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En quelques mots, qu’est-ce que l’approbation des comptes ? 

Il y a un flou concernant l’approbation des comptes. Pourtant, les choses sont claires.  L’approbation de comptes ne concerne que l’approbation des dépenses et des recettes de la copropriété.

De ce fait, l’assemblée générale n’a pas à se prononcer sur la validation ou non des autres comptes : compte de bilan, comptes de banque, fournisseurs impayés, copropriétaires débiteurs, etc.

La raison est simple : les copropriétaires n’ont aucune visibilité sur ces comptes, ils ne peuvent donc se prononcer en toute objectivité.

Quelles sont les conséquences de l’approbation des comptes en assemblée générale ?

C’est à partir du moment où les comptes sont approuvés en assemblée générale que le résultat de l’exercice  (delta entre le réalisé et le budget prévisionnel) :

• excédentaire  (moins dépensé que provisionné) ;
• ou déficitaire (plus dépensé que provisionné) ;

est réparti sur les comptes des copropriétaires.

Doit-on approuver les comptes de chaque campagne travaux de manière distincte ?

Que ce soit la loi ou les textes réglementaires, rien n’impose à ce qu’il y ait une approbation des comptes distincte entre les charges courantes et les charges travaux.

Ceci étant, le conseil syndical peut, à la suite du contrôle des comptes, constater que certaines campagnes travaux posent problème et considérer qu’il faut approuver les comptes campagne travaux par campagne travaux. Cela permet à l’assemblée générale d’approuver certaines campagnes travaux et d’en refuser d’autres si elles posent problème.

Peut-on émettre des réserves ?

Cette question est souvent posée par les copropriétaires et les conseillers syndicaux.

Il faut savoir que la notion « d’approbation des comptes sous réserves »  n’existe pas.

Bien souvent, les syndics profitent de cette notion pour considérer que les comptes sont approuvés. Il faut donc être plus malin.

Dans le cas où le conseil syndical ou un copropriétaire a identifié des dépenses abusives, illégales ou non justifiées, en assemblée générale, il faudra profiter de la question d’approbation des comptes pour identifier clairement les sommes posant problème et les faire « sortir » du montant total des charges à approuver.

Ensuite, elles seront placées en comptes d’attente.

De cette manière, l’assemblée générale n’approuvera que les dépenses ne posant pas de difficulté.  

Les  préconisations de l’ARC :

• Le conseil syndical doit procéder à plusieurs contrôles des comptes au fur et à mesure de l’exercice.
• Il faut identifier en amont de l’assemblée générale les factures posant problème pour pouvoir les extraire des comptes à approuver.
• Il est nécessaire de voter des budgets prévisionnels qui ne soient pas trop larges incitant le syndic à mieux contrôler les dépenses au fur et à mesure de l’exercice et être vigilant avant de valider une dépense.

En conclusion :

• L’approbation des comptes concerne uniquement les charges et les produits de l’exercice et non l’ensemble des comptes.
• La régularisation des charges est exigible si les comptes sont approuvés.
• Attention, la notion d’approbation des comptes sous réserve n’est pas prévue par la loi et se traduit fréquemment par une approbation des comptes.
• Le défaut d’approbation des comptes n’empêche pas d’engager une action judiciaire à l’encontre des copropriétaires débiteurs.  

Pour aller plus loin :

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L’approbation des comptes se limite à valider les charges et les produits de l’exercice

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L’approbation de comptes avec réserves est-elle une bonne solution ?

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L’approbation des comptes ne vaut pas approbation des comptes individuels des copropriétaires

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Le syndic peut-il repartir l’excèdent budgétaire avant approbation des comptes par l’assemblée générale ?

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Oui, c’est exact et on peut rajouter consultant bénévole à l’ARC puisque, comme vous le savez, je viens un vendredi par mois pour répondre aux questions des adhérents.

Par ailleurs, je suis le concepteur d’un logiciel de comptabilité pour les copropriétés, utilisé par de nombreux syndics bénévoles.

Merci, concernant ces comptes d’attentes, que prévoit la loi sur leur utilisation ? Pouvez-vous nous préciser tout d’abord ce qu’est un compte d’attente ?

