Depuis le 1er janvier 2015, les syndics professionnels sont tenus de mettre à la disposition de leurs copropriétés mandantes un espace sécurisé dématérialisé.
Le décret du 23 mai 2019 a prévu trois espaces différents, l’un pour l’ensemble des copropriétaires leur permettant d’accéder aux documents généralistes de l’immeuble, l’un individualisé pour chacun des copropriétaires pour qu’ils puissent récupérer des données qui leur sont propre et enfin un espace sécurisé pour le conseil syndical afin d’obtenir des documents que l’on peut qualifier de stratégiques.
Néanmoins, la liste des documents minimaux devant figurer dans l’espace du conseil syndical est très décevante, impliquant que des mesures soient prises lors de l’assemblée générale (voir l’article : Un décret sur la liste minimale des documents à mettre sur l’extranet neutralisé par le ministère de la justice).
En parallèle de ces exigences minimales, les syndics ont prévu d’autres options, mais soyons clairs, qui ne sont pas forcément dans l’intérêt de la copropriété, mais dans le leur.
Présentons la stratégie des syndics et surtout comment la contourner.
I. Un extranet des syndics et des documents dématérialisés de la copropriété
Une dérive possible des extranets de copropriété était pour les syndics de considérer que l’outil numérique était leur propriété et que par conséquent, les documents dématérialisés y figurant étaient également leur propriété.
Le risque était que le syndic qui ne se faisait pas réélire, voire révoquer au cours de l’assemblée générale considérait qu’il n’avait pas à remettre au repreneur les documents numérisés dans l’extranet.
Pour éviter cette difficulté, l’ARC a réclamé que dans le cadre de l’ordonnance copropriété soit précisé d’une part que les documents dématérialisés soient remis au repreneur et d’autre part que les documents électroniques puissent être exploitables par ce dernier en garantissant un format informatique lisible et récupérable.
L’ordonnance a bien prévu dans son article 17 qui a modifié l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 que le syndic sortant doit remettre au repreneur dans un délai d’un mois à compter de la fin de ses fonctions les documents dématérialisés dans un format téléchargeable et imprimable.
Ainsi, peu importe le logiciel qu’utilise le syndic, les documents doivent être remis au moins dans un format .pdf pour permettre leur lecture en vue de pouvoir réaliser des impressions papier.
Ceci étant, il est préconisé que le conseil syndical télécharge les documents stratégiques au fur et à mesure de leur mise en ligne dans l’extranet, soit du moins à partir du moment le syndic sait qu’il est mis en concurrence.
Cette mesure préventive s’explique par deux raisons essentielles :
- éviter que les documents électroniques soient perdus ou non remis par le syndic sortant,
- permettre au copropriétaire d’obtenir les documents figurant dans l’espace du conseil syndical qui peuvent être facturés à prix d’or par le syndic en cas de demande de transmission par un copropriétaire.
Rappelons que l’ARC a développé un intranet qui permet à chaque conseil syndical adhérent à l’association de disposer d’une plateforme numérique sur laquelle peuvent être mis en ligne les documents de la copropriété, et ce au profit des copropriétaires.
II. Un échange avec le syndic à partir de l’extranet
De nombreux syndics et surtout ceux en ligne imposent que les échanges se fassent uniquement à partir de l’extranet de la copropriété.
Ainsi, quand le conseil syndical réclame une intervention ou bien s’il remonte au syndic ses manquements de gestion ou de suivi des dossiers ou des travaux, les messages et échanges sont conservés dans l’extranet.
Or, en cas de révocation du syndic en place du fait de sa carence, il est clair que ce dernier verrouillera l’extranet de la copropriété, ne permettant plus au conseil syndical de constituer un dossier à sa charge.
Voilà pourquoi il est conseillé d’utiliser la boîte mail personnelle du conseil syndical et non de passer par l’extranet de la copropriété.
Si le syndic refuse, il faudra lui rappeler que rien n’oblige le conseil syndical à passer par l’extranet de la copropriété et que par conséquent, il continuera à envoyer des messages électroniques depuis sa boîte mail.
En cas de non réponse par le syndic, cela sera assimilé à une carence de sa part, pouvant justifier sa révocation pour faute.
Par ailleurs, rien n’interdit au conseil syndical qui a échangé sur l’extranet de la copropriété de faire des copies écran afin de conserver les échanges en vue de constituer un dossier.
Un point de vigilance à ne pas oublier.