Pour bien assurer le contrôle des comptes, il est important de bien distinguer les notions comptables et économiques afin de ne pas amalgamer les données.
Parmi les notions à ne pas confondre, il y a celles des « produits » par rapport aux « recettes ».
Voyons cela en détail :
I- Les produits et recettes
Le décret et l’arrêté comptables du 14 mars 2005 imposent de tenir la comptabilité de la copropriété en « engagement » imposant que dès la réception de la facture, elle doit être enregistrée indépendamment qu’elle soit payée ou non.
Selon le même principe, à partir du moment où la recette est connue, elle doit être enregistrée qu’elle soit encaissée ou non.
Ainsi, les sommes à recevoir ou reçues sont enregistrées. Il s’agit des « produits ».
L’intérêt d’enregistrer les charges et les produits est de connaître la situation comptable de la copropriété indépendamment que les factures aient été payées ou que les « produits » aient été encaissés.
Et pour cause, à partir du moment où une charge est constatée, elle doit tôt ou tard être payée et un produit enregistré doit tôt ou tard être encaissé.
II – Un jeu d’équilibre
Afin de déterminer si l’exercice comptable est déficitaire ou excédentaire, il est impératif de comparer les charges aux produits.
Si on constate plus de charges que de produits, l’exercice est déficitaire.
En revanche, si on relève plus de produits que de charges, l’exercice est alors excédentaire.
Après l’approbation des comptes, si l’exercice est excédentaire, cela entraînera « un remboursement » des sommes trop appelées sur les comptes des copropriétaires alors que si l’exercice est déficitaire, cela entraînera un appel complémentaire qui sera imputé au débit du compte des copropriétaires.
Ainsi, il revient au conseiller syndical de vérifier que l’ensemble des « produits » ont été comptabilisés et pris en compte indépendamment de leur encaissement et qu’en parallèle aucune charge abusive ou illégale n’ait été comptabilisée.
C’est à présent à vous de jouer.