Un compte d’attente est un compte pour « attendre ». Son numéro commence normalement par 47 et, par définition, enregistre des écritures en attente d’une destination définitive.

Par exemple si je reçois un chèque émis par une personne qui n’est pas copropriétaire et qui ne dit pas pour qui elle a fait ce chèque, je suis contraint de créditer un compte d’attente jusqu’à ce que j’identifie le bénéficiaire.

Pouvez-vous nous donner un exemple d’utilisation inappropriée d’un compte d’attente ?

Malheureusement les syndics utilisent parfois un compte d’attente pour y loger une facture que l’assemblée générale a refusée. Ainsi la facture disparaît du relevé des dépenses mais ne quitte pas la comptabilité du syndicat.

Comment détecter l’existence d’un compte d’attente ?

Les comptes d’attente apparaissent sur l’annexe 1, dans un compte 47, en bas à gauche et/ou à droite, à condition que l’annexe 1 soit le reflet exact de la comptabilité, ce qui n’est pas toujours le cas.

L’annexe 1 présentée à l’assemblée générale ne correspondait pas à la réalité comptable.

Pour être assuré qu’il n’existe pas de compte 47, il faut demander la communication de la balance de clôture et rapprocher les soldes de l’annexe 1 aux soldes de la balance pour s’assurer que ce sont les mêmes.                

Que dit la réglementation comptable sur les comptes d’attente ?

L’article 10 du décret comptable du 14 mars 2005 dit ceci : « Le compte 47 « compte d’attente » doit être soldé à la fin de l’exercice ou à défaut justifié ligne à ligne ».

Ceci signifie donc que si le syndic peut expliquer pourquoi il a utilisé un compte d’attente le solde peut y être conservé.

Justement, que doivent faire les copropriétaires lorsqu’ils détectent un compte d’attente non apuré et non justifié en fin d’exercice ?

• 1^er cas : si les montants en cause ne sont pas significatifs, l’assemblée générale va sagement décider d’apurer les comptes d’attente.

Un compte d’attente débiteur doit être apuré par la comptabilisation d’une perte exceptionnelle à répartir dans les charges de l’exercice entre les copropriétaires.

Un compte d’attente créditeur ne doit pas être apuré par le crédit des comptes des copropriétaires mais par le crédit d’un compte qui permet le maintien, dans la comptabilité du syndicat des copropriétaires, de la somme en cause pendant 5 ans, durée de prescription.

On peut par exemple créditer un compte d’avance.

A l’issue des 5 ans, si personne n’a fait de réclamation de créance au syndic, l’assemblée générale pourra décider d’annuler cette avance par le crédit des comptes des copropriétaires.

• 2^ème cas : si les montants en cause sont significatifs il faut tout d’abord chercher à identifier la responsabilité des syndics successifs.

• 1^er cas : si le compte d’attente n’existait pas au début du mandat du syndic c’est le syndic actuel qui en est l’origine et doit répondre.
• 2^ème cas : si le compte d’attente existait au début du mandat du syndic actuel, il convient de vérifier si ce dernier a mis en demeure l’ancien syndic (article 182) de justifier ce solde faute de quoi la responsabilité du syndic actuel peut également être engagée car il n’a pas fait son travail.

L’assemblée générale doit ensuite décider si elle veut poursuivre le syndic qu’elle juge responsable.

Mais attention, cette décision doit être prise avec prudence car une procédure judiciaire est longue et coûteuse.

En conclusion, qu’auriez-vous à dire ?

Je souhaite rappeler deux points :

• Tous les comptes d’attente peuvent être potentiellement dangereux, qu’ils soient débiteurs ou qu’ils soient créditeurs

Un compte d’attente débiteur est toujours dangereux car pour apurer son solde il faut passer une écriture de charge exceptionnelle qui se traduit par un appel de fonds auprès des copropriétaires.

Mais un compte d’attente créditeur peut également être dangereux car il peut représenter une dette à payer.

• La meilleure attitude des conseillers syndicaux est de vérifier tous les ans qu’il n’y a pas de compte d’attente ou que, s’il en existe, ils sont correctement justifiés. Cela évitera bien des difficultés au syndicat.

