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Réponse : l’original du procès verbal de toute assemblée générale doit être établi et signé par les membres du Bureau, à l’instant de la déclaration de clôture de l’assemblée par le/la Président/e de séance.

Il s’agit de la stricte application des dispositions de  l’article 17 du décret du 17 mars 1967 « Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé à la fin de la séance, par le Président, par le secrétaire et par le/les scrutateurs. ».

Cependant, original ne signifie pas obligatoirement document dactylographié prêt à être photocopié et mis sous pli pour envoi aux copropriétaires, ce peut tout à fait être un document manuscrit, la loi n’impose aucunement un document rédigé sur ordinateur de manière définitive à l’issue de la réunion, c’est d’ailleurs bien ce qui se pratiquait avant l’avènement des ordinateurs et autres imprimantes portables !

Mais tant la version manuscrite que la version imprimée en séance, via un ordinateur et une imprimante, doivent IMPERATIVEMENT comporter des signatures originales qui sont apposées après la « déclaration de clôture » de l’assemblée, mais AVANT de quitter la salle de réunion !

La même rigueur est appliquée à l’annexe du procès-verbal d’assemblée générale, à savoir la « feuille de présence », mais celle ci n’est visée que par le/la Président/e de séance (art. 14 du décret du 17 mars 1967).

Cette formalité ne supporte aucune dérogation et en l’absence avérée d’une rédaction (manuscrite ou dactylographiée) en séance et signée, valant original du procès-verbal de l’assemblée générale, tout copropriétaire qui disposerait de preuves suffisantes (témoignages d’autres copropriétaires) peut agir judiciairement devant le tribunal de grande Instance du lieu de situation de l’immeuble pour invoquer sa nullité. Par ailleurs dans ce cas, ce n’est pas le délai de deux mois qui s’applique, mais celui de dix ans à compter de la date de tenue cette réunion du syndicat ce aux termes de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965, (Cass. 3^e civ. 20 décembre 2006, n° 05 – 20384).

Réponse :

Non, l’élection du/de la Président/e du conseil syndical ne peut pas s’effectuer pendant l’assemblée générale qui vient de procéder à l’élection des membres de ce conseil syndical et ce même si l’assemblée générale est suspendue pour permettre au conseil syndical de se réunir en aparté. Il faut s’en tenir aux domaines d’interventions de chacune de ces instances.

• l’assemblée générale, a seule le pouvoir d’élire ou de démettre un membre du conseil syndical (art 25c de la, Loi du 10 juillet 1965)
• le conseil syndical, a seul le pouvoir d’organiser son fonctionnement et sa représentation (11^ème al de l’art 21 de la Loi du 10 juillet 1965).
• les assemblées générales sont déjà assez longues pour ne pas ajouter une interruption qui pourrait durer et décourager les copropriétaires qui partiraient avant la fin et ne prendraient pas part aux décisions stratégiques.
• Il est préférable de s’éviter le risque d’un dépassement horaire qui entraînera des honoraires supplémentaires souvent facturés au prix fort eu égard à l’heure tardive.
• L’assemblée générale n’a de surcroit pas pour objet d’entériner la désignation du/de la Président/e du conseil syndical, si cette désignation figurait au procès-verbal d’assemblée, cela pourrait même être dangereux et bloquant si par la suite le conseil souhaitait changer de Président(e).
• Il reste également le cas, même rare, où un candidat conseil syndical se présente, via une question inscrite à l’ordre du jour en ayant donné un pouvoir à cet effet, sans être présent ni représenté à l’assemblée générale (motif médical, ou en déplacement exceptionnel le jour de l’assemblée).

Tenir une réunion du conseil pendant l’assemblée générale, lui interdirait, d’une part, de candidater au poste et d’autre part, de voter pour un candidat.

Réponse :

Avant de répondre à votre interrogation, reprécisons le cadre légal.

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 modifié une première fois par la loi ALUR, puis une seconde fois par la loi Macron, impose au conseil syndical de mettre en concurrence, tous les trois ans, le contrat du syndic en place.

Néanmoins, ce même article prévoit la possibilité de voter une dispense, exemptant le conseil syndical de cette obligation.

Arrêtons-nous sur ces deux points.

1. L’obligation de mise en concurrence ne concerne pas l’assemblée générale, mais seulement le conseil syndical. Il peut valablement procéder à la mise en concurrence des contrats de syndic, et conclure que celui du syndic en place reste le mieux disant. Par conséquent, ne pas présenter une pluralité de contrats de syndic à l’ordre du jour ne signifie pas le non-respect de ses obligations par le CS.

2. La dispense donnée au conseil syndical par l’assemblée générale ne vaut pas pour autant interdiction. Le conseil syndical est libéré de l’obligation de le faire mais conserve la possibilité d’exercer la mise en concurrence du syndic.

