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Au titre de l’article 7 du décret du 17 mars 1967, c’est le syndic qui convoque les assemblées générales. Il a donc la main sur l’ordre du jour.  Il est toutefois tenu à certaines obligations.

L’article 26 du décret de 1967 énonce que le syndic doit consulter le conseil syndical pour établir cet ordre du jour. Cependant, s’il omet de le consulter, il n’y a pas de sanction prévue.

Heureusement, l’article 10 du décret de 1967 permet au conseil syndical ou à tout copropriétaire d’obliger le syndic à inscrire des questions à l’ordre du jour.  Pour cela, cette demande doit impérativement être notifiée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Sur le fond, il faudra indiquer la question, le projet de  résolution et joindre les documents obligatoires qui devront être annexés à la convocation d’assemblée. Le syndic n’aura alors aucun pouvoir de modification de cette demande.

Si le syndic n’inscrit pas la question à l’ordre du jour, le copropriétaire pourra engager sa responsabilité civile professionnelle s’il peut prouver que l’absence d’inscription lui cause un préjudice.

Attention si la demande arrive trop tardivement par rapport à l’envoi des convocations, le syndic ne pourra pas inscrire cette question à la prochaine assemblée générale, mais il devra l’inscrire à l’ordre du jour d’une assemblée ultérieure.

Comment doit se présenter un ordre du jour d’assemblée générale ? Quelles sont les formes à respecter ?

L’ordre du jour doit contenir des questions et les projets de résolutions afférents.

• La question fixe le thème et le débat proposé ;
• La résolution correspond à l’expression formelle de ce qui est voté.

Attention, chaque question et chaque résolution ne doit porter que sur un seul point. Impossible par exemple, de voter le budget prévisionnel de deux années consécutives en même temps.

De plus, en application de l’article 11 du décret de 1967, des documents doivent également être annexés à la convocation,

Certains doivent être notifiés pour validité de la décision : s’ils manquent à la convocation, la résolution peut être annulée en justice.

Certains sont annexés pour simple information, il n’y a ainsi aucune sanction s’ils sont absents.

Quelles questions doivent être mises à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle?

Le syndic a l’obligation de réunir une assemblée générale au moins une fois par an.

Certaines questions reviennent régulièrement dans l’ordre du jour : l’approbation des comptes de l’exercice clos, le réajustement du budget de l’année en cours (si nécessaire), le vote du budget prévisionnel de l’année suivante, l’élection du conseil syndical, la nomination du syndic, etc.

Ensuite, c’est selon les besoins de la copropriété.

Par exemple, en cas de nécessité de travaux, il faudra voter sur : le principe des travaux, le choix de l’entreprise selon des devis joints à la convocation, les honoraires de syndics pour le suivi des travaux et les modalités de financement (appels de fonds, utilisation du fonds travaux, etc.).

Egalement, si la copropriété est dans une situation de contentieux avec un prestataire, doit être votée une habilitation au syndic afin qu’il assigne ce tiers devant les tribunaux, en application de l’article 55 du décret du 17 mars 1967.

En résumé :

• L’ordre du jour de l’assemblée générale doit être établi par le syndic en concertation avec le conseil syndical ;
• Il doit prendre en compte les demandes des copropriétaires et du conseil syndical faites par voie recommandé sans qu’elles soient modifiées ;
• En fonction des questions, un projet de résolution est précisé et certains documents doivent être annexés à la convocation.

Recommandations de l’ARC :

• Le conseil syndical doit définir bien en amont avec le syndic une date de réunion pour élaborer l’ordre du jour ;
• Il faut prévoir deux réunions distinctes : une pour établir l’ordre du jour et une pour estimer le budget prévisionnel ;
• Le conseil syndical devra se réunir en amont afin de déterminer les questions et les projets de résolutions qu’il souhaite insérer à l’ordre du jour.

Pour terminer, n’oubliez pas le manuel VUIBERT de l’ARC : « La copropriété pratique en 300 questions », le manuel de référence régulièrement mis à jour.

https://arc-copro.fr/ouvrages/la-copropriete-en-300-questions.html

Et si vous vous posez des questions précises sur votre ordre du jour, contactez notre pôle juridique au 01.40.30.12.82., un juriste spécialisé saura vous répondre ou le Pôle Syndics Bénévoles au 01.40.30.42.82. si vous êtes adhérents à l’ARC à ce titre.

