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Participation à distance à une assemblée générale en cette periode de confinement : vrai/faux

En cette période complexe de confinement sanitaire, durant laquelle bon nombre d’assemblées générales annuelles devraient pourtant se dérouler, les copropriétaires s’interrogent sur l’existence et la mise en œuvre de solutions alternatives pour la tenue et leur participation à celles-ci.

Nous nous proposons de répondre à trois questions courantes des copropriétaires en la matière.

Question : une assemblée générale du syndicat peut-elle se tenir sans la présence physique de copropriétaires

Réponse : NON.

Une assemblée générale implique forcément que des personnes soient présentes, bien que leur nombre se révèle réduit.

En effet, les articles 15 et 17 du décret du 17 mars 1967 disposent que l’assemblée générale désigne :

- un président, désigné parmi les copropriétaires, destiné à veiller au bon déroulement de cette réunion, à contrôler la conformité de l’original du procès-verbal en fin de séance et la régularité de la feuille de présence ;

- un ou plusieurs scrutateurs, mais uniquement si le règlement de copropriété les impose, dans le cas contraire, cette fonction s’avère strictement facultative.

Les scrutateurs, dont la mission consiste à assister le président de séance, sont élus parmi les copropriétaires présents ou représentés ;

- le secrétaire, chargé de la rédaction de l’original du procès-verbal en fin de séance, prestation assurée par le syndic, sauf décision contraire de l’assemblée générale. Ce procès verbal doit obligatoirement être signé à la fin de la réunion.

Autrement dit, un bureau de séance, nommé au début de l’assemblée générale parmi les copropriétaires, leur mandataire ou le représentant légal du syndic, est impératif.

Question : l’intervention des copropriétaires à l’assemblée générale par visioconférence ou audioconférence peut être sollicitée à tout moment ?

Réponse : NON.

La participation des copropriétaires à l’assemblée générale par visioconférence ou audioconférence implique :

- non seulement qu’une assemblée générale antérieure ait adopté les solutions techniques selon les devis de prestataires annexés à sa convocation (art. 13-1 du décret du 17 mars 1967) ;

- de plus, que ceux qui souhaitent exercer ce droit manifeste leur décision au syndic au moins trois jours francs avant sa tenue (art. 13-2 du décret du 17 mars 1967).

Il faut donc que ce système de participation à l’assemblée générale soit validé par une assemblée précédente. Sous cette réserve, tout copropriétaire peut manifester sa volonté de suivre à distance l’assemblée générale, à condition de respecter les délais pour manifester sa volonté.

Question : tout copropriétaire peut dès à présent voter directement par correspondance les questions inscrites à l’ordre du jour et notifiées par le syndic ?

Réponse : NON.

Le vote par correspondance est un nouveau dispositif, qui vise à permettre à un copropriétaire d’exprimer directement et préalablement au syndic son vote selon l’ordre du jour et les projets de résolutions notifiés dans la convocation. 

A ce jour, ce type de vote n’est toujours pas entré en vigueur car le décret qui définit les mentions du formulaire réglementaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic n’a toujours pas été publié.

Un copropriétaire absent peut toujours donner son pouvoir à une personne pour le représenter à l’assemblée générale.

Réponse de l'expert
Action

Comment gérer en assemblée générale les votes, en cas de pluralité de proposition de contrats de syndic

Je viens de recevoir la convocation de l’assemblée générale dans laquelle est soumise à l’ordre du jour, trois de contrats de syndic concurrents.

J’ai constaté que celui du syndic en place est proposé en première position en prévoyant en deuxième lecture la passerelle de l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Celui-ci précise que si la résolution n’a pas atteint la majorité des voix du syndicat des copropriétaires, mais que le projet a recueilli au moins un tiers des voix, alors on peut directement revoter la résolution à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés.

Néanmoins, je souhaite savoir si le syndic peut procéder à cette deuxième lecture sans au préalable avoir fait voter les autres propositions de contrats de syndic à la majorité des voix du syndicat ?

Ce point est important car à la majorité des présents ou représentés, le contrat de syndic en place risque d’être validé mais pas à la majorité des voix du syndicat.

