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Réponse :

Votre question est très pertinente car effectivement, en parallèle des honoraires de gestion courante, le syndic facture plusieurs prestations pour la réalisation de tâches supplémentaires, complémentaires ou privatives qui peuvent représenter jusqu’à 30% de leurs honoraires globaux.

Le contrôle est donc indispensable afin de vérifier qu’il n’a pas facturé des prestations abusives.

Tout d’abord, rappelons que l’article 11 du décret du 17 mars 1967 oblige le syndic à joindre à la convocation d’assemblée générale « l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ».

Ainsi, le premier réflexe est de consulter cette pièce ou bien de la réclamer si le syndic ne la transmet pas. En effet, certains syndics essayent de se dédouaner au motif que son défaut de présentation à l’ordre du jour n’est pas susceptible d’entraîner une nullité des résolutions.

Ainsi, pour eux, l’absence de sanction implique une absence d’obligation.

Si vous êtes face à ce type de syndic « tordu », il faut alors pousser les investigations.

Pour cela, il faut que vous réclamiez le grand livre de la copropriété, conformément à vos droits prévus à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Ensuite, il faudra étudier spécifiquement deux types de comptes. En premier lieu, les comptes « 621 » et suivants, ils figurent dans le grand livre de manière chronologique.

Ces comptes présentent au débit l’ensemble des honoraires du syndic facturés pour la gestion de la copropriété.

On retrouve six comptes spécifiques :

• « 6211 » Rémunération du syndic 
• « 6212 » Débours 
• « 6213 » Frais postaux 
• « 6221 » Honoraires travaux
• « 6222 » Prestations particulières
• « 6223 » Autres honoraires

Dans certains cas, cela n’est pas suffisant sachant que certains syndics n'inscrivent dans ces comptes que les honoraires qui concernent la gestion « directe » de la copropriété.

Autrement dit, les honoraires privatifs tels que les mises en demeure et lettres de relances n’y apparaissent  pas. Il faut alors vérifier les sommes portées au crédit du compte « 401 » appartenant au syndic.

Sur ce compte figurera l’intégralité des honoraires que le syndic a perçu.

Cette démarche peut a priori paraitre compliquée mais, en réalité, après avoir identifié les comptes cela reste techniquement abordable.

Si malgré tout vous rencontrez des difficultés, l’ARC est bien évidemment à votre service.

Réponse :

Tout d’abord, il y a de quoi se poser de sérieuses questions si votre syndic réclame d’ores et déjà de facturer à deux reprises la même période.

Le nœud du problème résulte du fait que vous partez du postulat qu’il s’agit d’un renouvellement de contrat et non du vote d’un nouveau contrat. Et pourtant…

Même s’il s’agit du syndic en place qui se représente pour administrer votre copropriété sur une nouvelle période, le vote en faveur de son nouveau contrat équivaut à l’élection d’un nouveau contrat de syndic mettant de facto fin à l’ancien.

D’ailleurs, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise dans son dernier alinéa : « quand l’assemblée générale délibère pour désigner un nouveau syndic dont la prise de fonction intervient avant le terme du mandat du syndic actuel, cette décision vaut révocation de ce dernier à compter de la prise de fonctions du nouveau syndic. »

Cela confirme bien que le premier mandat prend fin dès qu’un nouveau contrat entre en vigueur.

Par conséquent, le syndic ne pourra pas percevoir l’intégralité de ses honoraires relatifs au premier contrat qui s’est arrêté le jour de l’assemblée et devra donc bien les proratiser en fonction de la durée réelle de son mandat effectif jusqu’à la tenue de l’assemblée.

Pour anticiper, il faudra, lors de l’assemblée du 31 juillet et de la rédaction du procès-verbal, préciser que le contrat voté prendra effet à partir du 1^er août pour une période d’un an à compter de cette date.

Cela mettra fin à toute polémique.

RÉPONSE :

En ce qui concerne l’audit énergétique : il est obligatoire pour les immeubles qui répondent aux trois caractéristiques suivantes :

• Chauffage collectif ;
• 50 lots ou plus (compter tous les lots : logements, commerces, annexes, caves, parkings, etc.) ;
• Le permis de construire a été déposé avant le 1^er juin 2001.

La loi précise que cet audit devait être réalisé avant le 1^er janvier 2017. Cette obligation court toujours pour les copropriétés qui ne l’ont pas encore réalisé.

En ce qui concerne le DTG, seule son inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale est obligatoire. Par contre, sa réalisation est facultative dans la plupart des cas ; en effet, la loi précise que ce diagnostic est uniquement obligatoire pour les copropriétés suivantes :

• Bâtiments de plus de 10 ans ET qui font l'objet d'une mise en copropriété (par vente à la découpe) ;
• Copropriétés qui font l'objet d'une procédure pour insalubrité ET pour lesquelles l'administration demande au syndic de produire un DTG.