Recommandations de l’ARC :

• Si vous constatez des comptes d’attente, interrogez absolument le syndic PAR ECRIT et demandez-lui une réponse PAR ECRIT EGALEMENT.
• Si le syndic souhaite conserver les comptes d’attente en fin d’exercice il devra justifier au conseil syndical de l’intérêt de maintenir en comptes d’attente certaines sommes. Pour cela, il devra joindre aux documents comptables une pièce justifiant la décomposition du compte d’attente en identifiant l’origine et le montant correspondant.
• Si le syndic ne veut pas se conformer à la réglementation, le conseil syndical devra exiger l’inscription d’une question à l’ordre du jour, conformément aux articles 10 et 26 du décret du 17 mars 1967, pour voter l’affectation des sommes, par exemple sur le fonds travaux.

Si vous souhaitez allez plus loin n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec M. FALHUN qui tient des permanences mensuellement à l’ARC.

L’ARC propose également des contrôles de comptes plus approfondis avec le conseil syndical et chez le syndic, pour cela, contactez Copropriété-Services au 01 40 30 42 82.

Pour aller plus loin :

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Compte d’attente : peut-il être maintenu en fin d’exercice ?

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Des comptes d’attente qui peuvent être des « puits sans fond »

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Les travaux non terminés sont des travaux qui ne sont pas achevés ou non engagés à la fin de l’exercice comptable.

Il faut comprendre que : 

• soit toutes les factures ne sont pas comptabilisées car les travaux n’ont pas été totalement réalisés ;
• soit les provisions n’ont pas été toutes appelées auprès des copropriétaires ;
• ou bien les deux cas à la fois, les factures ne sont pas toutes comptabilisées et les appels de fonds ne sont pas tous effectués.

Par exemple, dans le cas de gros travaux de ravalement, d’autres appels de fonds sont prévus et d’autres factures seront comptabilisées sur l’exercice comptable suivant.

Dans quelle annexe retrouve t’on les travaux non terminés ? 

On retrouve le détail de ces travaux dans l’annexe 5 intitulée « ETAT DES TRAVAUX DE L’ARTICLE 14-2 ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES VOTES  NON ENCORE CLOTURES A LA FIN DE L’EXERCICE ».

Les travaux doivent y être détaillés par campagnes travaux et par clés de répartition.

Par exemple, des travaux de ravalement en clé millièmes généraux ou des travaux de mise en conformité ascenseur en clé millièmes ascenseurs.

Pouvez-vous nous décrire cette annexe 5 ? 

Cet état présente six colonnes :

• La 1^ère : nous informe sur la date de l’assemblée générale ayant votés les travaux et leur montant. 

Il est important de vérifier qu’un vote a bien eu lieu et que le montant inscrit est bien celui qui a été voté.

• La 2^ème : nous renseigne sur les travaux payés (date et montant).
• La 3^ème : nous renseigne sur les travaux réalisés : il s’agit des factures comptabilisées, qu’elles soient payées ou non.
• La 4^ème : nous indique la date et le montant des appels de fonds effectués auprès des copropriétaires, ainsi que sur l’affectation du fonds travaux, d’une subvention ou d’un emprunt.

D’ailleurs, Il faudra vérifier les produits de chaque « campagne travaux » :

• Contrôler si les appels de fonds ont bien été effectués sur la bonne clé de répartition.
• Le cas échéant que le fonds travaux a bien été utilisé ou que des subventions ont été affectées.

• La 5^ème : nous renseigne sur le solde des travaux.

C’est la différence entre le montant des travaux réalisés (la 3^ème colonne) et le montant des provisions appelées auprès des copropriétaires (la 4^ème colonne).

Ce solde doit impérativement être identique, au solde en attente sur travaux, compte 12, présent sur l’annexe 1 rubrique « provisions et avances ».

• La 6^ème : nous renseigne sur les subventions et emprunt à recevoir.

Quelles sont les incidences comptables ?

Puisque que ces travaux ne sont pas terminés, on ne peut pas les régulariser. La répartition auprès des copropriétaires n’est pas possible.