Rubrique dédiée aux adhérents :

Vous êtes adhérent, ce sujet vous intéresse particulièrement, n’hésitez pas à consulter ces différents articles qui sauront au mieux vous éclairer et vous conseiller plus spécifiquement :

Les obligations du syndic à l’égard du conseil syndical en matière d’élaboration de l’ordre du jour

https://arc-copro.fr/documentation/les-obligations-du-syndic-legard-du-conseil-syndical-en-matiere-delaboration-de

La Cour de cassation rappelle la distinction entre amender et compléter un ordre du jour de l’assemblée générale

https://arc-copro.fr/documentation/la-cour-de-cassation-rappelle-la-distinction-entre-amender-et-completer-un-ordre-du

Une obligation d’affichage dans les parties communes de la date de la prochaine assemblée générale et du droit de proposer des questions à l’ordre du jour

https://arc-copro.fr/documentation/une-obligation-daffichage-dans-les-parties-communes-de-la-date-de-la-prochaine

Assemblée générale : un objet par question sauf caractère indissociable avéré

https://arc-copro.fr/documentation/assemblee-generale-un-objet-par-question-sauf-caractere-indissociable-avere

ABUS N° 4562 : SLJB-BRIDOU : une convocation d’assemblée générale 2019 entachée d’irrégularités et confusions 2/2

https://arc-copro.fr/documentation/abus-ndeg-4562-sljb-bridou-une-convocation-dassemblee-generale-2019-entachee

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Réponse :

L’article 17 de la loi du 17 mars 1967 énonce « Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. Lorsque le registre est tenu sous forme électronique, ces signatures sont établies conformément au deuxième alinéa de l'article 1367 du code civil. »

Le procès-verbal doit donc être établi en cours de séance ou, tout au moins, à la fin de celle-ci. Le dépouillement des votes, la proclamation des résultats et la rédaction du compte rendu doivent donc s'effectuer avant que les copropriétaires ne se séparent et le procès-verbal doit être signé à la fin de chaque assemblée, à peine de nullité (CA Paris, 23e ch., sect. B, 5 févr. 2009, n° 08/19657).

La signature du procès-verbal a pour objet d'assurer la force probante du document. Son absence n'entraîne pas en soi la nullité de l'assemblée (Cass. 3e civ., 26 mars 2014, n° 13-10.693).

La jurisprudence a considéré qu'il n'appartient pas au syndic, même en accord avec le conseil syndical, de modifier le procès-verbal de l'assemblée générale.

En effet, seul le bureau en son entier a le pouvoir de modifier le procès-verbal pour erreur purement matérielle. Le syndic qui procède à la rectification d'une erreur matérielle dans un procès-verbal doit donc refaire signer le président et le ou les assesseurs. En cas de refus du bureau, seul le juge peut ordonner la rectification (CA Paris, 23e ch., sect. B, 3 juill. 2003, n° 2003/02020).

La jurisprudence précise la définition de l’erreur matérielle.

S’il s’agit d’une erreur, sans aucune incidence sur le résultat du vote - par exemple, Monsieur X est enregistré comme ayant approuvé une résolution alors qu’il a voté contre, mais cela ne change en rien le résultat du vote – l’erreur matérielle est constituée.

Par contre, si modifier le sens du vote de Monsieur X emporte changement du sens du vote – soit une résolution approuvée se retrouve rejetée – le bureau ne peut modifier le procès-verbal. Car nous sommes alors devant une erreur de droit.

Dans ce dernier cas, deux solutions s’ouvrent alors :           

• saisir le juge afin qu’il constate l’erreur substantielle et modifie le procès-verbal. La preuve de l'inexactitude de ces énonciations peut être rapportée par tout moyen, par exemple par témoignage des autres copropriétaires présents (CA Paris, 23^e ch. A, 15 janvier 1997, n° 94-10.545) ;
• porter de nouveau la question et la résolution à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

En l’espèce, il faudra donc que le syndic vérifie si changer le sens du vote du copropriétaire demandeur relève d’une erreur matérielle ou substantielle.

