ABUS N° 4602 : Un rappel de la législation en matière de conservation des archives de la copropriété par le syndic à cause du cabinet Administration Immobilière Alliance (AIA)

Parfois, nous remarquons des abus, voire des illégalités des syndics qui disparaissent pendant un temps puis soudain, surement du fait que l’ARC n’en parle plus, se retrouvent dans les convocations d’assemblée générale.

A ce titre, nous avons eu connaissance d’une convocation d’assemblée générale élaborée par le cabinet AIA qui présente une approximation sur la gestion des archives de la copropriété, nous permettant de faire un point sur la réelle législation en vigueur et sur les nouvelles dispositions issues de l’ordonnance « Copropriété » à ce sujet.

I. Une conservation des archives de la copropriété à la charge du syndic

Pour bien comprendre l’illégalité, procédons différents que d’habitude en présentant tout d’abord la résolution que ce syndic a inscrite à l’ordre du jour :

A priori, conformément aux articles de loi évoqués, l’assemblée générale est tenue de décider de confier les archives de la copropriété à une société spécialisée.

Or, à aucun moment, la loi n’impose à l’assemblée générale de décider de transférer la gestion et la conservation des archives à une société tierce.

Bien au contraire, l’article 33 du décret du 17 mars 1967 ainsi que le contrat type réglementaire défini par le décret du 26 mars 2015 confirment que la gestion des archives est une mission du syndic qui ne peut à ces fins réclamer une rémunération supplémentaire.

La seule obligation faite au syndic est de soumettre à l’assemblée générale la possibilité de faire appel à une société d’archivage, ce qui explique que cette résolution doit être inscrite à l’ordre du jour pour que les copropriétaires se prononcent « pour » ou « contre ».

Les syndics, qui sont bien entendu intéressés par cette mesure puisqu’ils transfèrent au syndicat des copropriétaires une facture qui jusqu’alors devait être prise à leur charge, formulent la résolution de telle sorte que les copropriétaires se sentent obligés d’accepter ce transfert.

C’est donc un véritable carton rouge pour le syndic Administration Immobilière Alliance qui justifierait sa sortie de terrain de l’administration de biens.

II. Une correction du dispositif par l’ordonnance « Copropriété »

Constatant les dérives des syndics en matière de gestion des archives, notamment en contraignant habilement le syndicat des copropriétaires à voter le transfert auprès d’une société spécialisée, l’ordonnance « Copropriété » est revenue sur l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965.

En effet, l’article 15 de l’ordonnance a modifié l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 en supprimant l’obligation pour le syndic de mettre à l’ordre du jour la possibilité de confier les archives de la copropriété à une société spécialisée.

Par ce biais, le syndic ne pourra plus se cacher derrière cette obligation pour déformer l’esprit de la loi en incitant, voire en imposant à l’assemblée générale de voter ce transfert.

Entre temps, si vous trouvez cette résolution inscrite à l’ordre du jour, demandez sa suppression ou du moins précisez en assemblée générale que vous n’êtes nullement contraint d’accepter ce transfert et même affirmez qu’il est toujours au détriment de la copropriété, notamment en supportant une facture supplémentaire qui jusqu’alors était prise en charge dans les honoraires du syndic.