Pour rappel, la répartition, aussi appelée régularisation est la différence entre le réalisé (les charges) et les produits (les appels de fonds) constatant un déficit ou un excédent.

Cette régularisation ne pourra intervenir que lorsque les travaux seront terminés quand toutes les factures auront été comptabilisées et tous les appels effectués auprès des copropriétaires, elle interviendra donc probablement à la clôture de l’exercice suivant.

En résumé :

Les travaux non terminés sont des travaux pour lesquels :

• Soit toutes les provisions prévues n’ont pas été appelées auprès des copropriétaires ;
• Soit tous les travaux n’ont pas été réalisés et donc pas été entièrement facturés.

Tant que ces travaux ne sont pas terminés, l’excédent ou le déficit ne pourra être constaté et réparti sur les comptes des copropriétaires.

Recommandations de l’ARC :

Il faut vérifier si ces travaux :

• sont réellement non terminés ;
• ne sont pas figés depuis des années dans l’annexe 5 ou oubliés volontairement alors qu’ils présentent un excédent qui devrait être répartis sur les copropriétaires.

Il faut également contrôler si une provision a été constituée, alors qu’aucuns travaux n’ont été réalisés, dans ce cas il peut être judicieux de réaffecter cette provision. Sur décision d’assemblée générale bien sûr !

Pour aller plus loin :

https://arc-copro.fr/ouvrages/savoir-lire-et-exploiter-les-cinq-annexes-comptables.html

Rubrique dédiée aux adhérents :

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La conséquence comptable des travaux non terminés en fin d’exercice

https://arc-copro.fr/documentation/la-consequence-comptable-des-travaux-non-termines-en-fin-dexercice

Quelles différences entre les annexes comptables 4 et 5 ?

https://arc-copro.fr/documentation/quelles-differences-entre-les-annexes-comptables-4-et-5

DOSSIER DU MOIS D’AVRIL 2011 : Comment et pourquoi comprendre vos « 5 annexes comptables » ?

https://arc-copro.fr/documentation/dossier-du-mois-d-avril-2011-comment-et-pourquoi-comprendre-vos-5-annexes-comptables

Modèles des Annexes comptables

https://arc-copro.fr/documentation/modeles-des-annexes-comptables

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Réponse

L’article 16-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise  que lorsque des parties communes sont vendues, les produits générés se divisent de plein droit entre les copropriétaires en fonction de la quote-part de leur lot et de la clé de répartition.

Aussi curieux que cela puisse être, ce même article précise que la part du prix revenant à chaque copropriétaire lui est directement remise par le syndic, et ce indépendamment qu’il existe un impayé de charges.

Autrement dit, même si le copropriétaire est débiteur d’une somme à l’égard de la copropriété, le syndic est tenu de lui remettre l’intégralité de sa quote-part du prix de la loge sans pouvoir déduire ses impayés d’appels de charges.

Ceci étant, l’ordonnance « Copropriété » a modifié en profondeur la loi du 10 juillet 1965 en prévoyant un nouvelle rédaction de l'article 16-1 qui prévoit désormais que la « part du prix revenant à chaque copropriétaire lui est remise directement par le syndic, après déduction des sommes exigibles par le syndicat des copropriétaires. »

Les pouvoirs publics sont donc revenus sur le droit du copropriétaire débiteur de réclamer l’intégralité du versement de sa quote-part de vente de partie commune pour imposer au syndic qu’il déduise au préalable les appels de fonds impayés.

Cette nouvelle disposition concernera les ventes de parties communes réalisées postérieurement à l’entrée en vigueur de l’ordonnance qui est fixée au 1^er juin 2020.

Il est donc recommandé de reporter la décision de la vente de la loge à une date postérieure au 1^er juin 2020.

Dans le cas où l’assemblée générale est déjà convoquée, rien n’interdit à l’assemblée générale de voter le principe de la vente de la loge en fixant un montant tout en précisant qu’il prendra effet le 2 juin 2020, permettant ainsi à la copropriété de bénéficier du nouveau dispositif.

