L’intérêt de suivre à la trace les produits de la copropriété

Bien souvent, les conseillers syndicaux et les copropriétaires considèrent que la régularisation des comptes se limite à valider les dépenses enregistrées sur l’exercice.

Il s’agit d’une double erreur car, d’une part, il s’agit de valider les factures payées ou non, autrement dit, les charges, mais pas seulement puisqu’il faut également valider les produits enregistrés, c’est-à-dire les sommes d’argent reçues ou à recevoir.

Expliquons mieux les enjeux et surtout comment procéder.

I – Des produits en affectation de charges

En face des charges de copropriété il existe des produits.

En premier lieu, on trouve les appels de fonds mais à cela s’ajoutent d’autres sources d’argent tels que les indemnités d’assurance, les loyers, les produits financiers ou encore les soldes créditeurs des copropriétaires vendeurs prescrits.

L’ensemble de ces sommes, qui peuvent représenter plusieurs milliers d’euros, doivent venir en compensation des charges afin de réduire le montant les charges nettes qui devra, en définitive, être supporté par les copropriétaires.

Ainsi, l’approbation des comptes permet de valider aussi bien les charges que les produits enregistrés afin de déterminer le solde de l’exercice qui sera alors réparti entre les copropriétaires.

Il est clair que si le syndic n’a pas enregistré les loyers, qui peuvent représenter plusieurs milliers d’euros, le montant de la régularisation sera plus important.

II – Comment suivre ?

Il n’y a pas cinquante solutions pour connaître les produits de la copropriété.

Il faut tout simplement qu’en premier lieu le conseil syndical suive la vie de la copropriété.

En effet, à partir du moment où la copropriété a subi un incendie, elle est en droit de recevoir une indemnité de la compagnie d’assurance, ce qui implique l’enregistrement d’un produit.

Même constat, si la copropriété loue sa loge ou la façade de l’immeuble pour installer des panneaux d’affichage.

Plus encore, à partir du moment où le conseil syndical a identifié des sommes émanant de copropriétaires vendeurs prescrites, il devra alors les retrouver en produits.

Ainsi, après avoir identifié ces sommes, le conseil syndical devra s’assurer qu’elles figurent bien en produits de la copropriété et non sur un compte d’attente.

Pour cela, il faudra en particulier vérifier dans le grand livre comptable ou dans les annexes 2 et 3, les comptes 7 et plus particulièrement les comptes 714 et 716. Il s’agit de comptes de produits.

A défaut, cela implique que le syndic n’a pas comptabilisé ces sommes en « produits » mais un compte « tampon » tel qu’un compte d’attente, ce qui est une erreur.