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Abus 5086 VACHERAND IMMOBILIER : une approche du mécénat inappropriée et personnellement lucrative
Outre l’activité de syndic, les administrateurs de biens s’évertuent à la diversification via la gérance, la location et la vente de logements et locaux, et ce, dans une optique de maximisation de leurs profits.
Si cette évolution n’est pas de facto illicite, les moyens employés se révèlent parfois plus litigieux à l’image de l’initiative d’octobre 2024 de VACHERAND IMMOBILIER.
I. VACHERAND IMMOBILIER : un mécénat inconvenant
Le 9 octobre 2024, les copropriétaires reçoivent un courriel du pôle transaction du syndic de leur résidence, VACHERAND IMMOBILIER ainsi qu’une pièce jointe.
En découvrant son objet, certains d’entre eux manifestent leur étonnement et désapprobation. Il vise, en échange d’un mandat de cession de leur lot, de s’associer à la campagne du mois sur le cancer du sein, en reversant 300 € à la lutte contre cette pathologie.
Si la légitimité du combat contre ce fléau ne prête aucunement à discussion, il n’en va pas de même de son auteur dans le cas présent pour de multiples raisons.
Il nous faut tout d’abord rappeler, que la mission du syndic consiste à administrer les parties et installations communes d’une copropriété (art. 18 de la loi du 10 juillet 1965), ce qui laisse fortement à désirer, comme le signalent nos trop nombreux abus.
De plus, rien ne permet de déterminer et contrôler le(s) bénéficiaire(s) de cette contribution, en l’absence de précisions de cette plaquette et du site internet de VACHERAND IMMOBILIER.
Enfin, l’association entre cette donation et les honoraires d’un agent immobilier peut fort logiquement s’avérer maladroite et blessante à l’égard d’une femme confrontée à cette maladie et sa famille fragilisée.
II. VACHERAND IMMOBILIER : un mécénat irrégulier
Outre le caractère inapproprié de cette démarche, elle apparait juridiquement contestable. Cette diffusion électronique du service transaction de VACHERAND IMMOBILIER suppose la communication, par le secteur syndic, de la liste des copropriétaires avec leur courriel.
Or, l’établissement et l’actualisation réglementaire de ce listing par le syndic (art. 32 du décret du 17 mars 1967) vise à la transmission aux copropriétaires de documents du syndicat tels que
- leurs appels de provisions pour charges courantes et exceptionnelles (art. 35-2 du décret) ;
- la notification de la convocation et du procès-verbal de l’assemblée (art. 64 du décret) ;
- les mises en demeure.
De plus, l’indication sur cette liste de l’adresse électronique des copropriétaires requière l’accord individuel de ces derniers (art. 32 du décret).
Enfin, cet agissement contrevient à la plupart des principes énoncés par le Code de déontologie de cette profession institué par le décret du 28 août 2015, comme démontré ci-dessus.
VACHERAND IMMOBILIER enfreint en effet :
- l’éthique (art. 2) ;
- les lois et règlements (art. 3), la confidentialité (art. 7) sur les courriels des copropriétaires ;
- la transparence (art. 6) quant au(x) bénéficiaires de leurs dons ;
- la confraternité (art. 10), dans une « surenchère commerciale » inopportune avec leurs concurrents.
En définitive, si un acteur de l’immobilier entend participer financièrement à la lutte estimable contre cette terrible maladie, nous l’invitons à faire preuve d’une majeure discrétion sans amalgamer mercantilisme et désintéressement propre au mécénat.
Fonds de travaux / Ne pas confondre cotisations et sommes placées
L’un des rôles essentiels du conseil syndical est de vérifier la bonne gestion du fonds de travaux.
En effet, il est important, d’une part, de vérifier que les sommes sont bien appelées auprès des copropriétaires et, d’autre part, si elles sont utilisées conformément aux dispositions légales.
Plusieurs articles et guides ont été dédiés à ce sujet.
A travers cet article, nous allons mettre en évidence un autre contrôle tout aussi essentiel : il s’agit de vérifier la conformité des sommes appelées liées au fonds de travaux par rapport à celles effectivement placées sur le compte bancaire rémunéré.
Voyons les notions à connaître pour ensuite analyser un exemple concret à travers une annexe 1 comptable.