Cette question est très importante car on retrouve dans de nombreuses convocations d’assemblée générale, ce type de procédé qui n’a comme seul but pour le syndic en place d’augmenter ses chances d’être reconduit dans ses fonctions en ne laissant pas les copropriétaires s’exprimer sur les autres propositions.

Tout d’abord, je tiens à vous préciser qu’aucun texte de loi ou règlementaire oblige le président de séance à suivre l’ordre des questions inscrites à la convocation de l’assemblée générale.

Ainsi, sachant que le syndic ne peut pas être le président de séance conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, un copropriétaire ou le président du conseil syndical pourra être président de séance et intervertir les questions pour présenter en première proposition le contrat concurrent du syndic en place.

Pour répondre concrètement à votre question, peu importe comment le syndic a élaboré la convocation à l’assemblée générale, le président de séance est contraint de soumettre au vote l’ensemble des propositions à la majorité des voix du syndicat des copropriétaires et si et seulement si aucune proposition n’a obtenu la majorité requise alors dans ce cas on pourra resoumettre au vote les candidatures qui ont obtenu au moins un tiers des voix du syndicat des copropriétaires, à la majorité des voix des présents ou représentés.

Cela résulte de l’article 19 du décret du 17 mars 1967 qui précise :

« Lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché mettant en concurrence plusieurs candidats, elle ne peut procéder à un second vote à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965 qu'après avoir voté sur chacune des candidatures à la majorité de l'article 25 de la même loi. »

Autre précision, à partir du moment où une candidature a obtenu la majorité des voix du syndicat alors elle est élue, impliquant que les autres propositions n’ont pas à faire l’objet d’un vote.

Cette disposition donne donc un avantage à la première proposition soumise à l’assemblée générale.

Bon courage et n’oubliez pas que le syndic n’est qu’un prestataire et que vous êtes chez vous !

Réponse de l'expert
Action

Quelles sont les formalités que doivent accomplir les syndics sur le site du registre de l’immatriculation des copropriétés ?

Les copropriétés à usage total ou partiel d’habitation ont l'obligation d'être immatriculées au sein du registre national d'immatriculation et ce, quel que soit le nombre de lots ou le mode de gestion (professionnelle ou non-professionnelle). Les syndics de copropriétés (professionnels ou non-professionnels) avaient jusqu’au 31 décembre 2018 pour le faire.

 A présent, quelles sont les autres obligations des syndics notamment en matière de mise à jour des données de la copropriété.

Chaque année, le syndic - unique représentant légal du syndicat des copropriétaires - doit actualiser les informations détenues dans le registre, dans les deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

Toutefois, avant de procéder à cette mise à jour annuelle, il doit au préalable renouveler son mandat de syndic ou déclarer le changement de représentant légal du syndicat dans les mêmes délais.

Précisions les procédures qui doivent avoir lieu annuellement pour les mises à jour des données financières, en cas de modifications techniques et administratives particulières ou en cas de modification concernant le mandat de syndic. A chaque modification déclarée, la fiche synthétique, que l’on trouve sur le site du registre, est actualisée :

- Déclaration de renouvellement de mandat de syndic ou de changement de représentant légal                                                                

  • Déclaration de renouvellement de mandat

Pour le renouvellement du mandat de syndic, la procédure est simple.

Dans l'écran de recherche des copropriétés, il suffit au syndic de cliquer sur la roue dentée placée près du nom de la copropriété concernée.

Un menu déroulant apparaît et donne la possibilité de «Renouveler mandat» en saisissant les dates de début et de fin du nouveau mandat. La seule vigilance à avoir ici, concerne la date de fin de mandat précédent qui doit être la veille de la date de début du nouveau mandat.

Le syndic reçoit, après validation, un courriel confirmant la prise en compte de sa déclaration de renouvellement.

A noter

Il est possible de mettre à jour les données de la copropriété lorsque le mandat est  expiré mais dans un délai maximum de 60 jours après la fin du mandat de gestion. Si cela n’est pas effectué durant ce délai, le nom de la copropriété n’apparaitra plus dans l’onglet « gérer mes copropriétés » et il sera nécessaire pour le syndic de rattacher à nouveau celle-ci à son compte de télédéclarant.