En conséquence, le syndic ne peut en aucun cas refuser la demande du conseil syndical de porter à l’ordre du jour une proposition de contrat concurrent, que la dispense ait été votée ou pas.

Et de surcroit, l’article 10 du décret du 17 mars 1967, habilite tout copropriétaire ou le conseil syndical à demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour.

C’est donc pour ce syndic « échec et mat ».

Réponse :

Non.

En droit, dès que le contrat de travail est signé par les parties, il est dit parfait, car les deux parties, donc employeur et salarié ont donné leur consentement et sont donc engagés par ce contrat de travail qui prend effet soit immédiatement soit à la date convenue entre elles : en l’espèce dans 1 mois.

En l'absence de motif grave (ex : tromperie sur le CV ou situation irrégulière) le contrat de travail signé en bonne et due forme ne peut pas être résilié avant son commencement qui comprend en principe une période d'essai.

Dans le cas d’un gardien, l’article 11 de la CCNGEI (convention collective des gardiens et employés d’immeuble) prévoit pour les coefficients 255, 275 et 340, une période d’essai de 2 mois, pendant laquelle les parties peuvent rompre discrétionnairement le contrat de travail. La rupture durant cette période doit cependant respecter des dispositions de l'article L. 1221-25 du Code du travail, qui impose à l’employeur le délai de prévenance requis en fonction de la période déjà travaillée depuis la prise de fonction.

A contrario, il est de jurisprudence constante que le fait de résilier de façon anticipée un contrat de travail, donc, avant de commencer la période d’essai, entraîne réparation, c'est-à-dire allocation de dommage et intérêts si une action contentieuse est engagée par le salarié devant le CPH (Conseil des Prud'hommes).

Dans le cas présenté, la situation est plus complexe, puisque l’embauche d’un gardien (cat B), impose qu’il soit logé, par et dans la copropriété, le logement étant un accessoire au contrat de travail (art. 20 de la CCN). Ainsi, dès que le gardien va commencer à travailler il emménage simultanément à la même date.

Cependant, si l’employeur, représenté par le syndic, veut rompre le contrat de travail pendant la période d’essai, le salarié cessera son travail au terme du préavis (quelques jours), mais il disposera à contrario d’un délai de 3 mois pour quitter les lieux (art R.7212-1 du Code du travail) à compter de la rupture du contrat.

Première conséquence, si la personne ne convient pas, le poste pourrait être vacant au bout de quelques jours alors que le logement lui, serait bloqué pendant au moins 3 mois ! Ce qui signifie que le syndicat de copropriétaires ne pourra pas recruter immédiatement un autre gardien et il devra recourir à un prestataire pour assurer, non seulement les tâches de nettoyage et d’entretien, mais aussi les tâches d’administration (courrier, surveillance, contrôle…).

Deuxième conséquence, à l’issue de ce délai, si l’ex-salarié ne libère pas le logement de fonction, le syndicat des copropriétaires devra introduire une procédure en expulsion, ce qui prendra un certain temps !

En conclusion, car il est préférable, bien avant que la personne ne commence à occuper le poste de:

• Dénoncer le contrat de travail en invoquant un motif (bien  avant le commencement de la période d’essai) ;
• indiquer que cela évite les conséquences d’un emménagement suivi d’un déménagement ;
• proposer un dédommagement financier à l’ex futur salarié ;

Réponse :

Comme vous, nombre de copropriétés confrontées à des difficultés de gestion du chauffage collectif, des coûts exponentiels de remise en état, envisagent de le supprimer pour le remplacer par un chauffage individuel.

• D’après la loi, cela revient à supprimer un service. Il faudrait donc recueillir en assemblée générale l’unanimité, ce qui est quasi-impossible dans la plupart des copropriétés.

En pratique, une solution jurisprudentielle pragmatique s’est dégagée depuis une trentaine d’années. En effet, si l’installation est vétuste et inefficace et si sa remise en état ne permettrait pas d’obtenir un résultat conforme aux normes actuelles, la Cour de cassation^[1] est favorable à l’application de l’article 26 (donc un vote à la double majorité), car, dans ce cas, la suppression du chauffage et son remplacement par des systèmes individuels sont considérés comme une amélioration.

En revanche, si l’installation de chauffage peut être remise en état dans le respect des normes et sans frais excessifs, sa suppression et son remplacement par un système individuel devront être décidés à l’unanimité^[2].

La prudence s'impose car la loi ALUR étant intervenue dans l'intervalle, et les travaux d'amélioration se votant désormais sur la majorité de l'article 25, reste à savoir comment la juridction suprême tranchera les prochains contentieux en la matière...

Pour déterminer s’il vaut mieux conserver ou supprimer vos installations collectives nous vous recommandons fortement de réaliser un audit.