I – Cotisations et trésorerie
Conformément à l’article 14-2-1 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic doit appeler les cotisations du fonds de travaux selon les mêmes modalités que pour les provisions liées au budget prévisionnel.
A partir du moment où les cotisations du fonds de travaux deviennent exigibles, le syndic doit les enregistrer au crédit du « compte 105 – Fonds de travaux ».
Ainsi, sur ce compte figurent au crédit les cotisations appelées ainsi que les intérêts produits qui résultent du placement des sommes qui doivent être versées sur le compte bancaire rémunéré.
Quant aux sommes figurant au débit, elles concernent les cotisations qui ont été affectées à des travaux suite à une décision prise en ag.
En parallèle, sur le « compte 50- Fonds placés », on retrouve les sommes virées sur le compte bancaire rémunéré qui résultent principalement, voire exclusivement, des cotisations du fonds de travaux appelées.
Après avoir rappelé les règles, voyons un cas pratique.
II – L’exemple d’une annexe 1
Voici la présentation de la première partie d’une annexe 1 qui présente le bilan financier en fin d’exercice :
Que peut-on constater ? A droite figure le « compte 105 – Fonds de travaux » une somme de 242.755,92 € et en parallèle le « compte 50- Fonds placés » figure un montant d’uniquement de 78.778,76 €.
Ainsi, la première analyse est que les cotisations du fonds de travaux appelées auprès des copropriétaires ne correspondent pas aux sommes effectivement placées sur compte bancaire rémunéré.
Cette information doit alerter, voire inquiéter le conseil syndical. Et pour cause, les sommes appelées auprès des copropriétaires ne sont pas placées. Vraisemblablement cela est dû à un nombre important d’impayés de charges qui s’élèvent à 187.010,80 €.
Autrement dit, même si sur la banque figure de la trésorerie, la copropriété est en difficulté d’autant plus lorsque l’on constate que les fournisseurs impayés s’élèvent à un montant de 79.170,26 €
Nous vous rappelons que l’ARC Nationale propose des consultations comptables pour aider les conseillers syndicaux à lire les annexes comptables remises par votre syndic.
Un copropriétaire peut-il installer une boîte à clés dans les parties communes sans autorisation ?
Question :
Un copropriétaire a installé une boîte à clés dans les parties communes, sans avoir obtenu d’autorisation du syndicat des copropriétaires au préalable. Ce type de boîtier permet de faciliter l’arrivée des locataires dans le cas des locations d’appartements à courte durée tel qu’Airbnb.
Un copropriétaire doit-il obtenir l’autorisation du syndicat des copropriétaires pour installer ce type de boîtier dans les parties communes ?
Réponse :
L’installation d’une « boîte à clés » sur les parties communes nécessite une autorisation préalable du syndicat des copropriétaires. L’obtention de cette autorisation doit obligatoirement passer par une décision d’assemblée générale d’après l’article 25b) de la loi du 10 juillet 1965 « Ne sont adoptées qu'à la majorité des voix de tous les copropriétaires les décisions concernant : b) L'autorisation donnée à certains copropriétaires d'effectuer à leurs frais des travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble, et conformes à la destination de celui-ci ».
Le copropriétaire doit donc au préalable, avant d’installer la boîte à clés : demander à ce que soit porter à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale l’autorisation de faire cette installation qui « porte atteinte aux parties communes ou à l’aspect extérieur de l’immeuble ».
Lorsqu’il fait une telle demande, le copropriétaire devra notifier au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception le projet de résolution entièrement rédigé, accompagné d'un document précisant l'implantation et la consistance des travaux (article 10 du décret du 17 mars 1967)
La question portée à l’ordre du jour doit être adoptée à la majorité des voix de tous les copropriétaires.
Si le projet n’est pas adopté en première lecture, mais que la décision a recueilli au moins le tiers de ces voix, la même assemblée se prononce à la majorité prévue à l'article 24, c’est-à-dire à la majorité des voix exprimées des présents et représentés, en procédant immédiatement à un second vote (article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965).
En cas de refus du syndicat des copropriétaires lors de l’assemblée générale, le copropriétaire « peut être autorisé par le tribunal judiciaire à exécuter, aux conditions fixées par le tribunal, tous travaux d'amélioration (…) ; le tribunal fixe en outre les conditions dans lesquelles les autres copropriétaires pourront utiliser les installations ainsi réalisées. » (Article 30 de la loi du 10 juillet 1965).