Cette situation se retrouve le plus souvent dans deux cas complétement différents :

• dans le cadre d’une gestion professionnelle ou non  avec un mandat de syndic légalement terminé car le syndic a tardé à convoquer l’assemblée générale annuelle ;
• dans le cadre d’une copropriété ne fonctionnant pas conformément à la législation notamment sans la tenue d’assemble générale annuelle seule habilitée à désigner le syndic.

Si une copropriété se retrouve dans l’une de ces deux situations quelles solutions ont les copropriétaires ?

Auparavant, il n’y avait pas le choix.

L’unique solution était la saisine du Président du Tribunal de Grande Instance pour la mise sous administration provisoire (éventuellement judiciaire) de la copropriété pour pouvoir convoquer légalement une assemblée générale appelée à désigner un syndic.

Depuis la loi du 3 août 2015 qui a complété l'article 17 du 10 juillet 1965, s’il n’y a pas de syndic « légalement mandaté », un « simple » copropriétaire est désormais habilité à convoquer lui-même une assemblée générale appelée à désigner le syndic de l’immeuble (professionnel ou bénévole).

Attention cependant, il existe une exception à la convocation d’une telle assemblée générale par un copropriétaire : cette disposition n’est effectivement pas applicable dans le cas où une assemblée générale appelée à désigner le syndic se serait tenue et n’aurait pas (ou pu) statuer sur la désignation du syndic.

Y-a-t-il des règles importantes à respecter dans le cadre de cette assemblée générale amenée à désigner le syndic ?

Pour que l’assemblée générale soit incontestable, l’ordre du jour de cette première assemblée générale ne doit porter que sur la question de désignation du syndic dont la proposition de contrat de syndic doit être jointe en annexe de la convocation. 

Bien entendu, l’assemblée générale doit respecter certains points, communs à la tenue de toutes les assemblées générales (ou presque) :

• En matière de convocation : délai légal de convocation (21 jours), modalités de notification (LRAR ou remise en main propre), convocation de l’ensemble des copropriétaires en respectant leur statut juridique ;
• En matière de tenue et d’animation : élection d’un bureau (le futur syndic ne pouvant être président de séance), le futur syndic ne doit pas détenir de mandat d’un copropriétaire absent souhaitant se faire représenter ;
• En matière de retranscription : rédaction et modalité de communication du procès-verbal avec retranscription et respect de l’article 42 alinéa 2 de la loi de 1965.

Que se passe-t-il suite à cette désignation ?

Une fois cette première assemblée générale tenue, le cas échéant, il conviendra au syndic nouvellement désigné de convoquer une seconde assemblée générale amenée à statuer sur toutes les questions essentielles au bon fonctionnement du syndicat des copropriétaires (vote d’un budget prévisionnel, élection des membres du conseil syndical, etc.), sur les questions obligatoires (montant du fonds travaux, assurance responsabilité civile du syndicat des copropriétaires, etc.) et bien entendu sur les autres questions particulières au syndicat (vote de travaux, etc.)

En résumé :

1. Un copropriétaire peut convoquer lui-même une assemblée générale amenée à élire le syndic de l’immeuble ;
2. L’ordre du jour ne peut porter que sur la question de désignation du syndic ;
3. Cette assemblée générale doit respecter les mêmes règles qu’une assemblée générale ordinaire, l’urgence ne peut être invoquée. 

Recommandations de l’ARC :

1. Respecter bien les modalités de convocations et de tenue de cette assemblée générale et de notification du procès-verbal ;
2. Convoquer une seconde assemblée générale pour valider les résolutions nécessaires au bon fonctionnement de l’immeuble rapidement ;
3. Dans certains cas, et notamment quand la mobilisation des copropriétaires est nulle, la mise sous administration judiciaire reste l’unique solution à la remise en fonctionnement de la copropriété.

Si vous souhaitez être accompagné dans cette démarche, n’hésitez pas à contacter le Pôle Syndics Bénévoles au 01.40.30.42.82. et ce même si la solution de syndic non professionnel n’est pas envisagée.

Et si justement vous l’envisagez, avant de vous faire désigner, lisez le guide indispensable « Devenir syndic bénévole avec l’ARC »

https://arc-copro.fr/librairie/devenir-syndic-benevole-avec-larc

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