  • La déclaration de changement de syndic

En cas de changement de représentant légal, c’est normalement au syndic sortant d’effectuer les démarches pour procéder à la déclaration de changement de syndic et indiquer l’identité du nouveau syndic. Il a un délai de 60 jours après expiration de son mandat pour effectuer cette déclaration. Au-delà de ce délai, le mandat est archivé et le syndic sortant n’aura plus accès à la copropriété, ce sera alors au nouveau syndic de procéder à cette déclaration.

Pour procéder à la déclaration de changement de syndic, dans l'écran de recherche des copropriétés, il suffit au syndic sortant de cliquer sur la roue dentée placée près du nom de la copropriété concernée. Un menu déroulant apparaît et donne la possibilité de déclarer le « changement de représentant légal ».

Il faut ensuite procéder à la saisie des informations de changement de syndic en précisant l’adresse mail du successeur s’il s’agit d’un syndic non-professionnel, et en complément le numéro de Siret s’il s’agit d’un syndic professionnel.

Le nouveau représentant légal reçoit ensuite par courriel :

  • s'il est déjà inscrit au Registre : une invitation à confirmer le rattachement ainsi effectué ;
  • s'il n'est pas encore inscrit au registre : une invitation à s'inscrire au registre.

A noter

En tant que représentant légal sortant, le syndic recevra le cas échéant un courriel lui rappelant l'obligation de saisir les données relatives à la copropriété pour son dernier exercice de représentation. Il a un délai de 2 mois suite à l’approbation des comptes pour l’effectuer.

Du côté du syndic entrant et avant de pouvoir procéder à la procédure de rattachement d’une copropriété, il devra s’identifier en tant que « télédéclarant » s’il ne l’a jamais effectué. Pour créer le compte, le syndic doit fournir des éléments d’identification sur la base desquels, l’ANAH créera un compte au nom du syndic qui est activé, grâce à un code envoyé à son adresse et à un mot de passe personnalisé.

Ensuite, pour se rattacher à la copropriété, il doit tout simplement indiquer le numéro d’immatriculation de la copropriété (transmis par le syndic sortant ou disponible dans l’annuaire des copropriétés).

Le syndic précise alors la date de début et de fin de son mandat comme indiqué dans le procès-verbal de l’assemblée et fournir une pièce justificative : soit son contrat de syndic, soit le procès-verbal de l’assemblée générale l’ayant désigné (en format PDF).

Après validation, le syndic reçoit immédiatement un courriel l’informant de la réussite de la demande de rattachement.

A noter

Dans le cas où le syndic sortant n’aurait pas effectué dans les délais la déclaration de changement de syndic, le nouveau syndic pourra procéder de lui-même à la procédure de rattachement de la copropriété avec son compte de télédéclarant.

- Mise à jour annuelle des données

Conformément à l’article R711 du Code de la construction et de l’habitation : « Le syndic ou l'administrateur provisoire procède à la déclaration annuelle des informations mentionnées au II de l'article R. 711- 9 dans un délai de deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les compte de l'exercice clos ont été approuvés. Les autres informations mentionnées à l'article R. 711-9 sont actualisées par le représentant légal en exercice, au moment de la déclaration annuelle des informations financières, si leur contenu change. ».

Le syndic doit donc actualiser les informations détenues dans le registre et ceci, dans les deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés. Par exemple, si l’assemblée générale approuvant les comptes arrêtés au 31/12/2019 se tient le 1er juin 2020, le syndic aura jusqu’au 1er août 2020 pour effectuer cette mise à jour qui actualisera également la fiche synthétique directement éditable du site.

Afin de procéder à la mise à jour annuelle des données, il faut cliquer sur la liste déroulante « Mes copropriétés » et sélectionner l’onglet « Gérer mes copropriétés ».

Sur la page « Gestion des copropriétés », un tableau indique le nom de la copropriété. En sélectionnant la roue dentée qui permet d’avoir accès à une liste déroulante, le syndic peut procéder à la « Mise à jour annuelle ». Il accède alors à l’interface composé de 5 onglets qui permet de saisir toutes les modifications nécessaires notamment celles concernant les données financières. Si d'autres informations changent concernant l’identification de la copropriété (modifications de lots, vente de parties communes, etc.), la mise en place de procédures administratives (arrêté de péril par exemple) ou de données techniques (réalisation du DTG), elles doivent également être mises à jour à cette occasion.