Pour cela, vous pouvez faire appel aux entreprises référencées sur copro-devis par Copropriété Services, la coopérative technique de l’ARC : http://www.copro-devis.fr/portailcs/identification.php.

L’idéal étant bien sûr de commencer par réaliser un Bilan Initial de Copropriété (BIC), afin de tenir compte l’ensemble des améliorations possibles pour maîtriser vos charges d’énergie : isolation des façades, de la toiture, changement des fenêtres, amélioration de la ventilation, etc.

[1] Cour de cassation du 13 décembre 1989, du 4 janvier 1989 et du 22 février 1995 ; Cour d’appel de Riom de 2004.

[2] Cour d’appel de Paris du 27 janvier 1994.

Réponse :

Au moment de la vente d’un lot, le notaire demande ce certificat au syndic car, depuis 2014, une disposition de la loi ALUR permet de bloquer une nouvelle acquisition dans l’immeuble lorsque le potentiel acquéreur est déjà copropriétaire dans l’immeuble et en impayés de charges de copropriété.

Cette disposition est sécurisante pour le syndicat des copropriétaires et permet d’éviter à des mauvais payeurs d’investir à nouveau dans l’immeuble. L’un des objectifs recherchés par le législateur est de lutter contre les « marchands de sommeil ».

Pour établir ce certificat il convient de se référer à l’article 20–II de la loi du 10 juillet 1965 qui indique que :

« Préalablement à l'établissement de l'acte authentique de vente d'un lot ou d'une fraction de lot, […] le notaire notifie au syndic de la copropriété le nom du candidat acquéreur ou le nom des mandataires sociaux et des associés de la société civile immobilière ou de la société en nom collectif se portant acquéreur, ainsi que le nom de leurs conjoints ou partenaires liés par un pacte civil de solidarité.

Dans un délai d'un mois, le syndic délivre au notaire un certificat datant de moins d'un mois attestant :

1° Soit que l'acquéreur ou les mandataires sociaux et les associés de la société se portant acquéreur, leurs conjoints ou partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité ne sont pas copropriétaires de l'immeuble concerné par la mutation ;

2° Soit, si l'une de ces personnes est copropriétaire de l'immeuble concerné par la mutation, qu'elle n'a pas fait l'objet d'une mise en demeure de payer du syndic restée infructueuse depuis plus de quarante-cinq jours.

Si le copropriétaire n'est pas à jour de ses charges au sens du 2° du présent II, le notaire notifie aux parties l'impossibilité de conclure la vente.

Dans l'hypothèse où un avant-contrat de vente a été signé préalablement à l'acte authentique de vente, l'acquéreur ou les mandataires sociaux et les associés de la société se portant acquéreur, leurs conjoints ou partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, dont les noms ont été notifiés par le notaire, disposent d'un délai de trente jours à compter de cette notification pour s'acquitter de leur dette vis-à-vis du syndicat. Si aucun certificat attestant du règlement des charges n'est produit à l'issue de ce délai, l'avant-contrat est réputé nul et non avenu aux torts de l'acquéreur. »

En résumé et pour faire simple, dès que le droit de préemption est purgé, le notaire chargé de l’acte notifie au syndic le nom du candidat acquéreur.

En retour, dans un délai de 1 mois, le syndic délivre au notaire une simple attestation indiquant :

• soit que l’acquéreur n’est pas copropriétaire,
• soit, si cette personne est copropriétaire, qu’elle n’a pas fait l’objet d’une mise en demeure pour impayé de charges.

Si le potentiel acquéreur est débiteur et a déjà fait l’objet d’une mise en demeure, le notaire notifiera ensuite aux parties l’impossibilité de conclure la vente.

Le copropriétaire débiteur disposera alors d’un délai de 30 jours pour s’acquitter de sa dette vis-à-vis du syndicat.

Si aucun certificat attestant du règlement des charges n’est produit à l’issue de ce délai, l’avant-contrat sera réputé nul et non avenu aux torts de l’acquéreur.

Voici un modèle type de certificat à utiliser :

Attention ! Cette procédure a cependant ses limites puisque le copropriétaire débiteur souhaitant acquérir une seconde fois dans l’immeuble a toujours la possibilité de régulariser sa dette initiale pour permettre l’acquisition d’un nouveau lot. Rien ne garantira donc ensuite le paiement régulier des charges de copropriété. 

Réponse de l'expert :

Avant de répondre à votre interrogation, il est important que le conseil syndical connaisse exactement les pouvoirs dont il dispose par rapport à ceux de l’assemblée générale ou encore du syndic.

En effet, la loi du 10 juillet 1965 ainsi que le décret du 17 mars 1967 ont conféré des pouvoirs propres au conseil syndical (tel que la possibilité de se faire assister par un professionnel ou par une association de son choix) et ont attribué des prérogatives particulières au président du conseil syndical, comme convoquer dans certaines conditions une assemblée générale.