En conclusion, avant d’engager toute démarche d’audit ou de DTG, l’ARC conseille vivement de réaliser en premier lieu le Bilan initial de copropriété (BIC : voir cet article) et de consulter à la suite le pôle énergie pour un accompagnement personnalisé, chaque copropriété ayant ses spécificités une analyse sur mesure est indispensable.

À noter :

• le DTG comprend l’audit énergétique.

Références réglementaires :

• Pour l’audit énergétique : loi Grenelle 2 du 12 juillet 2010, décret du 17 janvier 2012 et arrêté du 28 février 2013 - articles R.134-14 à 18 du code de la construction et de l’habitation ;
• Pour le DTG : loi ALUR du 24 mars 2014 et décret du 28 décembre 2016 - articles L. 731-1 à 5 du code de la construction et de l’habitation.
• Articles L. 731-1 à 5 du code de la construction et de l’habitation.

Réponse :

Dans un réseau de chaleur, la facture d’énergie comporte souvent deux catégories principales (parfois découpées en sous-catégories) :

•          R1, qui correspond à la part variable liée à la consommation de la copropriété.

•          R2, qui correspond à la part fixe liée à l’entretien du réseau de chaleur (ce n’est pas l’entretien de la sous-station appartenant à la copropriété).

Concernant l’individualisation des frais de chauffage, le Code de l’énergie (article R241-12) distingue :

• les frais d’énergie ou de combustible, qui sont eux-mêmes de deux sortes (art. R241-13) :
  • les « frais individuels », qui représentent généralement 70% de la facture ; ils sont répartis en fonction des compteurs.
  • les « frais communs », qui représentent généralement 30% de la facture d’énergie ; ils sont répartis en fonction des tantièmes.
• les « autres frais » : entretien des installations de chauffage et les frais relatifs à l'utilisation d'énergie électrique (ou éventuellement d'autres formes d'énergie) pour le fonctionnement des appareillages, notamment les instruments de régulation, les pompes, les brûleurs et les ventilateurs.

Dans le cadre du chauffage urbain, les frais d’énergie comprennent donc l’ensemble des éléments de la facture (R1, R2, etc.) :

• Le R2 concerne l’entretien du réseau de chaleur mais pas l’entretien des installations de la copropriété (sous-station, radiateurs,…) ; cette quote-part ne rentre donc pas dans la catégorie des « autres frais »
• R1, R2, etc. sont deux parties indissociables d’une même facture dont l’objet est la fourniture d’énergie. Nous retrouvons donc le même découpage que pour les énergies « gaz » ou « électricité », qui comportent une part fixe (appelée plus souvent abonnement) et une part variable (l’abonnement). Le syndic d’une copropriété alimentée au gaz n’extrait pas la part « abonnement » d’une facture de gaz pour la répartir aux tantièmes, ou à répartir 70% de la seule consommation de gaz en fonction des compteurs

Dans le cadre d’un réseau de chaleur, c’est donc 70% de l’ensemble de la facture (R1, R2, etc.) qu’il convient de répartir en fonction des compteurs.

Plus d’informations sur l’individualisation des frais de chauffage, et nos conseils pour bien gérer les AG : arc-copro.com/wk4v.

Réponse de l’expert :

Depuis le 1^er avril 2017, l’arrêté du 24 janvier 2017 oblige les professionnels artisans du secteur du bâtiment et de l’équipement de la maison à fournir un devis à leurs clients pour toute prestation de dépannage, de réparation et d’entretien et la liste des prestations concernées a augmenté : aux  prestations de l’arrêté de 1990 (électricité, peinture, maçonnerie, menuiserie, revêtements de murs et de sols, serrurerie…) viennent désormais s’ajouter : évacuations des eaux pluviales, nettoyage et curage des canalisations, dératisation, désinsectisation, dispositifs d’alarme et de télésurveillance,…

Il a également supprimé le seuil de 150 € TTC en dessous duquel les professionnels étaient dispensés de la rédaction d’un devis.

Un devis doit également être réalisé même pour les prestations effectuées en situation d’urgence absolue ou se limitant à faire cesser un danger manifeste pour la sécurité des personnes ou l’intégrité des locaux.

Le professionnel qui ne respecte pas l’arrêté s’expose, à la fois à des sanctions pénales (amende de 150 000 €, peine d’emprisonnement de 2 ans et interdiction d’exercer), civiles (nullité du contrat ou de la clause litigieuse) et administratives (amende de 3000 € pour les personnes physiques et de 15 000 € pour les personnes morales).

Les clients peuvent saisir le tribunal d’instance si le devis n’excède pas 10 000€ ou le tribunal de grande instance au-delà de ce montant.