Une attestation de mise à jour accompagnée de la fiche récapitulative des données déclarées sont rapidement envoyées par mail au syndic.

La solution de l’ARC pour l’immatriculation initiale et les mises à jour annuelles

Vous ne souhaitez pas effectuer cette mise à jour seul ou vous n’y arrivez pas ?

L’ARC reste au service de ses adhérents et propose ainsi depuis juillet 2018 un nouveau service d’assistance à l’immatriculation et à la mise à jour des données.

L’immatriculation initiale est au coût de 50 euros et la mise à jour de 30 euros.

En cas de difficultés, n’hésitez pas à faire appel à nos services (01.40.30.42.82. ou par mail à contact@copropriete-services.com).

Bon d’inscription disponible ici : https://arc-copro.fr/sites/default/files/pieces-jointes/2019/12/AssistanceImmatriculation.pdf

Et dans cette période particulière et si vous avez un peu de temps, n’hésitez pas à visionner  notre vidéo sur le sujet disponible ici

https://arc-copro.fr/documentation/en-quoi-consiste-la-mise-jour-des-donnees-de-limmatriculation-emission-video

Réponse de l'expert
Action

Quelle est la valeur des majorités indiquées dans l’ordre du jour de la convocation ?

Question :

Je viens de recevoir la convocation à l’assemblée générale annuelle et je me suis aperçu que le syndic s’est trompé de majorité à une question inscrite à l’ordre du jour. En effet, il fait voter une autorisation de travaux affectant les parties communes à la majorité de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965.

Peut-on modifier la majorité de vote indiquée lors de l’assemblée générale sans encourir de nullité ?

Réponse :

La loi précise à l’article 13 du décret du 17 mars 1967 : « L'assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l'ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles 9 à 11-I »  

L’ordre du jour doit donc contenir des questions, les projets de résolutions afférents et un certain nombre de documents obligatoires.

Il y a un grand absent dans ces textes : les majorités de vote.

Il faut donc aller chercher une réponse ministérielle n°30070 JOAN du 11/12/1995 qui expose « qu’aucune disposition n’interdit de faire figurer dans la convocation aux assemblée générales la règle de majorité applicable pour chaque résolution qui sera soumise au vote ».

A contrario, aucun texte ne prescrit d’indiquer les majorités de vote. Il y a une certaine liberté en ce domaine.

La jurisprudence va même plus loin, la nullité d’une résolution n’est pas encourue lorsque la majorité indiquée dans la convocation n’est pas la bonne mais que le vote est acquis en application de la majorité légale (CA Orléans, 23 janvier 2012, n°10/03575).

Il ressort donc de tout cela que les copropriétaires ne sont pas liés par les majorités indiquées par le syndic dans la convocation.

Lors de l’assemblée générale, le président de séance doit veiller à ce que le syndicat vote sur toutes les questions inscrites à l'ordre du jour, il doit indiquer si la résolution est adoptée ou non et a quelle majorité.

C’est donc le président de séance qui naturellement a le pouvoir de modifier les majorités indiquées dans la convocation.

Dans votre cas, la majorité légale pour des travaux affectant les parties communes est la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965.

Lors de votre assemblée générale, il suffira donc que le président de séance corrige la majorité, en expliquant aux copropriétaires l’erreur qui a été faite.

La résolution ne risquera alors pas la nullité en justice pour erreur sur la majorité de vote.

Réponse de l'expert
Action

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Mon épouse est membre du conseil syndical, puis-je la remplacer si elle ne peut pas assister aux réunions ?

Mon épouse est membre du conseil syndical mais en raison de ses obligations professionnelles, elle ne peut pas assister à toutes les réunions du conseil syndical. Etant son époux, puis-je la remplacer si elle ne peut pas assister aux réunions ?

 

 

Si le remplacement d’un membre du conseil syndical est autorisé, il est toutefois très encadré et répond à des critères déterminés.

