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Réponse

Cette question est très importante car il est clair que de nombreux syndics vont profiter de l’amalgame fait par la nouvelle rédaction de l’article 241-9 du Code de l’énergie modifié par l’article 71 de la loi ELAN, pour imposer l’installation de répartiteurs de frais de chaleur présentés par les sociétés spécialisées.

Procédons par étapes en présentant les obligations qui incombent aux copropriétaires en matière d’individualisation des frais de chauffage.

Les immeubles équipés en chauffage collectif doivent installer un équipement qui doit déterminer « la quantité de chaleur fournie à chaque local occupé ».

Il s’agit là de la reproduction stricte du texte légal.

Les répartiteurs de frais de chaleur proposés par les différentes sociétés sont donc non conformes aux exigences légales puisqu’ils donnent un indice, ou un index, et non une consommation.

Voyons à présent la nouvelle rédaction de l’article 241-9 du Code de l’énergie modifié en matière d’individualisation de frais de chaleur :

« Tout immeuble collectif pourvu d'un chauffage commun doit comporter, quand la technique le permet, une installation permettant de déterminer la quantité de chaleur et d'eau chaude fournie à chaque local occupé à titre privatif.

Nonobstant toute disposition, convention ou usage contraires, les frais de chauffage et de fourniture d'eau chaude mis à la charge des occupants comprennent, en plus des frais fixes, le coût des quantités de chaleur calculées comme il est dit ci-dessus.

Un décret pris en Conseil d'Etat fixe les conditions d'application du présent article, et notamment la part des frais fixes visés au précédent alinéa, les délais d'exécution des travaux prescrits ainsi que les cas et conditions dans lesquels il peut être dérogé à l'obligation prévue au premier alinéa, en raison d'une impossibilité technique ou d'un coût excessif.

Lorsqu'il n'est pas rentable ou techniquement possible d'utiliser des compteurs individuels pour déterminer la quantité de chaleur, des répartiteurs des frais de chauffage individuels sont utilisés pour déterminer la quantité de chaleur à chaque radiateur, à moins que l'installation de tels répartiteurs ne soit ni rentable ni techniquement possible. Dans ces cas, d'autres méthodes rentables permettant de déterminer la quantité de chaleur fournie à chaque local occupé à titre privatif sont envisagées. Un décret en Conseil d'Etat précise le cadre de mise en place de ces méthodes. »

Certains professionnels, de bonne ou de mauvaise foi, ont une interprétation rapide en indiquant que l’obligation de pose de répartiteurs de frais de chaleur est à présent clairement prescrite par la loi.

Or, il faut être vigilant, puisque cette disposition précise qu’il s’agit de «  répartiteurs de frais de chaleur qui sont utilisés pour déterminer la quantité de chaleur. »

Ainsi, il faut que l’équipement permette de mesurer une quantité de chaleur, ce qui n’est pas le cas des répartiteurs standards que proposent les installateurs, qui ne délivrent qu’un indice.

Aussi, le réflexe à avoir est de vérifier si l’équipement que souhaite proposer le syndic à l’ordre du jour a bien comme fonction de mesurer une quantité de chaleur, et dans ce cas il est recevable, ou bien uniquement un indice, entraînant qu’il soit disqualifié.

Si le syndic persiste à vouloir présenter cette solution à l’ordre du jour, il faut qu’il explique son acharnement qui met en difficulté le syndicat des copropriétaires et voter contre toute proposition ne démontrant pas la faisabilité technique et la rentabilité économique de l’opération.

En effet, il revient au syndic ou à l’installateur de démontrer que l’équipement qu’il souhaite installer, même dans le cas où il serait conforme à la législation, est rentable et techniquement possible.

A défaut, il faudra attendre les autres méthodes alternatives qui doivent être fixées par un décret en attente de publication.

Pour résumer, votre syndic a tout faux. Il faut donc vérifier s’il n’a pas d’intérêt direct ou indirect avec les sociétés d’individualisation de fluides et d’énergie…

Réponse :

L’article 52 de la loi ALUR du 24 mars 2014 a imposé une immatriculation des copropriétés.