Il est toujours possible pour le copropriétaire d’obtenir une autorisation a posteriori lors de la prochaine assemblée générale en soumettant la question à l’ordre du jour, mais rien ne garantit que le syndicat acceptera de donner cette autorisation. Surtout que la question des locations de courte durée type « Airbnb » peut causer de nombreux troubles au sein de la copropriété (dégradation des parties communes, allées et venues incessantes, trouble de voisinages…)
Si le syndicat des copropriétaires ne souhaite pas lui accorder d’autorisation et que le copropriétaire a effectué l’installation de la boîte à clés en dépit de toute autorisation, les copropriétaires pourront le poursuivre en justice et demander la remise en l’état de cette installation pour non-respect des dispositions du règlement de copropriété et non-respect des dispositions d’ordre public de l’article 25.
De nombreuses décisions de justice ont été rendues en la matière. Notamment un arrêt du 8 novembre 2006 de la 3ème chambre civile de la Cour de cassation qui dispose que « tous les travaux effectués sur les parties communes, même s’ils sont exigés par des services administratifs doivent préalablement être autorisés en assemblée générale et même s’il y a urgence ».
Nous attirons votre attention sur le fait que si les travaux d’installation de boîte à clé ont été faits sans autorisation, c’est-à-dire « en force », il n’est pas possible d’utiliser l’article 30 précité pour demander au juge de « passer outre » le refus de l’assemblée générale. Il est important de rappeler aux copropriétaires que l’installation d’une boîte à clé dans les parties communes nécessite d’obtenir l’autorisation préalable du syndicat. Ce point pourra faire l’objet d’un point d’information dans la convocation d’assemblée générale.
Le conseiller syndical référent en rénovation avec des pouvoirs spécifiques
Il faut le reconnaître, la rénovation y compris énergétique des copropriétés ne prend pas.
Les raisons sont nombreuses, mais la principale est vraisemblablement due à un manque de connaissance et d’implication des syndics professionnels dans les enjeux de rénovation des copropriétés.
Pire, la plupart des copropriétaires et conseillers syndicaux sont méfiants vis-à-vis de leurs syndics compte tenu qu’ils ont un intérêt à faire voter des travaux du fait qu’ils perçoivent une rémunération complémentaire calculée sur le montant des opérations votées.
Voilà pourquoi il est essentiel de traiter cette difficulté en nommant au sein du conseil syndical un référent rénovation énergétique en lui attribuant des pouvoirs légaux spécifiques.
I – Un leader énergétique de la copropriété
L’ensemble des études le démontre, la rénovation énergétique des copropriétés est facilitée à partir du moment où il existe au sein du conseil syndical un leader de la copropriété.
En effet, les syndics professionnels sont souvent dépassés, n’ayant pas le temps de trouver des diagnostiqueurs et autres sociétés pour ensuite discuter avec eux, impliquant que dans la plupart ces situations, c’est un membre du conseil syndical qui assure cette mission.
Ainsi, il est impératif que cette organisation officieuse soit encadrée dans la loi.
Pour cela, au cours de le l’assemblée générale doit être désigné parmi les membres du conseil syndical élu un référent rénovation énergétique.
C’est lui qui sera en charge de travailler en étroite collaboration avec le syndic pour élaborer les projets, sélectionner les entreprises, récupérer les devis, suivre les chantiers et les règlements...
Le référent sera également « l’ambassadeur » des projets permettant aux copropriétaires d’être informés en temps réel de l’avancée des travaux et diagnostics.
Une mécanique vertueuse qui a pour objectif d’entraîner l’ensemble des copropriétaires dans des projets plus ambitieux et globaux.
II – Des pouvoirs spécifiques légaux
Pour mener à bien sa mission, le référent devra disposer de droits spécifiques.
En premier lieu, le syndic sera tenu de lui transmettre l’intégralité des informations liées au projet de rénovation en temps réel ne nécessitant pas de procéder à une demande de préalable pour les obtenir.
Il devra donner son avis sur l’engagement des démarches et sur la validation de l’ordre du jour des travaux engagés.
Il devra également être informé sur l’avancement des projets, il devra systématiquement être invité à assister à chacune des réunions de chantier.
Mais encore, le référent pourra procéder à des affichages dans les parties communes pour informer les copropriétaires sur l’avancement des opérations et pourra même tenir des réunions en physique ou de manière dématérialisée pour expliquer les travaux à prévoir ou encore pour sensibiliser les copropriétaires au vote des travaux.