En effet, conformément à l’article 25 du décret du 17 mars 1967 :

- les membres suppléants doivent être désignés par l’assemblée générale selon la même majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965 avec la possibilité d’une passerelle, article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965 : si la désignation emporte un tiers des voix, il peut être procéder immédiatement à un second vote à la majorité des copropriétaires présents ou représentés).

-les membres titulaires doivent cesser définitivement leur fonction de membre du conseil syndical

- le remplacement se fait par ordre d’élection s’il y a plusieurs suppléants.

Autrement dit, votre qualité d’époux d’un membre titulaire du conseil syndical ne permet pas à elle seule de vous permettre de remplacer votre femme aux réunions.

En effet, si l’assemblée générale a un pouvoir souverain pour désigner les membres du conseil syndical, cela signifie que seule la désignation des membres (titulaires ou suppléants) émanant de l’ensemble des copropriétaires est valable.

Dès lors, on ne peut donc contourner l’assemblée générale pour devenir suppléant, même si sa femme est membre du conseil syndical. C’est une désignation personnelle.

Ainsi, la seule possibilité pour remplacer votre femme au conseil syndical, serait que l’assemblée générale décide d’élire des membres suppléants au conseil syndical.

Puis d’être élu par l’assemblée générale, ensuite que votre femme cesse son mandat de conseiller syndical.

Enfin que vous soyez le premier en cas de pluralité de suppléants pour la remplacer.

Il n’y a donc pas de qualité « d’adjoint » accordé à un copropriétaire qui viendrait suppléer en cas de besoin ponctuel, un conseiller syndical.

Néanmoins, une autre alternative s’offre à vous, qui n’est ni prévu par la loi, ni par le décret mais qui émane de la pratique : il s’agit de représenter votre femme au conseil syndical.

Pour cela, il faut dans un premier temps vérifier que votre règlement de copropriété, le règlement du conseil syndical (s’il en est doté d’un) et les délibérations des assemblées générales antérieures n’ont pas voté l’interdiction d’une représentation d’un membre du conseil syndical.

Ensuite, il faut savoir qu’une représentation permanente ne sera pas valable. En effet, cela équivaudrait à détourner le choix de l’assemblée des copropriétaires pour l’élection du conseiller syndical. Or, comme nous l’avons indiqué précédemment, l’assemblée générale est souveraine dans le choix des membres du conseil syndical.

N’oubliez pas que vous représenterez votre femme, vous agirez donc en lieu et place de votre femme, vous devrez donc vous conformer à ses instructions éventuelles.

Enfin, rappelons que la désignation des membres suppléants au conseil syndical est fortement recommandée, car si un quart des sièges du conseil syndical est vacant, il ne pourra plus assurer sa mission d’assistance et de contrôle de gestion du syndic, conformément à l’article 25 du décret du 17 mars 1967.

Réponse de l'expert
Action

En tant que fils/fille d’un.e copropriétaire, puis-je proposer en assemblée générale ma candidature en tant que membre du conseil syndical ?

QUESTION : En tant que fils/fille d’un.e copropriétaire, puis-je proposer en assemblée générale ma candidature en tant que membre du conseil syndical ?

REPONSE : L’ordonnance copropriété n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 a modifié la loi du 10 juillet 1965 en étendant les possibilités de candidature à la fonction de conseiller syndical.

En effet, l’article 20 de « l’ordonnance copropriété » qui a modifié l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, donne la possibilité à un.e ascendant.e ou descendant.e d’un ou d’une copropriétaire de candidater à la fonction de conseiller syndical.

Ainsi, même si l’ascendant.e ou le/la descendant.e n’est pas titulaire d’un droit de propriété d’un lot au sein de l’immeuble, il/elle peut malgré tout accéder à la fonction de conseiller syndical.

Néanmoins, l’ordonnance ne précise pas le degré d’ascendance. Vraisemblablement il se limite au premier degré.

Par conséquent, vous qui êtes fille ou fils de copropriétaire pouvez proposer votre candidature au cours de l’assemblée générale.

En revanche, à moins que vous ayez un pouvoir, vous ne pouvez pas être présent à l’assemblée générale. En effet, seuls les copropriétaires ou leur représentant peuvent assister à l’assemblée générale.

