Brochure guide / Bon de commande
Au sein de notre copropriété, seuls quelques copropriétaires continuent à se faire adresser les convocations par recommandé postal classique, au format papier, tandis que de nombreux copropriétaires la reçoivent désormais par recommandé électronique.
Aussi, nous aurions souhaité que les frais d’envoi des recommandés « papiers » soient désormais facturés aux seuls copropriétaires concernés. Le syndic nous répond que cela n’est pas possible. Pourriez-vous nous éclairer ?
Il nous faut rappeler en préambule que depuis la loi du 9 avril 2024 dite « Habitat dégradé », les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique, sans que les copropriétaires aient à donner au préalable leur accord (article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, dans sa version actuelle), contrairement au précédent régime où il fallait nécessairement que les copropriétaires donnent leur accord. Dorénavant, le principe et l’exception ont été inversés et il revient aux copropriétaires de se manifester auprès du syndic s’ils souhaitent conserver un mode d’envoi classique, c’est-à-dire par voie postale, des notifications et mises en demeure. A cet égard, l’article 42-1 précité dispose que le syndic doit informer les copropriétaires qu’ils ont la possibilité de demander à continuer de recevoir par voie postale ces notifications et mises en demeure.
Ces précisions étant faites, il est tentant et légitime en effet de vouloir faire supporter les frais d’envoi postaux des recommandés papiers plus élevés que les frais de recommandés électroniques aux seuls copropriétaires qui ont fait le choix de vouloir conserver ce mode d’envoi.
Cela étant, d’après un arrêt de la Cour de cassation en date du 21 mai 2003, troisième chambre civile, n° 02-11.221, publié au Bulletin de la Cour de cassation, les frais d’envoi des convocations et le coût des notifications des décisions prises (concrètement, cela fait référence au procès-verbal de l’assemblée générale) font partie des charges relatives à l’administration des parties communes. Le syndic ne peut donc pas procéder à une répartition différente de celle prévue par la loi.
Par conséquent, en l’état actuel de la législation et de la jurisprudence, il n’est pas possible de faire individualiser ces frais liés aux envois postaux. Ces frais doivent être répartis en charges communes générales.
Le 4 juillet 2020 voit l’introduction du formulaire de vote par correspondances des copropriétaires à l’assemblée. Ce dispositif vise à restreindre l’absentéisme des copropriétaires et ses conséquences dommageables, à savoir le rejet de décisions pourtant primordiales pour le syndicat.
Cette nouveauté génère son lot d’idées reçues colportées par des syndics professionnels en quête de contrôle sur des points intrinsèquement essentiels à la tenue de l’assemblée (désignation du bureau de séance), et au fonctionnement ultérieur de la résidence (conseil syndical), ayant en commun le caractère nominatif de ces fonctions. Nous nous proposons de rétablir les vérités.
De nombreux cabinets évoquent une modification substantielle du droit de la copropriété liée à l’instauration du formulaire de vote par correspondance. Ils prétendent que ce document requière désormais, l’indication nominative, dans la convocation de l’assemblée, des candidats au poste de :
- président de séance et son ou ses éventuels scrutateurs ;
- conseiller syndical.
Ils fondent leur raisonnement sur le fait que le formulaire de vote par correspondance, institué par l’arrêté du 2 juillet 2020, prescrit de mentionner pour chaque question le choix du copropriétaire (pour, contre, abstention) en 1ère voire en 2nde lecture, lorsque la loi du 10 juillet 1965 le permet (art. 25-1 et 26-1). Selon ces professionnels, un copropriétaire ne peut donc pas s’y exprimer de manière anonyme.
S’il est indéniablement surprenant de voter pour des inconnus dans cette trame, cette approche n’en demeure pas moins parfaitement licite, en l’absence de disposition juridique imposant expressément le nom des postulants au bureau de séance et au conseil syndical dans la convocation. Autrement dit, ces syndics confondent le fait que ces fonctions soient personnelles, avec une obligation inexistante d’y faire figurer nominativement les candidats.
Les exigences réglementaires, énoncées par les articles 13 et 11 al. 7 du décret du 17 mars 1967, se résument à ce que la convocation (et par conséquent son annexe : le formulaire de vote par correspondance) contienne une :
- question générique (présidence, scrutateur, conseiller syndical) ;
- proposition de résolution associée à chaque interrogation.
