans le forfait, etc.)
Au-delà des honoraires de base, contrôlez et négociez les tarifs des prestations complémentaires et privatives
Les prestations en dehors du forfait doivent faire partie de la liste de l’annexe 2 et faire l’objet d’une note d’honoraires précise en termes de prestation effectuée et de temps passé.

Merci. Si vous souhaitez mettre en concurrence les contrats de syndic, n’hésitez à utiliser le site copro-syndic mis à disposition sur le portail de l’adhérent de l’ARC. Il vous permettra, après avoir établi le descriptif de votre copropriété et de ses besoins, de mettre en concurrence et de comparer simplement les contrats de syndic pour mieux les négocier ensuite.

L’ARC mais également un manuel indispensable : « Les abus des syndics »

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La maîtrise de l’accès aux copropriétés et de la diffusion de publicités non adressées (PNA) (émission vidéo)

Les copropriétaires reçoivent des documents publicitaires qui encombrent inutilement leurs boites aux lettres. Ils se demandent donc comment éradiquer cette prolifération qu’ils considèrent comme une intrusion néfaste dans leur vie personnelle.

Il y a bien la solution d’apposer sur la boite aux lettres un « STOP PUB » mais son efficacité n’est pas démontrée.

La solution la plus performante actuellement est la mise en place du système dénommé VIGIK.

Claude POUEY – Directeur de Copropriété Services

Examinons dans un premier temps les modalités d’accès à un immeuble d’habitation au niveau de ses parties communes mais également privatives grâce à l’installation d’un système VIGIK qui est la solution la plus performante, l’autre solution la plus fréquente en copropriété étant le digicode, c’est-à-dire un clavier à code sur platine de rue.

En règle générale, les immeubles sont dotés d’un SAS d’entrée (en vert foncé) permettant le filtrage des accès.

Avec l’installation d’un dispositif de contrôle d’accès VIGIK sur les deux portes du SAS, coté extérieur et côté intérieur, il est possible de :

Gérer l’accès de tous les résidents et visiteurs des professions libérales aux habitations, à leurs cabinets ou bureaux mis en évidence en orange derrière moi.
Contrôler et maîtriser l’accès des services publics :
- aux boites aux lettres, boites à colis ou loge située généralement à l’entrée de l’immeuble pour ce qui est de la Poste et de ses éventuels concurrents (distributeurs de colis ou de publicité),
- aux locaux techniques souvent situés au rez-de-chaussée ou en sous-sol en ce qui concerne les techniciens d’ENEDIS, GRDF ou ORANGE par exemple.

Plus précisément, le système VIGIK permet :

A l’ensemble des résidents d’avoir accès à leurs appartements et aux entreprises telles que ENEDIS, GRDF et ORANGE aux locaux techniques car leurs badges sont programmés pour l’ouverture des deux portes ;
Aux services de la Poste et de ses concurrents d’être limités au SAS d’entrée où l’on retrouve les boites aux lettres ou à colis car leurs badges ne sont programmés que pour l’ouverture de la porte d’entrée extérieure ;
Pour ce qui des visiteurs (de résidents ou clients des professions libérales), ils ont accès à l’immeuble grâce à l’interphone. Dans ce cas seuls les résidents ou les professions libérales pourront lui ouvrir l’une ou les deux portes du SAS.

Comment éradiquer la diffusion des publicités non adressées ?

La première solution est de bloquer l’accès par la porte du côté extérieur à la Poste et à ses concurrents dont les distributeurs de publicité grâce au système VIGIK.

Cette possibilité n’est envisageable que si le courrier peut être remis à un(e) gardien(ne) ou si les copropriétaires acceptent d’aller le chercher à la Poste.

La deuxième solution est de voter en assemblée générale l’interdiction de l’accès à l’immeuble aux seuls distributeurs de PNA et de la notifier à l’Association VIGIK. Cela permet aux copropriétaires de continuer à recevoir directement leur courrier adressé et colis sans les publicités non désirées.

En résumé :

Le système VIGIK est le dispositif de contrôle d’accès résidents, services publics le plus performant à l’heure actuelle.
Il permet de :

contrôler l’accès des résidents et éventuellement des clients des professions libérales exerçant dans l’immeuble ;
maitriser l’accès des services publics prioritaires, de leurs concurrents mais aussi des distributeurs de publicités non adressées dites PNA.

Pour un système de contrôle d’accès efficace, nous vous préconisons :

L’installation d’un SAS d’entrée avec deux portes, l’une extérieure, l’autre intérieure ;
L’installation d’un système VIGIK permettant de contrôler les accès au SAS, aux parties privatives et communes dont les locaux techniques de manière différenciées selon le type de visiteurs ;
L’interdiction d’accès aux diffuseurs de publicités non adressées en le votant en assemblée générale.

Et n’oubliez pas, si vous envisagez l’installation d’un tel système, n’hésitez pas à utiliser le site copro-devis mis à disposition sur le portail de l’adhérent de l’ARC. Il vous permettra, après avoir établi un cahier des charges de mettre en concurrence les entreprises spécialisées dans ce domaine.

Vous trouverez également des informations dans « le guide de l’assistance technique des Responsables de Copropriété – ASTRE »

Mais vous pouvez également contactez M. POUEY et son équipe à Copropriété-Services au 01.40.30.42.82. . Il vous répondra par mail, téléphone ou sur rendez-vous.

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