Ainsi, il reviendra à l’un de vos parents copropriétaires de proposer votre candidature lorsqu’il sera question d’élire les membres du conseil syndical.

Rappelons tout de même que cette fonction a pour but de défendre les intérêts de la copropriété et non ceux d’un copropriétaire, notamment vos parents.

Votre mission sera de contrôler et d’assister le syndic dans sa gestion de la copropriété.

Lors de l’assemblée générale, il est donc conseillé d’expliquer les raisons de votre candidature soit par l’intermédiaire de vos parents, soit si vous êtes présent à l’assemblée générale (compte tenu du fait que vous êtes détenteur d’un pouvoir), directement devant les copropriétaires présents ou représentés.

Réponse de l'expert
Action

Comment faire appliquer les pénalités en cas de retard par le syndic à remettre les documents réclamés par le conseil syndical

QUESTION

En tant que président du conseil syndical j’ai demandé depuis trois mois à mon syndic la copie du grand livre comptable de la copropriété.

Malgré ses obligations il se refuse toujours à me la transmettre au motif que les documents ne sont pas encore finalisés.

Je lui ai indiqué que des pénalités de retard lui seront imputées conformément aux nouvelles dispositions légales.

En cas de refus de prendre en charge les pénalités comment puis-je le contraindre à les payer ?

REPONSE

Effectivement, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par l’ordonnance copropriété du 30 octobre 2019 prévoit des pénalités d’un montant de quinze euros par jour en cas de retard à la remise des documents demandés par le conseil syndical.

Ces pénalités courent à compter d’un mois du jour de la demande.

Pour justifier du décompte, il est préconisé de réclamer les documents par courrier en recommandé avec accusé de réception permettant de déterminer sans équivoque la date de la demande.

En fin d’exercice, les pénalités devront être calculées afin de les comptabiliser comme un produit qui viendra en compensation des charges.

A défaut de règlement des pénalités par le syndic, le même article 21 précise que le président du conseil syndical peut engager une action judiciaire à l’encontre du syndic pour demander au président du tribunal judiciaire statuant, selon la procédure accélérée au fond, sa condamnation au paiement des pénalités.

Il s’agit d’une prérogative propre au président du conseil syndical ne nécessitant aucune autorisation de l’assemblée générale.

L’article 57 du décret du 17 mars 1967 précise que le président du conseil syndical devra envoyer au syndic un état prévisionnel des frais judiciaires qui seront engagés pour entamer la procédure.

Les frais seront avancés par le syndicat des copropriétaires et payés par le syndic en tant que mandataire.

Rappelons que la procédure accélérée au fond ne nécessite pas forcément d’être assisté par un avocat.

Par ailleurs, si le montant de la condamnation est inférieur à cinq mille euros la décision n’est pas susceptible d’appel.

L’ARC reste à votre disposition pour vous assister sur l’ensemble de la démarche afin que vous récupériez les documents réclamés et le paiement des pénalités de retard.

Réponse de l'expert
Action

Mise en concurrence des contrats de syndic en cas de gestion de la copropriété par un syndic non professionnel

Question :

Notre copropriété est gérée par un syndic non professionnel depuis plus de cinq ans. Nous sommes satisfaits de sa gestion d’autant plus que les syndics professionnels précédents n’étaient pas réactifs. En tant que président du conseil syndical un copropriétaire m’a indiqué que je suis contraint par la loi de mettre en concurrence les contrats de syndic.

Suis-je réellement concerné par cette obligation ?

Réponse :

L’article 21 du 10 juillet 1965 modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019 impose au conseil syndical de réaliser une mise en concurrence des contrats de syndic en vue de l’information de l’assemblée générale à se prononcer sur la désignation d’un syndic.

Or, cette obligation ne s’applique que s’il est question de la désignation d’un syndic professionnel.

En effet, le troisième alinéa de l’article 21 précise bien qu’il s’agit « d’une assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic professionnel. »

A contrario, lorsqu’il s’agit de la désignation d’un syndic non professionnel (ou bénévole) le conseil syndical n’est pas tenu par l’obligation de mise en concurrence.

