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Il y a trois cas principaux :

1. Le gardien est parti à la retraite récemment et n’est pas remplacé.
2. La fonction a disparu de fait depuis des années et la loge n’existe plus en tant que telle. IL faudra passer d’une suppression de fait à une suppression juridique.
3. De petites ou moyennes copropriétés ont un gardien dont l’emploi est surdimensionné par rapport à la taille de la copropriété ce qui représente un coût important 30, 40 voire 50% du budget prévisionnel et qui dans le même temps doivent faire face à des travaux de conservation de l’immeuble ou de rénovation énergétiques notamment pour les  copropriétés des années 60 et 70.

Quelles sont les conditions nécessaires à la suppression du poste de gardien ? Quelles questions doit-on se poser au préalable pour assurer une bonne transition vers d’autres moyens de substitution ? 

Cette suppression doit être obligatoirement votée en assemblée générale.

Il faut donc que les copropriétaires soient informés.

En conséquence, le conseil syndical doit travailler cette question en amont. Cette question doit faire d’objet d’une analyse en 5 points :

1. L’évolution des besoins de la copropriété à court et moyen terme pour 2 points

a. Entretien des parties communes de la copropriété, nettoyage des espaces libres, des espaces verts, gestion des ordures ménagères en fonction du passage des services de collectes

La surveillance de l’immeuble, le service courrier

b. Concernant les travaux de conservation et de rénovation énergétique à entreprendre, d’amélioration de mise en place de nouvelles technologies

2. Etude du poste de gardien à travers les documents existants : règlement de copropriété, contrats de travail et grille des UV, unités de valeur, et avenants et le coût de ce poste dans le cadre du budget prévisionnel

3. Les solutions alternatives, comme le recrutement d’un employé d’immeuble à temps partiel ou à une société de prestation de service extérieur

4. La maîtrise de charges de copropriété pour permettre le paiement des charges courantes et les travaux à faire

5. Analyse du règlement de copropriété ; si les tâches sont définies, il faudra prévoir des moyens de substitution pour ne pas modifier les conditions de jouissance des parties privatives ce qui entraîneraient la nécessité d’un vote à l’unanimité.

Et ensuite, en pratique, comment cela se passe-t-il ? 

Il est nécessaire d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale la question de la suppression du poste de gardien avec joint à la convocation l’étude faite par le conseil syndical. Le Vote s’effectue à la majorité de l’article 26 de la loi.

Lors de cette même assemblée générale, il faudra également prévoir la question d’aliénation du logement de fonction qui se votera également à la majorité de l’article 26. Il y aura alors trois possibilités :

• vente ;
• mise en location ;
• changement d’affectation.

En résumé, lorsqu’un syndicat de copropriétaires envisagent la suppression du poste du gardien il est nécessaire de :

• bien vérifier ce que prévoit le règlement de copropriété et si il prévoit certaines tâches précises difficilement modifiables ;
• débattre en amont de l’assemblée générale des conséquences de la suppression de ce poste sans oublier le devenir de la loge appartenant au syndicat ;
• voter en assemblée générale la suppression effective du poste, la vente, la location ou le changement d’affectation de la loge.

Recommandations de l’ARC :

Avant de décider de la suppression de ce poste, il est essentiel de :

• Plusieurs mois en amont, il faut faire une étude des besoins actuels de la copropriété qui ont pu évoluer depuis sa mise en place.
• Réfléchir à l’adaptation des tâches liées à ce poste (nettoyage des parties communes, sorties des poubelles, etc.) une fois le poste supprimé.
• Prendre conseil auprès d’un juriste de l’ARC spécialisé qui sera vous accompagner dans toutes ces démarches en toute sécurité. 

Merci Mme WAKIN et si vous souhaitez allez plus loin n’hésitez pas à vous procurer le guide de l’ARC : « Gardiens et employés d’immeubles : exécution et rupture du contrat de travail »

Rubrique dédiée aux adhérents :

Vous êtes adhérent, ce sujet vous intéresse particulièrement, n’hésitez pas à consulter ces différents articles qui sauront au mieux vous éclairer et vous conseiller plus spécifiquement :

Suppression du poste de gardien et aliénation (vente) du logement affecté au gardien lorsqu’il appartient au syndicat

https://arc-copro.fr/documentation/suppression-du-poste-de-gardien-et-alienation-vente-du-logement-affecte-au-gardien

Comment anticiper le départ en retraite du gardien d’immeuble ?

https://arc-copro.fr/documentation/comment-anticiper-le-depart-en-retraite-du-gardien-dimmeuble

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Actuellement, les copropriétés consommant plus de 150 MWh de gaz par an pour leur chauffage collectif sont obligées de souscrire une offre de marché auprès d’un des fournisseurs de gaz naturel et ne peuvent donc avoir accès aux tarifs réglementés administrés par la Commission de Régulation de l’Energie.