Recommandations de Copropriété Services

Lorsque les conseils syndicaux et les syndics bénévoles consultent des entreprises, il convient d’exiger / vérifier que les devis mentionnent bien certaines informations :

-les  coordonnées de la société,

-les  références de ses garanties légales ;

- la date du devis ;

- la durée de validité du devis et son caractère gratuit ou payant ;

- la date et le lieu d’exécution des travaux ;

- le prix global HT et TTC ;

- les prestations et produits nécessaires à sa réalisation avec l’indication de leur prix unitaire ;

- la faculté de rétractation.

Les professionnels ayant le droit de faire payer l’établissement de leur devis s’ils se déplacent sur site ou si leur rédaction nécessite une étude approfondie, vous devez au préalable leur demander s’il s’agit d’un devis gratuit ou payant. 

Copropriété Services a négocié la gratuité des devis auprès des entreprises référencées sur COPRO-DEVIS.

Si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à contacter Copropriété Services par mail à coproservices@arc-copro.fr ou par téléphone au 01 40 30 42 82.

Réponse :

Le législateur a prévu cette période de passation en cas de vente, de succession, ou de toute autre opération constitutive du transfert de propriété d’un lot.

L’article 6 du décret du 17 mars 1967 énonce :

Tout transfert de propriété d'un lot ou d'une fraction de lot, toute constitution sur ces derniers d'un droit d'usufruit, de nue-propriété, d'usage ou d'habitation, tout transfert de l'un de ces droits est notifié, sans délai, au syndic, soit par les parties, soit par le notaire qui établit l'acte, soit par l'avocat qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution.

Cette notification comporte la désignation du lot ou de la fraction de lot intéressé ainsi que l'indication des noms, prénoms, domicile réel ou élu de l'acquéreur ou du titulaire de droit et, le cas échéant, du mandataire commun prévu à l'article 23 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965. Elle comporte également, le cas échéant, l'indication des accords prévus à l'article 26-8 de cette loi.

Cette notification doit être faite indépendamment de l'avis de mutation prévu à l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée.

Ainsi, le syndic doit bien être informé de TOUT changement affectant un lot.

Cette notification imposée par l’article 6 a pour but de rendre la mutation opposable au syndicat des copropriétaires, ce qui est important afin de savoir à qui appeler les charges relatives au(x) lot(s) concerné(s), mais aussi de permettre au syndic le suivi des copropriétaires, ce qui fait partie de ses missions.

La notification sera faite « sans délai » par le notaire qui aura rédigé l’acte de vente ;

Dans la pratique, si le notaire n’a pas procédé à cette notification, situation fréquente qui résulte souvent d’un oubli, et qu’un nouvel arrivant est installé dans l’immeuble, il est possible soit au conseil syndical soit au syndic de prendre les devants en interrogeant le nouveau venu.

Il faudra lui demander qu’il justifie de ce transfert de propriété par la production d’une attestation notariée.

Cela permettra au nouveau venu de se présenter, et au syndic d’être en capacité d’appeler les charges

Réponse

NON

Il n’est pas possible de procéder de la sorte.

En effet, il s’agit d’un emplacement privatif sur lequel une intervention exposerait le syndic et le donneur d’ordre, donc le syndicat des copropriétaires, à des poursuites pour vol, de la même manière que s’il s’agissait d’un appartement dans lequel le syndic pénétrerait sans accord de son propriétaire.

Voici donc la marche à suivre lorsque vous êtes confronté à cette situation :

• Dans un premier temps, le syndic adressera une lettre recommandée au copropriétaire en question, en lui rappelant qu’au terme du règlement de copropriété, son emplacement de parking est à usage exclusif de stationnement – il pourra joindre une copie du paragraphe concerné pour mémoire – et demandera au copropriétaire de se conformer au règlement et de débarrasser les divers objets stockés sous un délai de XXX jours ( selon les cas, 10 à 30 jours par exemple, afin de prendre en compte l’éventuelle absence ou un temps d’organisation du destinataire).

Si le copropriétaire n’obtempère pas à l’expiration du délai, il conviendra de réitérer, mais en réduisant le délai imparti ET en faisant délivrer cela par huissier, ce qui se fait aux frais du syndicat des copropriétaires, seul un juge ayant le pouvoir d’imputer des frais ou pénalités à un copropriétaire.

S’il ne s’exécute toujours pas, il faudra alors l’assigner devant le Tribunal d’Instance ( litige de moins de 10 000 euros d’enjeu ) et demander sa condamnation à enlever ce stockage sous astreinte de X euros par jour de retard.

Il faudra demander également que lui soient imputés les frais précédents d’huissier, et bien entendu les éventuels frais de procédure, rappelons qu’il n’est pas obligatoire de se faire représenter par un avocat devant le tribunal d’instance.

Hors toute considération juridique pure, il faut que le conseil tente une discussion avec le copropriétaire récalcitrant pour lui expliquer les risques de ce stockage tant pour lui (vol, dégradations), que pour la copropriété (incendie).

Le rôle de médiateur du conseil syndical trouve là un véritable exercice de style.