Ceci étant dit, le conseil syndical, ses membres ou un ou plusieurs copropriétaires restent tout à fait libres de proposer à l’ordre du jour un contrat de syndic concurrent.

D’ailleurs, de manière plus générale l’article 10 du décret du 17 mars 1967 précise qu’« à tout moment un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical peuvent notifier au syndic la/les questions dont il demande qu’elle soit inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale ».

Je profite de votre interrogation pour vous alerter sur le fait que de nouvelles sociétés ou start-up se sont développées en se présentant comme des syndics alors que dans les faits il s’agit de prestataires qui proposent des solutions d’assistance de gestion après que la copropriété ait désigné un syndic non professionnel.

En tant que président du conseil syndical vous avez intérêt à étudier les offres de contrats (de syndic ou de prestataire) proposées par les copropriétaires afin de bien comprendre les enjeux et surtout les risques pour la copropriété.

Nous relevons actuellement beaucoup de conseillers syndicaux déçus par ces prestataires « low cost » qui s’engagent à substituer le syndic dans ses fonctions en contrepartie d’un coût aguicheur de dix euros par lot et par mois.

Après quelques mois de gestion le résultat est plutôt décevant.

 

Réponse de l'expert
Action

Le syndic peut-il imposer à l’ensemble des copropriétaires la dématérialisation de leurs documents ?

Question :

Lors de l’assemblée générale, notre syndic professionnel nous a informés que les nouvelles dispositions légales et règlementaires (ordonnance 30 octobre 2019 et le décret du 2 juillet 2020) imposent que l’ensemble des documents à destination des copropriétaires (appels de fonds, convocation d’assemblée générale, mise en demeure…) soient dématérialisés.

Cela est-il exact sachant que la plupart des copropriétaires souhaitent recevoir leurs documents sous format papier pour les analyser et surtout les conserver?
 

Réponse :

En préliminaire, je tiens à vous préciser qu’à la suite de l’entrée en vigueur du contrat type de syndic qui a précisé que les frais de photocopies étaient inclus dans le forfait de base, les syndics ont augmenté leurs honoraires d’en moyenne 20%.

Il serait donc logique qu’à partir du moment où la copropriété évolue vers une solution dématérialisée le syndic régularise ses honoraires en fonction de la réduction des photocopies qu’il génère.

Or, il n’est pas question pour les syndics de réduire leurs honoraires, mais plutôt d’inciter voire d’imposer aux copropriétaires la réception des documents en numérique non pas pour une cause écologique, mais économique.

Autrement dit, en maintenant leurs honoraires tout en baissant la production de photocopies, cela leur permet en définitive de dégager une nouvelle marge financière.

Après avoir précisé la stratégie commerciale des syndics, abordons le fond de votre question.

Que ce soit l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui introduit la notification électronique ou bien l’article 35-2 du décret du 17 mars 1967 qui prévoit l’envoi des appels de fonds par message électronique, il est nécessaire qu’au préalable le syndic obtienne un consentement exprès du copropriétaire.

Autrement dit, aucun document qui nécessite un envoi ne peut se faire de manière dématérialisée sans autorisation expresse est préalable du copropriétaire.

Par conséquent, ni le syndic, ni même l’assemblée générale ne peuvent imposer l’envoi des documents dématérialisés sans autorisation de chacun des copropriétaires.

Vous mettez en évidence un nouveau cas d’abus caractérisés de syndic qui par tout moyen (usage de faux textes de loi, pratiques trompeuses) essayent d’imposer l’envoi électronique des documents.

Afin de verrouiller ce dispositif, les pouvoirs publics ont même prévu à l’article 64-3 du décret du 17 mars 1967 la possibilité pour le copropriétaire de discerner le consentement de l’envoi électronique soit à la seule mise en demeure ou à la convocation d’assemblée générale.

De même l’article 64-1 du décret du 17 mars 1967 ouvre la possibilité à un copropriétaire de décider que les pièces jointes à la convocation d’assemblée générale soient déposées sur son espace en ligne sécurisé. Néanmoins, là aussi l’accord exprès du copropriétaire est obligatoire.

