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L’article 64 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 22 décembre 2025 donne la possibilité au syndic de notifier les documents et mises en demeure soit par lettre électronique recommandée soit par avis électronique assuré par l’intermédiaire d’un prestataire de service de confiance qualifié.

La plupart des syndics indépendants font appel aux services de La Poste qui propose justement ces deux services : il s’agit du AR24.

Compte tenu du fait que la notification électronique est coûteuse mais surtout nécessite de faire des enregistrements préalables de la part du syndic mais également de chacun des copropriétaires, les syndics ont tendance à plutôt utiliser l’avis électronique.

Voyons les documents à contrôler pour vérifier les différentes étapes de l’avis électronique.

I- Les éléments à contrôler

Comme tout document à notifier, il faut disposer de deux éléments.

D’une part, la preuve d’envoi et d’autre part la preuve de réception ou de non ouverture du courrier.

En matière d’avis électronique, il faut disposer de la preuve de l’envoi de la notification électronique puis déterminer si le copropriétaire a ouvert ou non le mail authentifié pour accéder au document.

En effet, en cas de contestation par un copropriétaire, ce sont ces deux éléments qu’il faudra présenter pour attester du respect de la procédure en matière de notification électronique.

Voyons à quoi cela ressemble.

II – Des documents reconnaissables à leur couleur

La Poste produit trois formulaires de documents concernant l’AR24.

Le premier document est de couleur bleu, il consiste à apporter la preuve du dépôt de la transmission.

Sur ce document, sont indiqués l’émetteur et le destinataire, le libellé du document et surtout la date et l’heure de dépôt. Cette date est fondamentale pour calculer les délais.

Voici un exemple de document :

Ensuite, il y a deux hypothèses :

Le copropriétaire a réceptionné le document.

Dans ce cas, il est indiqué la date et l’heure de la réception.

Voici le document de couleur jaune :

Dans l’hypothèse où le document n’a pas été ouvert, le syndic reçoit la preuve de non-réclamation en précisant la date du constat qui est généralement trois semaines après la date du dépôt.

Voici le document de couleur rose : 

Ainsi, pour chacun des copropriétaires qui est notifié par voie électronique, le syndic est tenu de disposer de la preuve de dépôt ainsi que de la réception ou non du copropriétaire du document notifié.

Nous avons dernièrement publié un article mettant en avant la fiche métier du groupe CITYA qui impose que les gestionnaires gèrent 70 voire 80 immeubles.

Un nombre important voire impossible d’immeubles à gérer expliquant en partie les insatisfactions des copropriétaires et conseillers syndicaux.

Nombreux professionnels essayent de minimiser la gravité de la situation en évitant de critiquer la politique managériale des grands groupes mettant plutôt la faute sur… l’ARC Nationale.

Un alibi tout trouvé et pour cause, selon leurs dires, cela est dû au fait que l’ARC Nationale demanderait que les syndics professionnels travaillent pour moins cher que gratuit et encore mieux, en rendant la monnaie.

Alors l’ARC Nationale revendique-t-elle aux cabinets de syndic de brader leurs prestations voire d’encourager le low-cost ?

I- Les syndics payés à juste titre

Soyons clairs, le marché des syndics est ouvert à la concurrence.

À l’exception du tarif de l’état daté, l’ensemble des honoraires que facturent les syndics que ce soit pour la gestion courante ou pour les prestations complémentaires, supplémentaires et même privatives, sont libres.

Ainsi, il revient à chacun des cabinets de déterminer les prix qu’ils souhaitent pratiquer et au marché de déterminer les honoraires moyens.

Ainsi, il est normal qu’un syndic revendique des honoraires afin d’absorber ses frais de fonctionnement et même de dégager des marges.

D’ailleurs, selon la même logique, l’ARC Nationale fixe le prix de sa cotisation annuelle d’adhésion impliquant qu’en définitive, chaque structure, qu’elle soit à but lucratif ou non, est libre de fixer les prix qu’elle souhaite.

Ainsi, l’ARC Nationale n’a jamais publié le moindre article pour dénoncer le montant des honoraires de base réclamés par un cabinet de syndic.

En revanche, l’ARC Nationale dénonce deux comportements :

• les factures et prestations illégales,
• les tarifs des prestations indiscutablement abusifs.