Il en est de même pour les copropriétés disposant de compteurs électriques d’une puissance supérieure à 36 kVA.

A partir de 2023, dans le cadre de la loi Energie et Climat du 08 novembre 2019, les tarifs réglementés de gaz seront supprimés.

Toutes les copropriétés et tous les copropriétaires (à titre individuel) devront disposer d’une offre de marché, dans le cadre d’un contrat privé, et ne pourront plus bénéficier de tarifs réglementés.

Est-il possible de négocier le prix du gaz et de l’électricité en copropriété ?

Pour les copropriétés, il est possible de consulter plusieurs fournisseurs de gaz en procédant à un appel d’offres.

Pour ce faire, nous avons mis en place les sites COPRO-GAZ et COPRO-ELEC permettant de mettre en concurrence une dizaine de fournisseurs.

Cela a permis notamment aux copropriétés utilisant ce service de réduire de 15 à 20 % leur facture de gaz et d’environ de 10% celle de l’électricité (dans le cadre de la dérèglementation des tarifs mise en œuvre en 2014 pour le gaz et 2015 pour l’électricité). Lorsque l’on sait que le poste chauffage gaz ou électricité représente à peu près un tiers des charges de copropriété, ce sont donc des montants d’économies très importants.

Comment mettre en concurrence un contrat de gaz ou d’électricité à son arrivée à échéance ?

Les contrats sont à durée déterminée (1 à 3 ans).

A l’échéance du contrat, il est possible de le renégocier. Il faut alors faire une mise en concurrence.

Effectivement, les tarifs évoluent, en particulier les tarifs de gaz où l’on peut avoir des tarifs à la hausse ou à la baisse en fonction de la conjoncture internationale. Par exemple, des soucis du côté des fournisseurs de gaz (de Russie ou d’Ukraine par exemple)  peuvent faire enflammer les prix.

Il est donc très important de procéder à une mise en concurrence même lorsqu’il y a un renouvellement de contrat à effectuer.

Aujourd’hui, les représentants de copropriétés, conseils syndicaux ou syndics non professionnels, ont donc deux options :

• soit mettre en concurrence plusieurs fournisseurs via les plateformes d’appels d’offres COPRO-GAZ et COPRO-ELEC. Dans ce cas, c’est la copropriété qui gère l’appel d’offres et qui sélectionne le fournisseur le mieux-disant ;
• soit faire appel à notre partenaire PLACE DES ENERGIES spécialisé dans les achats groupés. Dans ce cas, c’est le partenaire qui gère directement la consultation des fournisseurs et qui propose au final le mieux-disant à la copropriété qui en a fait la demande.

En résumé :

• Pour les copropriétés devant souscrire à une offre du marché, il est possible de consulter plusieurs fournisseurs de gaz en procédant à un appel d’offres ;
• Elles peuvent soit directement mettre en concurrence les fournisseurs, soit faire appel à un spécialiste des achats groupés.

Recommandations de l’ARC :

• Procéder à une mise en concurrence des contrats de fourniture de gaz et d’électricité lors de leur mise en œuvre ou de leur renouvellement ;
• Vérifier que les offres prennent en compte toutes les composantes de la facturation (taxes, CTA, stockage, CEE) ;
• Choisir l’offre la moins disante du fait que la distribution du gaz naturel est assurée par un seul opérateur (GRDF)

Si vous souhaitez en savoir plus, n’oubliez pas le guide de l’ARC :

« Le guide de l’assistance technique des Responsables de Copropriété » ou contactez directement Copropriété-Services au 01.40.30.42.82.

Vous pouvez également avoir accès aux sites COPRO-GAZ et COPRO-ELEC en vous rendant sur le portail de l’adhérent : https://www.leportaildeladherent.fr/

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Dans le cadre du forfait de base, on constate régulièrement que les syndics suppriment, rajoutent ou occultent le contrat type.

1. Beaucoup usent d’une stratégie qui est de supprimer ou de rajouter certains termes pouvant paraître anodins pour un néophyte mais qui en définitive modifient les obligations du syndic.

Par exemple, lorsqu’il est spécifié la durée des visites de l’immeuble par le syndic. En enlevant simplement le terme « minimum », cela permet au syndic de facturer toute heure supplémentaire à la durée prévue au contrat. 

2. Les syndics jouent également sur des variables qui ne sont pas toujours prévues au contrat ou ne correspondent pas aux besoins de la copropriété. Ceci leur permet de  facturer des vacations supplémentaires.