Pour compléter la réponse, il faut rappeler que lorsque le copropriétaire décide de recevoir les documents par voie électronique les économies de frais d’affranchissement réalisées ne sont pas intégralement impactées sur lui, mais réparties sur l’ensemble de la copropriété.

De plus, si le copropriétaire souhaite étudier et conserver les documents sous format papier, il devra les imprimer par ses propres moyens impliquant un usage de papier et surtout d’encre qui en définitive pourra lui coûter plus cher que les économies qu’il a réalisé au profit de la copropriété.

À méditer…

Réponse de l'expert
Action

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Est-il obligatoire de réaliser un diagnostic de la présence de plomb dans l’eau ?

De nombreux responsables de copropriété nous sollicitent pour connaître les obligations en matière de recherche de la présence de plomb dans l’eau du fait de ses conséquences sur la santé des résidents.
 

Question 1 : Quelles sont les copropriétés qui peuvent être concernées par la présence de plomb dans l’eau ?

Les copropriétés concernées sont celles qui sont équipées de canalisations en plomb, ce qui concerne plus particulièrement les bâtiments édifiés avant 1950, car ce métal était très utilisé dans la construction des canalisations d’eau potable.

La limite de qualité pour la teneur en plomb dans l’eau destinée à la consommation humaine a été abaissée de 25 microgrammes par litre à 10 microgrammes par litre le 25 décembre 2013.

Les prélèvements doivent être réalisés en journée, durant les heures habituelles d’utilisation des robinets normalement utilisés pour la consommation humaine (robinet de cuisine ou de salle de bain, douche …).

La teneur en plomb est renforcée si l’eau séjourne trop longtemps dans les conduits ou si la température de l’eau est trop élevée.

Question 2 : Quelles sont les conséquences sur la santé des personnes de la présence de plomb dans l’eau ?

En cas d’ingestion d’eau fortement polluée par du plomb, les enfants de moins de 6 ans peuvent attraper le saturnisme qui est une intoxication aigüe ou chronique au plomb attaquant le système nerveux. Les personnes âgées et les femmes enceintes peuvent également être affectées de plombémie.

Lors de la vente ou de la location d’un logement, il n’y a pas d’obligation d’établir un diagnostic, mais il est fortement recommandé d’y procéder, en particulier si des enfants doivent occuper le logement. La distribution impropre est une infraction et le propriétaire bailleur, par exemple encourt, des sanctions si la teneur en plomb dans l’eau n’est pas conforme à la réglementation.

Question 3 : Les recommandations de l’ARC

Pour les copropriétés comportant encore des canalisations en plomb, l’ARC recommande de réaliser périodiquement (tous les 5 ans) un diagnostic d’évolution du taux de présence du plomb dans l’eau. Si ce diagnostic révèle une présence supérieure au seuil de 10 microgrammes par litre, il est conseillé de faire une contre-expertise pour s’assurer que les prélèvements ont été correctement réalisés dans plusieurs logements répartis sur les différents niveaux de l’immeuble.

Si le taux élevé de plomb dans l’eau est confirmé, la copropriété doit étudier dans un premier temps les solutions de traitement calcocarbonique de l’eau permettant en particulier de réduire son agressivité vis-à-vis des canalisations provoquant la dissolution de plomb dans l’eau.

Si cette première démarche n’est pas suffisante, la copropriété doit engager des études de remplacement des canalisations de distribution d’eau à l’intérieur de la copropriété, à la fois dans les parties communes et les parties privatives. La décision d’engager les travaux se vote aux articles 25 et 25-1. Il est fortement recommandé de procéder au remplacement en même temps des canalisations des parties communes et privatives afin d’éviter des phénomènes d’électrolyse.

Contrairement aux réseaux publics, le remplacement des canalisations en plomb n’est pas obligatoire dans les parties communes ou privatives des copropriétés, mais c’est la seule solution qui permette de garantir en permanence l’absence de plomb dans l’eau du robinet et donc de préserver la santé des résidents.

Toute demande d’assistance peut être sollicitée en envoyant un mail à coproservices@arc-copro.fr ou en téléphonant au secrétariat de Copropriété >Services au 01 40 30 42 82.

Réponse de l'expert
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