La seule dérogation à cette règle correspond à l’élection du syndic, celle-ci émanant en principe d’une décision de l’assemblée selon une proposition de contrat jointe à la convocation, voire d’une fiche d’information tarifaire pour le candidat professionnel (art. 11 al. 4 et 29 du décret du 17 mars 1967).
Cela ne signifie aucunement que la convocation ne puisse pas comprendre nominativement un président de séance, scrutateur, conseiller syndical, mais cela :
- résulte tout d’abord d’une simple faculté ;
- implique en principe une demande d’inscription à son ordre du jour notifiée (LRAR) au syndic et réceptionnée par celui-ci avant sa diffusion de la convocation (art. 10 du décret).
En cantonnant le caractère nominatif (bureau de séance, conseil syndical) dans le formulaire de vote par correspondance, ces cabinets omettent l’essence même de l’assemblée, à savoir l’entité souveraine décisionnaire du syndicat des copropriétaires (art. 17 de la loi).
Cette qualification s’entend de l’organe au cours duquel les copropriétaires présents ou représentés proposent, discutent, puis délibèrent. Dès lors, aucune restriction préalable, à une candidature manifestée en assemblée au poste de président, scrutateur ou conseiller syndical, ne s’avère licite.
Pire, le refus injustifié de postulation en séance expose la résolution (constitution du conseil syndical), voire l’assemblée dans son intégralité [présidence, scrutateur (lorsque le règlement de copropriété l’impose)], à une contestation légitime du copropriétaire opposant ou défaillant dans le délai de deux mois suivant la notification de son procès-verbal (art. 42 de la loi).
Le syndicat encourt :
- non seulement des frais de contentieux important [honoraires d’avocat, condamnation à des dommages et intérêts, ainsi qu’à un article 700 du Code de procédure civile (contribution à tout ou partie du coût de l’avocat du copropriétaire poursuivant obtenant gain de cause)] ;
-mais également la situation fortement préjudiciable de se retrouver sans conseil syndical, du fait de l’annulation judiciaire de cette décision de l’assemblée.
Pour prévenir une telle irrégularité de l’assemblée deux précautions sont nécessaires.
La première consiste pour le conseil syndical (en exercice) à remplir pleinement son rôle de contribution à la préparation de l’assemblée aux côtés du syndic (art. 26 du décret).
La seconde repose sur la nomination d’un copropriétaire compétent à la présidence de séance, celui-ci étant garant de la régularité de l’assemblée (art. 15, 17 et 14 du décret).
Nous revoilà avec un contrat-type de syndic non conforme aux dispositions réglementaires qui prévoit des modalités d’honoraires incohérentes et surtout illégales.
Pour aujourd’hui, il s’agit du contrat du cabinet SILOGE.
Circonstance aggravante, ce cabinet met en évidence à plusieurs reprises le logo de la FNAIM, laissant penser que ce contrat a été validé par le service juridique de cette fédération.
D’ailleurs, il serait intéressant que l’on interroge le président de cette chambre professionnelle pour vérifier s’il cautionne la clause que l’on va dénoncer à travers cet abus.
Mais avant tout, rappelons une règle simple en matière de facturation d’honoraires liée à des prestations complémentaires assurées par le syndic.
Le point 7.2 du contrat-type de syndic qui figure en annexe 1 du décret du 17 mars 1967 prévoit deux et non trois modalités de rémunération des prestations complémentaires.
Il s’agit soit d’une rémunération forfaitaire convenue entre les parties, soit d’un tarif horaire qui doit être proratisé au temps passé.
En revanche le syndic ne peut pas prévoir d’autres possibilités de facturation. Il ne peut pas par exemple combiner ces deux types de facturation pour une même prestation, ni prévoir une rémunération au pourcentage ou au résultat ou bien encore un tarif différencié en fonction de l’intervenant au sein du cabinet ou de l’heure d’intervention.
Après ce rappel des règles énumérées non pas par l’ARC Nationale, mais par les dispositions réglementaires elles-mêmes, voyons à présent comment le cabinet SILOGE facture deux des prestations complémentaires prévues au contrat.
Sans plus tarder, voici la clause prévue dans le contrat SILOGE :
Que constatons-nous ?
Le syndic prévoit dans son contrat une rémunération qui est de 2,4 % du montant de l’indemnité d’assurance versée au profit du syndicat des copropriétaires ou bien de l’emprunt souscrit.