C’est une mesure administrative consistant à permettre aux pouvoirs publics de disposer d’un nombre précis d’informations sur celles-ci, notamment sa localisation, son nombre de lots, l’état de son bâti, les éventuelles procédures la concernant, son syndic, ainsi que ses principales données financières.

Cette immatriculation permet l’enregistrement de ces éléments sur un registre détenu par l’ANAH (Agence Nationale de l’Habitat).

Seul le syndic en sa qualité de représentant légal du syndicat, peut procéder à cette formalité.

Un échéancier était prévu selon le nombre de lots composant l’ensemble immobilier.

Les plus petites copropriétés devaient être immatriculées avant le 31 décembre 2018.

Le syndic était fondé à facturer au syndicat des copropriétaires des honoraires supplémentaires au titre de cette immatriculation initiale, conformément au montant stipulé dans son contrat de syndic (point 7.2.7) adopté en assemblée générale.

Cette prestation ne relève pas du forfait de base (décret du 26 mars 2015 sur le contrat type de syndic).

Chaque année, le syndic doit actualiser les informations détenues dans le registre.

La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

Si d'autres informations ont changé, elles doivent être actualisées au même moment que pour les données financières (article R711-10 du Code de la construction et de l’habitation).

Certains syndics professionnels profitent de cette actualisation des informations pour facturer à nouveau au syndicat des honoraires de plusieurs centaines d’euros, au titre de « l’immatriculation initiale », pourtant déjà facturée à la copropriété l’année précédente.

Ces honoraires complémentaires du syndic s’avèrent totalement irréguliers, puisque le contrat type autorise uniquement la facturation de l’immatriculation initiale.

Autrement dit, seul le premier enregistrement de la copropriété sur le registre conservé par l’ANAH peut être facturé, sans rémunération possible pour les mises à jour.

Cela rentre dans la gestion courante du syndicat des copropriétaires.

Les copropriétaires doivent donc refuser les honoraires complémentaires illicites du syndic pour l’actualisation des informations de la copropriété sur le registre détenu par l’ANAH.

Réponse

Tout d’abord, je tiens à vous préciser que le contrôle des annexes comptables et plus généralement des comptes ne se fait pas entre la convocation de l’assemblée générale et sa tenue, mais bien en amont de l’envoi des convocations.

En pratique, vous devez valider les documents avant que le syndic ne se permette d’envoyer la convocation d’assemblée générale aux copropriétaires.

Effectivement l’annexe 4 présente les travaux terminés au cours de l’exercice que les copropriétaires doivent approuver au cours de l’assemblée générale.

Sur cette annexe plusieurs travaux peuvent être présentés, distinguant pour chacun d’eux si les appels de fonds sont supérieurs ou inférieurs aux factures réceptionnées.

Ainsi, est présenté pour chaque campagne de travaux soit un solde nul, soit un solde excédentaire ou déficitaire, qui, si les comptes sont approuvés, sera répartir sur les comptes des copropriétaires.

En revanche, l’annexe 5 présente les travaux non terminés ou n’ayant pas commencé.

La conséquence directe est que les excédents ou insuffisances d’appels de fonds ne seront pas répartis puisque la réalisation des travaux se prolonge sur l’année suivante.

Le conseil syndical devra être particulièrement vigilant en contrôlant si le syndic n’a pas volontairement présenté des travaux achevés comme non terminés.

Son objectif est simple : ne pas rétrocéder les excédents aux copropriétaires, préférant séquestrer les sommes.

Ainsi, en tant que conseil syndical je vous suggère de vérifier scrupuleusement les travaux présentés comme non terminés, voire non commencés.

Si en réalité ils sont terminés, il faudra alors demander au syndic de les affecter dans l’annexe 4 afin de répartir les éventuels excédants.