Bien entendu, ces réunions ne seront pas délibératives mais permettront de préparer les copropriétaires aux sujets afin qu’ils soient à même de voter des gros projets de travaux lors de la prochaine assemblée générale.
La présence du syndic ne sera pas nécessaire, laissant ainsi les copropriétaires s’exprimer en toute liberté pouvant même déborder sur d’autres sujets.
C’est dans ce cadre que nous allons militer pour que le référent conseil syndical entre officiellement dans la loi du 10 juillet 1965 lorsque le Gouvernement sera stabilisé.
Comment connaître les réelles compétences des syndics professionnels prospectés ?
Voilà la question qui nous fait le plus peur : « Connaissez-vous un bon syndic car le nôtre ce n’est pas la joie ! ».
Une interrogation de plus en plus fréquente à laquelle il est extrêmement difficile de répondre.
D’ailleurs, l’ensemble des collaborateurs de l’ARC Nationale ont interdiction de recommander un syndic professionnel, ne serait-ce pour ne pas mélanger les genres et être soupçonnés de conflits d’intérêts.
Néanmoins, cette question est légitime nécessitant d’apporter une réponse qui peut se décomposer en deux parties.
I – Un audit du cabinet
On ne peut pas demander à une 2CV de faire le Paris-Dakar, tout comme on ne peut pas demander à un petit cabinet ayant peu d’expérience, de gérer une copropriété avec plusieurs équipements ou qui doit répondre à des enjeux de travaux importants ou d’impayés de charges.
Ainsi, il est indispensable de savoir quel type de syndic on recherche qui doit être adapté aux besoins et à la configuration de la copropriété.
Pour cela, il ne faut pas hésiter à auditer les cabinets prospectés en identifiant leur effectif, leurs infrastructures et les services internes.
Il faut également savoir si le gestionnaire est épaulé par un assistant, si la tenue comptable est réalisée en interne ou bien si elle est externalisée à l’autre bout de la terre.
Le syndic prospecté doit être en mesure de présenter sur place des documents stratégiques tel qu’un carnet d’entretien, une comptabilité, une fiche synthétique ou encore un diagnostic de performance énergétique.
S’il ne connaît pas l’un de ces documents, fuyez ! Le syndic travaille à la bonne franquette, ce qui n’est pas acceptable.
II – Un conseil syndical investi
Comme tout commerçant, le syndic s’investit en priorité sur les clients qui le sollicitent.
Ainsi, un syndic est plus impliqué lorsqu’il a en face de lui un conseil syndical qui connaît les sujets et qui exige la production de documents et d’action dans l’intérêt du syndicat des copropriétaires.
Par conséquent, souvent le syndic s’adapte et se moule à la pugnacité du conseil syndical.
Ainsi, un même cabinet de syndic peut être actif pour une copropriété et moins pour une autre, car derrière il y a un conseil syndical plus exigeant qui, sans être agressif, sait ce qu’il veut.
Pour conclure, la réponse à la question piège est si certes il y a des mauvais syndics qu’il faut absolument éliminer des choix à retenir, la plupart s’adaptent au dynamisme du conseil syndical qu’ils ont devant eux.
C’est à vous d’assurer…
Quels sont les risques de voter un budget prévisionnel surdimensionné ?
Bien souvent, les conseillers syndicaux s’attèlent sur le contrôle de l’ordre du jour de l’assemblée générale, sans forcément prendre le temps d’analyser le montant du budget prévisionnel à venir.
Ce manque de vigilance entraîne, d’un exercice à l’autre, une augmentation du montant des budgets prévisionnels provoquant à a longue les dérives budgétaires que l’on connait.
Lorsque le syndic est interrogé sur la raison de l’augmentation du montant du budget prévisionnel, il évoque deux arguments :
- il faut suivre l’inflation,
- de toute façon si le budget prévisionnel est surdimensionné entraînant des appels de provisions plus élevés, il sera régularisé à la suite du vote de l’approbation des comptes.
Analysons ce dernier argument, sachant que nous avons diffusé de nombreux articles expliquant pourquoi le budget prévisionnel ne doit pas forcément suivre le taux d’inflation enregistré.