En l’occurrence, le conseil syndical doit bien contrôler :

• le nombre de visites que doit assurer le syndic au sein de l’immeuble :

• qui ne doit pas être sous-dimensionné ou surévalué par rapport aux besoins réels de la copropriété ; 
• qui doivent se faire en présence de l’un des membres du conseil syndical, en particulier du président, avec rédaction d’un rapport pour éviter la comptabilisation de fausses visites.

• le nombre de réunions du conseil syndical qui doivent être effectuées à des heures compatibles avec les disponibilités des conseillers syndicaux ;
• que l’assemblée générale soit prévue pendant les heures habituelles.

Au final le forfait est souvent dépourvu de contenu et/ou ne correspond pas à la taille de la copropriété.

3. Les honoraires de base doivent diminuer d’un certain montant si l’assemblée générale décidait (ce que nous déconseillons) de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée ou dispensait le syndic de la mise à disposition d’un extranet.

Le conseil syndical doit réclamer la suppression de tout indice de révision sachant que ce n’est en aucun cas une obligation.

Et en matière de prestations complémentaires ou privatives, quels sont les abus les plus souvent constatés ? 

Le contrat type (art 7.2.2 à 9.3) définit de manière exhaustive des prestations supplémentaires ou complémentaires  le syndic peut facturer. Il laisse cependant au syndic la liberté de définir les modalités de tarification.

Dans ce cadre, les syndics essaient d’imposer des modalités de facturation difficilement contrôlables comme des vacations au temps passé. De cette manière, ils ont la possibilité de surfacturer une prestation difficilement contrôlable. Il est donc préférable de prévoir pour chaque prestation un tarif à la vacation plutôt qu’au temps passé.

Les prestations privatives qui sont à la charges des seuls copropriétaires concernés  doivent aussi être vérifiées pour éviter tout abus et qu’elles n’incombent en définitive au syndicat.

1/ En matière de recouvrement des charges, il est toujours constaté une multiplicité d’actes privatifs de recouvrement à l’égard des copropriétaires débiteurs au coût de surcroit prohibitif:

• des lettres de relance simple facturées alors qu’elles doivent être comprises dans le forfait de base ;
• des relances de mise en demeure injustifiées, trop rapprochées ou surfacturées ;
• la facturation des frais d’huissier et d’avocat aux copropriétaires alors qu’il ne s’agit pas de diligences exceptionnelles. 

2/ En matière de mutation, certains contrats prévoient toujours une prestation illégale pour l’établissement du « pré-état daté » ou indirectement une augmentation du prix de l’état daté au motif qu’il intègre le coût de celui-ci.

D’après ce que vous venez de nous indiquer, il faut donc être vigilant sur les propositions de syndic. Cependant est-il possible de négocier un contrat de syndic ?

Oui, bien sûr le contrat de mandat est bilatéral : il est rempli par le syndic et vérifié puis négocié par le Conseil syndical.

Nous conseillons :

• de refuser de présenter à l’ordre du jour un contrat qui prévoit des prestations non prévues dans le décret du 26 mars 2015 ;
• de négocier les honoraires de base lors de la réunion  préparatoire à l’élaboration de l’ordre du jour de l’assemblée générale et non lors de l’assemblée générale elle-même ;
• de limiter impérativement la durée du mandat à une année et que cette durée soit mentionnée dans le procès-verbal de l’assemblée générale. Vous aurez ainsi chaque année la possibilité de négocier le contrat et les prestations du syndic. 

En résumé :

1. Vérifiez toute proposition de contrat-type de syndic et notamment sa conformité avec la loi pour éviter les abus
2. Soyez vigilants sur le forfait de base mais n’oubliez pas les prestations complémentaires et les prestations privatives qui si abusives ou illégales peuvent rester à la charge du syndicat
3. Mettez en concurrence et négociez avant l’assemblée générale amenée à désigner le syndic

Recommandations de l’ARC :

1. Imprimez le décret du 26 mars 2015 sur le site de Légifrance afin de vérifier que le contrat présenté par le syndic respecte à la lettre les dispositions règlementaires. Lisez aussi l’annexe au contrat et l’annexe 2. 
2. Si le syndic demande une augmentation d’honoraires, demandez des justifications sur des éléments factuels (tâches supplémentaires à réaliser, prestations à intégrer dans le forfait, etc.)
3. Au-delà des honoraires de base, contrôlez et négociez les tarifs des prestations complémentaires et privatives
4. Les prestations en dehors du forfait doivent faire partie de la liste de l’annexe 2 et faire l’objet d’une note d’honoraires précise en termes de prestation effectuée et de temps passé.