Or, comme expliqué dans le paragraphe précédent, le syndic ne peut pas prévoir un montant d’honoraires qui est défini sur la base d’un taux.
Vraisemblablement, les pouvoirs publics n’ont pas retenu cette modalité de rémunération du fait qu’elle n’est pas suffisamment précise au jour de la signature du contrat, car cela ne permet pas au syndicat des copropriétaires de déterminer la réalité des honoraires qui seront perçus par le syndic.
Mais encore, ces modalités de rémunération sont aberrantes et totalement incohérentes.
En effet, la rémunération du syndic doit être estimée par rapport à un travail réel effectué par le syndic.
Définir sa rémunération en fonction d’un taux de pourcentage ramené au montant emprunté ou à l’indemnité d’assurance versée par la compagnie n’a aucun sens.
A titre d’exemple, une indemnité d’un sinistre d’une valeur de 20 000 euros peut nécessiter une intervention soutenue du syndic due à des visites d’expertises alors qu’une indemnité d’un sinistre d’un montant de 100 000 euros peut se régler sans que le syndic n’ait besoin d’être mobilisé de manière importante.
Ce type de facturation démontre le manque de maturité des syndics qui prévoient dans leur contrat des modalités de rémunération qui n’ont aucun fondement si ce n’est celui de camoufler les honoraires qu’ils n’arrivent pas à justifier.
Voilà pourquoi il faut être vigilant et refuser systématiquement ce type de modalité de facturation qui est rappelons-le non pas seulement abusif mais bien illégal.
Nous allons interroger le président de la FNAIM pour vérifier s’il valide ce type de rémunération ou à défaut s’il compte procéder à un rappel à l’ordre de son adhérent.
Les travaux d’entretien en copropriété sont indispensables pour éviter un vieillissement prématuré du bâti ou des équipements collectifs. Cela nécessite de prendre en considération plusieurs notions qui sont tout d’abord d’ordre technique mais également juridique ou comptable afin d’éviter des erreurs qui pourraient entraîner diverses conséquences.
A travers ce guide, est expliqué comment entreprendre des travaux d’entretien et les actions parallèles à mettre en place dans l’intérêt de la copropriété.
La loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967 octroient au conseil syndical et à son président de nombreux pouvoirs pour contrôler et assister le syndic. La plupart de ces prérogatives nécessitent d’avoir une lecture jumelée entre le texte légal et réglementaire.
Ce guide s’attèle à cette tâche en faisant un focus sur le droit du conseil syndical à réclamer au syndic l’ensemble des documents de la copropriété sous peine d’application de pénalités de retard. Par ailleurs, à travers ce guide, sont présentés les différents courriers-type qui permettent au conseil syndical d’agir efficacement.
Les avis d’appels de fonds sont les seuls documents qui doivent être envoyés tout au long de l’année aux copropriétaires pour les informer des sommes dont ils sont redevables vis-à-vis du syndicat des copropriétaires. Ces avis d’appel de fonds doivent être scrupuleusement analysés compte tenu du fait qu’ils recèlent plusieurs informations notamment sur les modalités de calcul des provisions de charges ou des cotisations de fonds travaux réclamées.
A travers ce guide, est expliqué comment analyser l’intégralité des données figurant dans un avis d’appel de fonds et l’impact que cela entraîne à la suite de la régularisation des charges.
Le financement des travaux en copropriété est une question stratégique qui permet bien souvent de débloquer le vote des travaux. A travers ce guide est présenté l’ensemble des aides, subventions ou dispositifs d’emprunt que les copropriétés peuvent solliciter ainsi que nos préconisations pour les mettre en oeuvre.
Les nouvelles mesures sont également présentées : la prime « MaPrimeRenov » et le déplafonnement du livret A.
L’infrastructure électrique d’une copropriété constitue un élément majeur qu’il convient de gérer et d’entretenir avec beaucoup de vigilance afin d’assurer son bon fonctionnement et la sécurité de son usage.
La sécurité incendie en copropriété est un domaine souvent oublié par les responsables de copropriété alors que les enjeux sont importants.
D’ailleurs, ce poste est souvent source d’abus, justifiant la rédaction d’un guide qui reprend l’ensemble des dispositions légales et les points sur lesquels il faut être particulièrement vigilant.