En fonction, il contactera le bureau ou renverra le copropriétaire vers la juridiction compétente.

Aussi paradoxale que cela puisse paraître, c’est le copropriétaire qui devrait alors avancer les fonds pour corriger une erreur qu’il n’a pas commise.

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Toutes les charges de copropriété :

• Les charges du budget prévisionnel de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui concernent les dépenses habituelles de la copropriété, les travaux d’entretien et la maintenance des équipements collectifs ;
• Les charges de travaux de l’article 14-2 de la même loi, non comprises dans le budget prévisionnel et qui font l’objet d’une résolution particulière et d’un vote à l’assemblée générale ;
• La cotisation du fond travaux  de l’article 14-2 obligatoire depuis le 1er janvier 2017. Son montant minimum légal correspond à une somme équivalente à 5 % du budget prévisionnel.

Cette procédure va permettre de recouvrer :

• les appels de charges (courantes et de travaux) de l’exercice en cours qui sont échues (les dates d’échéance sont dépassées),
• les arriérés de charges (courantes et de travaux) des exercices comptables clos précédents après approbation des comptes,
• les charges (courantes et de travaux) non encore appelées parce que leur date d’échéance n’est pas encore survenue : de façon anticipée elles deviennent exigibles du fait de la règle appelée « la déchéance du terme » qui fait que la globalité de la somme devient exigible sans avoir à respecter les dates d’échéance.

Comment mettre en place cette procédure ?

IL faut :

1. Effectuer une mise en demeure en recommandé avec accusé de réception 

Trois clauses sont à insérer obligatoirement dans celle-ci :

• le montant de la somme due ;
• que le copropriétaire débiteur dispose d’un délai de 30 jours pour régler la dette à compter du lendemain de la réception de celle-ci ;
• que cette procédure est spécifique dans le sens où elle permet de recouvrer, en cas de mise en demeure de 30 jours restée infructueuse, les provisions de charges courantes du budget prévisionnel, les charges travaux votées, de façon anticipée les provisions de ces charges non encore appelées ainsi que le fonds travaux et les arriérés de charges des exercices clos.

2. Saisir le Président du Tribunal Judiciaire du lieu de la situation de l’immeuble dans le cadre d’une procédure spécifique qui s’appelle : « Procédure au fond accélérée article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 ».

Cette procédure :

• est possible quel que soit le montant de la créance (il n’y a pas de seuil de demande),
• le ministère d’avocat n’est pas obligatoire mais recommandé,
• saisine par voie d’assignation (délivrée par huissier) :
  • le demandeur est le syndicat des copropriétaires représenté par son syndic
  • le défendeur est le copropriétaire défaillant

C’est donc une procédure contradictoire.

Comment faire appliquer la décision rendue ?

A l’issue de la procédure, l’ordonnance vaut jugement sur le fond (article 492-1 du Code de procédure civile), ce qui permet une exécution provisoire.

Cette procédure doit permettre, une fois la décision obtenue, de pouvoir mener une saisie en cas de défaut de paiement lors de l’exécution du jugement et notamment la saisie immobilière (si elle a été votée en assemblée générale).

En résumé :

• La procédure prévue à l’article 19-2 a vocation à être la procédure unique de recouvrement accéléré des charges ;
• Elle permet de recouvrir la totalité du compte débiteur d’un copropriétaire défaillant ;
• Elle permet une exécution provisoire.

Recommandations de l’ARC :

1. Mettre en place un protocole de recouvrement des charges devant être validé en ag et que le syndic devra suivre ;
2. Vérifier que les honoraires liés au contentieux prélevés par le syndic sont conformes à la réglementation et notamment à ceux indiqués dans son contrat ;
3. Vérifier que les sommes facturées et éventuellement déboutées par le tribunal soit remboursées au syndicat et pas uniquement sur le compte du copropriétaire débiteur ;
4. En cas de vente de parties communes, retenir le montant de l’impayé avant la remise de la quote-part du prix de la vente.

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