Merci. Si vous souhaitez mettre en concurrence les contrats de syndic, n’hésitez à utiliser le site copro-syndic mis à disposition sur le portail de l’adhérent de l’ARC. Il vous permettra, après avoir établi le descriptif de votre copropriété et de ses besoins, de mettre en concurrence et de comparer simplement les contrats de syndic pour mieux les négocier ensuite.

L’ARC mais également un manuel indispensable : « Les abus des syndics »

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Examinons dans un premier temps les modalités d’accès à un immeuble d’habitation au niveau de ses parties communes mais également privatives grâce à l’installation d’un système VIGIK qui est la solution la plus performante, l’autre solution la plus fréquente en copropriété étant le digicode, c’est-à-dire un clavier à code sur platine de rue. 

En règle générale, les immeubles sont dotés d’un SAS d’entrée (en vert foncé)  permettant le filtrage des accès.

Avec l’installation d’un dispositif de contrôle d’accès VIGIK sur les deux portes du SAS, coté extérieur et côté intérieur, il est possible de :

1. Gérer l’accès de tous les résidents et visiteurs des professions libérales aux habitations, à leurs cabinets ou bureaux mis en évidence en orange derrière moi.
2. Contrôler et maîtriser l’accès des services publics :
   • aux boites aux lettres, boites à colis ou loge située généralement à l’entrée de l’immeuble pour ce qui est de la Poste et de ses éventuels concurrents (distributeurs de colis ou de publicité),
   • aux locaux techniques souvent situés au rez-de-chaussée ou en sous-sol  en ce qui concerne les techniciens d’ENEDIS, GRDF ou ORANGE par exemple.

Plus précisément, le système VIGIK permet :

1. A l’ensemble des résidents d’avoir accès à leurs appartements et aux entreprises telles que ENEDIS, GRDF et ORANGE aux locaux techniques car leurs badges sont programmés pour l’ouverture des deux portes ;
2. Aux services de la Poste et de ses concurrents d’être limités au  SAS d’entrée où l’on retrouve les boites aux lettres ou à colis car leurs badges ne sont programmés que pour l’ouverture de la porte d’entrée extérieure ;
3. Pour ce qui des visiteurs (de résidents ou clients des professions libérales), ils ont accès à l’immeuble grâce à l’interphone. Dans ce cas seuls les résidents ou les professions libérales pourront lui ouvrir l’une ou les deux portes du SAS.

Comment éradiquer la diffusion des publicités non adressées ?

1. La première solution est de bloquer l’accès par la porte du côté extérieur à la Poste et à ses concurrents dont les distributeurs de publicité grâce au système VIGIK.

Cette possibilité n’est envisageable que si le courrier peut être remis à un(e) gardien(ne) ou si les copropriétaires acceptent d’aller le chercher à la Poste.

2. La deuxième solution est de voter en assemblée générale l’interdiction de l’accès à l’immeuble  aux seuls distributeurs de PNA et de la notifier à l’Association VIGIK. Cela permet aux copropriétaires de continuer à recevoir directement leur courrier adressé et colis sans les publicités non désirées.

En résumé :

• Le système VIGIK est le dispositif de contrôle d’accès résidents, services publics le plus performant à l’heure actuelle.
• Il permet de :

• contrôler l’accès des résidents et éventuellement des clients des professions libérales exerçant dans l’immeuble ;
• maitriser l’accès des services publics prioritaires, de leurs concurrents mais aussi des distributeurs de publicités non adressées dites PNA.

Pour un  système de contrôle d’accès efficace, nous vous préconisons :

1. L’installation d’un SAS d’entrée avec deux portes, l’une extérieure, l’autre intérieure ;
2. L’installation d’un système VIGIK permettant de contrôler les accès au SAS, aux parties privatives et communes dont les locaux techniques de manière différenciées selon le type de visiteurs ;
3. L’interdiction d’accès aux diffuseurs de publicités non adressées en le votant en assemblée générale.

Et n’oubliez pas, si vous envisagez l’installation d’un tel système, n’hésitez pas à utiliser le site copro-devis mis à disposition sur le portail de l’adhérent de l’ARC. Il vous permettra, après avoir établi un cahier des charges de mettre en concurrence les entreprises spécialisées dans ce domaine.

Vous trouverez également des informations dans « le guide de l’assistance technique des Responsables de Copropriété – ASTRE »

Mais vous pouvez également contactez M. POUEY et son équipe à Copropriété-Services au 01.40.30.42.82. . Il vous répondra par mail, téléphone ou sur rendez-vous.  

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