Attention aux hold-up des assemblées générales par le syndic

L’assemblée générale est un moment essentiel dans la vie d’une copropriété où les copropriétaires ou leurs représentants se réunissent pour prendre des décisions qui concernent l’immeuble.

Cette réunion ne doit pas être perturbée par des tiers, en l’occurrence le syndic qui influe sa vision sur les décisions à prendre, ou pire qui impose le vote des résolutions.

Essayons de repréciser le rôle du syndic à l’assemblée générale et surtout comment il essaye parfois d’avoir la mainmise sur l’assemblée générale, nécessitant une vigilance du conseil syndical qui doit être accompagnée d’un rappel à l’ordre.

I – Une absence de rôle du syndic lors de l’assemblée générale

Soyons clairs, le syndic n’a aucune mission légale lors de la tenue de l’assemblée générale.

C’est effectivement lui qui doit convoquer mais ensuite n’est pas tenu d’être présent à l’assemblée générale.

D’ailleurs, l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 lui interdit d’être président de séance pour justement éviter qu’il influe sur les débats et décisions.

Il peut être éventuellement secrétaire de séance mais dans ce cas-là il n’intervient plus en tant que syndic mais bien dans le cadre de son secrétariat devant se limiter à calculer les votes pour savoir si la résolution est adoptée pour ensuite être en mesure d’établir le procès-verbal.

L’assemblée générale peut tout à fait décider d’élire comme secrétaire de séance un copropriétaire mais la difficulté est qu’il faut que ce dernier connaisse les tantièmes des lots par clé de répartition ainsi que de disposer d’un logiciel adapté pour pouvoir ensuite procéder au calcul des voix pour déterminer si la résolution est adoptée.

A cela s’ajoute la difficulté des formulaires de vote qui sont réceptionnés par le syndic, que ce soit en format papier ou plus grave, de manière dématérialisée.

Voyons à présent comment à cause de ces verrous les syndics prennent la main sur l’assemblée générale.

II – Un verrouillage électronique

Pour prendre la main sur le déroulé de l’assemblée générale, les syndics ont conçu avec les concepteurs de logiciels plusieurs moyens.

En premier lieu on trouve les formulaires de vote par correspondance.

Bien que ces derniers doivent être remis au syndic au maximum trois jours avant la tenue de l’assemblée générale, la plupart des syndics refusent à tort de remettre au conseil syndical une copie de ces formulaires.

Ce verrou interdit au conseil syndical ni de pouvoir contrôler la conformité des formulaires de vote réceptionnés ni d’être en mesure d’avoir une tendance sur les votes exprimés. Pire, en l’absence de copie des formulaires de vote, aucun copropriétaire ne peut valablement se présenter comme secrétaire de séance.

Ainsi, grâce à ce procédé, le syndic s’impose à l’assemblée générale et même au sein du bureau en contraignant les copropriétaires à l’élire comme secrétaire.

La seconde méthode de verrouillage est de faire émarger les copropriétaires par un moyen électronique.

Par ce procédé, le syndic dispose de la feuille de présence qui devient électronique, bloquant alors toute possibilité de reprendre la main sur l’assemblée générale.

Et pour cause, en cas de conflit, le syndic sera le seul en mesure de sortir la feuille de présence et indiquer qui était présent, représenté ou absent.

Cette difficulté peut se trouver sur les questions stratégiques telle la nomination du syndic ou le vote des travaux.

Voilà pourquoi conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le conseil syndical doit demander copie des formulaires de vote dans le courant des trois jours précédant l’assemblée générale afin de vérifier les votes.

De plus, il devra imposer que l’émargement se fasse à partir d’une feuille de présence en papier, permettant d’élire tout copropriétaire à la fonction de secrétaire de séance.