Compte tenu du fait que dans votre cas la convocation d’assemblée générale a été envoyée, il faudra acter l’ensemble de ces décisions dans la résolution de l’assemblée générale qui concerne l’approbation des comptes.

Réponse

Votre question est intéressante car derrière cette interrogation qui peut paraitre anodine, se cache une stratégie financiero-comptable des syndics.

Tout d’abord, pour être clair, l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 dernier alinéa précise que « les provisions sont exigibles au premier jour de chaque trimestre ou au premier jour de la période fixée par l’assemblée générale ».

Autrement dit, si l’assemblée générale n’a pas fixé de modalités dérogatoires, le principe est que l’appel de fonds est exigible le premier jour de chaque trimestre, c’est-à-dire dans votre cas le 1^er janvier 2019.

Avant cette date, le syndic n’est pas habilité à vous réclamer cet appel de fonds, ne pouvant engager à votre encontre aucun acte privatif comme une lettre de relance ou une mise en demeure.

Ceci étant on peut comprendre qu’un syndic envoie l’avis d’appel de fonds 15 jours avant sa date d’exigibilité afin d’alerter le copropriétaire sur son obligation de règlement au premier jour du trimestre.

Là où la situation peut devenir stratégique pour le syndic, c’est lorsqu’il envoie l’avis du premier trimestre de l’exercice suivant sur l’exercice en cours afin de comptabiliser sur ce dernier les appels de fonds réglés, réduisant ainsi artificiellement les impayés.

Le principe est simple, on intègre les règlements au crédit du compte des copropriétaires, sans pour autant imputer au débit l’appel de fonds (qui ne sera exigible que sur l’exercice suivant).

C’est pour cela que le conseil syndical doit vérifier la réelle situation des copropriétaires en fin d’exercice, surtout si le syndic a procédé de manière précoce aux appels de fonds et que se retrouve dans la comptabilité un nombre important de copropriétaires créditeurs.

En effet, il est anormal que les copropriétaires se mettent à payer des sommes plus importantes que celles réclamées.

Il est donc fort probable que le syndic ait procédé à l’appel de fonds de l’exercice à venir sur celui en cours.

Modèle Appel de fonds pour le Syndic Bénévole

Modèles des Annexes comptables pour le Syndic bénévole

Réponse

Tout d’abord, je tiens à préciser que le contrôle des comptes n’est pas une prérogative propre du président du conseil syndical.

Par conséquent, conformément à l’article 26 du décret du 17 mars 1967, le conseil syndical peut habiliter un ou plusieurs membres pour assurer cette mission et avoir accès aux pièces détenues chez le syndic.

Les produits, qu’ils soient des loyers, des indemnités d’assurance, des subventions, ou des intérêts financiers, doivent être enregistrés dès qu’ils deviennent exigibles.

Cela résulte de l’article 3 du décret du 14 mars 2005 qui précise : « Les produits constatés pour les opérations courantes comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire en vertu de l'obligation leur incombant, enregistrées à la date d'exigibilité. Ils comprennent aussi les produits divers affectés aux opérations courantes suivant affectation décidée ou approuvée par l'assemblée générale des copropriétaires. »

Les loyers sont des produits de la copropriété et doivent par conséquent figurer en classe 7 dans le compte 714 qui s’intitule « produits divers ».

Ces produits doivent être affectés aux charges, permettant en fin d’exercice de réduire leur impact qui devra en définitive être supporté par les copropriétaires.

Il faudra néanmoins être vigilant car certains syndics camouflent les produits de la copropriété en compte d’attente (compte 47), permettant d’alimenter la trésorerie de la copropriété (qu’ils font souvent travailler à leur profit), sans pour autant affecter la recette au bénéfice des copropriétaires.

Ainsi, la préconisation à suivre est de vérifier chaque mois l’enregistrement des loyers dans le compte 714 « produits divers ».

Par conséquent, si vous contrôlez les comptes en fin d’exercice, le compte 714 devra présenter au moins 12 lignes comptables, représentant les douze mensualités de loyer, auxquelles peuvent s’ajouter d’autres produits.