À titre d’exemple, la copie du procès-verbal facturée plus de 100 euros ou encore le courrier de mise en demeure notifiée au copropriétaire à un prix de 90 euros sachant que ce dernier est déjà en difficulté financière.

II – Pourquoi les syndics tirent la langue ?

Là encore, on peut sortir l’alibi de l’ARC Nationale mais on peut aussi parler vrai.

En effet, la difficulté est que les grands groupes de syndic compressent les honoraires de forfait de base pour asphyxier les petits et moyens cabinets.

Après avoir récupéré les copropriétés, il est alors facile de facturer des prestations illégales ou de placer leurs filiales, récupérant ainsi de part et d’autre des bénéfices.

Plus grave, avec cette technique, les petits cabinets ont deux options :

• soit fermer leur cabinet en vendant leur portefeuille à un grand groupe,
• soit reproduire les mêmes abus et illégalités se retrouvant un jour ou l’autre épinglés dans la rubrique « Abus » du site de l’ARC Nationale.

Alors, chers observateurs, vous pouvez toujours critiquer l’ARC Nationale, mais cela ne changera pas : la vraie vérité du marché du syndic qui est complètement vérolé dans les mains des puissants.

Les méthodes des syndics professionnels pour mettre en place leurs stratégies commerciales sont nombreuses.

En effet, bien souvent les gestionnaires ont des objectifs à atteindre qui sont formulés généralement par le président du groupe, devant ensuite trouver des stratagèmes pour y arriver.

Parmi les solutions déployées, il y a les « choix imposés », certains diront « la vente forcée ».

Il s’agit d’une technique redoutable dans laquelle beaucoup de copropriétaires, mais surtout de syndicats des copropriétaires, tombent dans le piège.

Regardons plus attentivement de quoi il s’agit.

I- Des techniques bien rodées

Pour « forcer la main » d’un client, en l’occurrence d’un copropriétaire ou d’un syndicat de copropriétaires, d’opter pour une solution, il y a deux cordes sensibles à tirer.

La première est la sécurité :

En effet, à partir du moment où le syndic évoque la sécurité des personnes ou les risques d’incendie qui engageraient la responsabilité de la copropriété, bien souvent les copropriétaires se sentent obligés de valider en assemblée générale les dépenses proposées.

Cela peut concerner l’achat de nouveaux extincteurs, de blocs de secours, ou le changement de pièces de l’ascenseur au risque de créer un accident…

La deuxième méthode est l’obligation légale :

Le syndic affirme tout simplement que les copropriétaires n’ont pas d’autre choix que celui de valider la dépense du fait qu’elle résulte d’une obligation légale.

Ainsi, par ce procédé, le syndic arrive à obtenir un consentement pour valider une dépense ou une opération commerciale sur la base de conseils tronqués ou carrément inexacts.

Voyons comment les détecter.

II – Un syndic juge et partie

Bien souvent ce type de procédé est utilisé lorsque le syndic est intéressé d’une manière ou d’une autre par le vote de la résolution.

À ce titre, lorsqu’il évoque un texte de loi obligeant à valider un marché dont le seul prestataire est une de ses filiales, c’est qu’il y a « anguille sous roche ».

À titre d’exemple, si le syndic oblige la copropriété à être assurée et à valider l’intervention d’un courtier en assurance qui s’avère être une des filiales du groupe, il faudra s’en inquiéter.

De même, lorsque le syndic évoque un texte de loi pour que le syndicat des copropriétaires valide le transfert de la gestion des archives auprès d’une société spécialisée, il faudra là encore s’en méfier.

Et pour cause, il s’agit d’une manipulation de la loi, car celle-ci n’impose nullement au syndicat des copropriétaires de transférer la gestion des archives du syndic à une société spécialisée.

En revanche, cela permet au syndic d’économiser un coût non négligeable qu’il devrait intégrer dans ses honoraires de base.

Ainsi, pour résumer, il faut que le conseil syndical développe trois réflexes :

 - Vérifier si la source légale est toujours en vigueur et si elle indique effectivement ce que le syndic formule,

 - Vérifier si l’obligation indiquée concerne bien la copropriété,

 - Dans tous les cas, le syndic ne doit pas être en conflit d’intérêts ou avoir un avantage économique sur les résolutions qu’il propose.

En conclusion, il ne faut pas céder à la politique de la peur !