I – Un effort économique inutile
La première conséquence de l’augmentation du montant du budget prévisionnel est que les provisions appelées auprès des copropriétaires seront plus importantes.
Au-delà de la difficulté financière que cela peut entraîner pour les copropriétaires, il est probable que le syndic professionnel va enclencher sa machine à courrier de relances et de recommandés qui fonctionne sur un planche à billets.
Ainsi, les copropriétaires vont être mis en demeure de payer des sommes impayées qui résultent du vote d’un montant de budget prévisionnel surestimé.
Par ailleurs, en accordant un montant de budget trop large cela n’incite pas le syndic à une vigilance sur l’engagement des dépenses compte tenu qu’il sait pertinemment qu’il dispose d’une marge.
Cette faille entraîne alors des dépenses inutiles qui provoquent alors des dérives budgétaires, plongeant la copropriété dans un cercle vicieux d’augmentation des dépenses.
II - Un chantage bien ficelé
La deuxième conséquence d’un budget prévisionnel surestimé est que le syndic pourra user de chantage à l’égard des copropriétaires.
Le deal est simple : vous approuvez les comptes en l’état y compris les factures abusives ou illégales sinon je ne pourrai pas régulariser les comptes et recréditer les sommes trop appelées.
Voilà pourquoi le conseil syndical devra estimer au plus juste le budget prévisionnel en analysant chacun des postes en fonction des dernières données à sa connaissance.
A titre d’exemple : si la fuite d’eau ayant entraîné une surconsommation a été réparée, l’estimation de ce poste de charges devra être revue à la baisse.
De même, si le syndicat des copropriétaires a renégocié les contrats d’entretien ou le prix du gaz, ces postes de charges devront également être revus à la baisse.
Et oui, l’augmentation du montant du budget prévisionnel n’est pas une fatalité malgré ce que peuvent dire les syndics.
Abus 5087 La nouvelle dinde de Noël : demandez MANDA (ex Hello Syndic)
Et oui, à l’approche des fêtes de Noël, il fallait bien une dinde et de préférence une grosse.
Alors, pour cette année nous en avons trouvé une très belle et grasse et pour cela nous avons fait appel à un gros chasseur. Il s’agit du cabinet Hello Syndic qui se nomme à présent MANDA.
Voyons cela en images car, comme on va le constater, c’est du très lourd.
I – La formation à compter les mouches
A la suite d’un contrôle des comptes effectué par le conseil syndical, il a été relevé une bien curieuse facture. Elle émane de la société TALENTS Formations qui a pour objet de former l’employé d’immeuble de la copropriété.
Là où la dinde devient savoureuse, avec des marrons et autres gourmandises, est lorsque l’on regarde le descriptif de la formation qui a duré à priori 35h, soit une semaine complète, plus que le temps de formations annuelles exigées pour les syndics professionnels.
Pour garantir une bonne dégustation, voici la facture :
Et oui, la copropriété est facturée de la modique somme de 1.913,41 € pour former l’employé d’immeuble à notamment « activer digitalisation d’HELLO Syndic » ou encore pour « animer l’éco responsabilité HELLO Syndic ».
Certains doivent légitimement se demander en quoi la formation sur le logiciel d’HELLO Syndic est utile à l’employé d’immeuble.
II – Une dinde pas comme les autres
A la suite de ce contrôle, le syndic a affirmé que ce type de formation était pris en charge par l’Etat, présentant de ce fait la convention de formation.
Mais voilà, aux dires du conseil syndical, le remboursement de cette formation ne figure toujours pas dans les comptes de la copropriété.
Mais il y a encore plus ridicule : la formation a pour but de former le gardien d’immeuble à l’usage du logiciel du syndic.
Ainsi, il est probable que ce soit le syndic lui-même qui a formé l’employé d’immeuble à utiliser son logiciel en facturant du coup ses services à la société de formation.
Autrement dit, le système des vases communicants : la société de formation est choisie par le syndic, qui paye cette dernière sur les deniers de la copropriété, qui elle-même paye le syndic pour qu’il assure lui-même la formation, récupérant ainsi les fonds qu’il a versés.
Et oui, faire compliqué pour ne pas faire simple, en espérant que personne ne comprenne le stratagème sauf peut-être l’ARC Nationale.
On comprend alors mieux pourquoi après ce tour de passe-passe le cabinet HELLO Syndic a voulu changer de nom et surtout pourquoi la copropriété l’a viré !