Par conséquent, la nomination du président du conseil syndical qui représente ce groupement ne concerne par définition que ses membres et en aucun cas l’assemblée générale.

D’ailleurs, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 est clair sur ce point puisqu’il précise que « le conseil syndical élit son président parmi ses membres ».

Ainsi, même si l’élection du président du conseil syndical s’est faite lors de l’assemblée générale, les membres du conseil syndical peuvent valablement – au cours d’une réunion interne – revenir sur leur décision en révoquant le président en place, en vue de le remplacer par un autre membre du conseil syndical.

Bien évidemment, le président révoqué reste conseiller syndical à part entière, puisque cette fonction lui a été confiée par l’assemblée générale.

Réponse :

Comme souvent, avant de répondre clairement à cette question, il est important de bien préciser le cadre légal et règlementaire en la matière.

L’article 18, dernier alinéa, de la loi du 10 juillet 1965 précise que le syndic doit respecter un préavis de trois mois avant de démissionner de ses fonctions.

Par conséquent, il ne peut pas le faire du jour au lendemain, ni d’un mois à un autre.

Néanmoins, la loi ne précise pas les modalités d’information de cette décision.

Pour cela, il faut se référer au point 4 du décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type qui précise que le syndic doit en avertir le président du conseil syndical ou, à défaut, chaque copropriétaire.

Ainsi, l’information donnée par le syndic à un membre du conseil syndical n’a aucune valeur légale, ni règlementaire.

Par conséquent, le préavis de trois mois débute à partir de la date de la notification de l’assemblée générale envoyée à tous les copropriétaires et non à la date du contrôle des comptes.

Réponse:

Non il n’est pas permis de procéder à l’affichage nominatif des débiteurs dans le hall, lieu accessible à des tiers à la copropriété ( livreurs, prestataires, locataires) , ceci en application en premier lieu de l’article 9 du code civil : Chacun a droit au respect de sa vie privée.

En second lieu, l’article 1^er du décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015 relatif à l'information des occupants des immeubles en copropriété des décisions prises par l'assemblée générale prévoit l’affichage d’un certain nombre d’informations dans l’immeuble. En revanche il précise que  :

« Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l'anonymisation de leur contenu. »

Et également que «  ne peuvent être portées à la connaissance des occupants les décisions de l'assemblée générale concernant :

• une saisie immobilière ou une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat  (etc.) ».

Il est donc clair que les pouvoirs publics ont souhaité protéger les informations nominatives.

Ceci étant, il ne faut pas non plus confondre avec la diffusion, en pièce annexe jointe à la convocation d’assemblée,  de  l’état récapitulatif des débiteurs car cela reste un document interne à la copropriété diffusé exclusivement aux copropriétaires ;

Votre action constitutive d’une vraie plus-value, en tant que conseil syndical , est d’aller voir ces débiteurs, et d’évaluer s’ il s’agit de mauvais payeurs chroniques, ou simplement de copropriétaires traversant une période difficile, cette première approche permet de déterminer la procédure qui sera mise en place avec le syndic : établissement d’un échéancier et signature d’un protocole d’étalement de la dette, ou engagement d’une procédure contentieuse.

Nous vous rappelons notre ouvrage : Comment traiter les impayés que vous pouvez commander auprès de l’accueil ou sur notre site (rubrique librairie).

Réponse :

Ni la loi du 10 juillet 1965, ni le décret du 17 mars 1967 n’ont prévu de règles afférentes à la démission d’un conseiller syndical.

Sauf précision relative au formalisme qui serait apportée par votre règlement de copropriété, il est nécessaire de raisonner par analogie sur la notion juridique générale de « démission »

Les tribunaux ont posé le principe selon lequel l’acte de démissionner doit être caractérisé par trois critères : clair, sérieux et non équivoque.

• Clair et sérieux, donc donné en dehors de toute forme de pression et choisi librement par le démissionnaire.
• Non équivoque ce qui signifie que même si il n’existe aucune forme imposée pour présenter sa démission, la preuve qu’elle a été donnée doit pouvoir être rapportée : c’est bien le cas puisque le conseil syndical dispose bien de deux emails du conseiller.

La démission du conseiller est donc bel et bien valable puisqu’elle répond à ces critères.

Le conseil de l’expert : En cas de démission de plus de 25% des conseillers syndicaux, conformément aux dispositions de l’article 25 du décret du 17 mars 1967,  le conseil se retrouve paralysé, et les membres restants n’ont plus capacité à agir. Pour cela il est utile de nommer en assemblée des membres suppléants qui prendront leurs fonctions en cas de départ des titulaires et éviteront au conseil la situation de blocage.