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Réponse

Votre question appelle plusieurs notions juridiques et comptables, auxquelles s’ajoute une réflexion, dirons-nous, psychologique.

Procédons par étapes.

L’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le fonds travaux peut être utilisé pour tout travaux prescrits par la loi et le règlement ou ceux décidés par l’assemblée générale.

Votre syndic est donc en tort en indiquant que le fonds travaux peut être utilisé uniquement pour des travaux de rénovation énergétique.

Par conséquent, le changement du moteur de l’ascenseur qui doit être voté en assemblée générale peut être financé en partie ou totalement par le fonds travaux.

En parallèle, votre syndic pose une véritable question juridico-comptable concernant l’utilisation du fonds travaux appelé sur la base de la clé générale pour des travaux qui relèvent de la clé « ascenseur ».

Néanmoins, ce problème est traité à l’article 204 de la récente loi ELAN qui a modifié l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965, qui précise que le syndic doit respecter l’affectation du fonds travaux en fonction des parties communes spéciales ou clés de répartition.

Autrement dit, le fonds travaux peut être utilisé pour des opérations qui ne relèvent pas de la clé générale.

Il revient à votre syndic de s’organiser en internet pour être en mesure d’affecter le fonds travaux afin de financer le changement du moteur tout en respectant la clé spéciale de répartition.

Nous avons présenté sur notre site internet la méthode comptable à suivre ainsi que publié un guide dédié à cette question, intitulé Comment utiliser efficacement son fonds travaux.

Ensuite, il faut aborder l’aspect psychologique.

La création du fonds travaux trouve son origine dans le fait que les copropriétaires refusaient de voter les travaux de rénovation énergétique compte tenu de leur coût exorbitant, préférant ajourner le vote ?

Utiliser le fonds travaux pour des opérations qui obtiennent généralement le consentement unanime des copropriétaires, comme le changement du moteur de l’ascenseur, est contreproductif, sachant que les travaux de rénovation énergétique risqueraient alors de ne pas être votés par manque de finance.

Voilà pourquoi il est plus judicieux de ne pas utiliser le fonds travaux pour le changement du moteur de l’ascenseur.

Ceci étant, vous connaissez mieux que nous votre copropriété et serez plus à même de décider ce qui est le plus judicieux.

L’une des conditions essentielles pour être syndic bénévole est d’être copropriétaire dans son immeuble.

C’est l’article 17-2 de la loi de 1965 qui le précise clairement.

Peu importe si vous êtes propriétaire d’un appartement, d’une cave ou d’un parking, vous devez tout simplement être copropriétaire.

De plus, vous pouvez être syndic en tant que personne physique, mais aussi en tant que personnalité morale, comme une SCI par exemple.

Vous voulez dire que le gérant d’une Société Civile Immobilière peut être syndic de son immeuble ?

Non, justement ! Beaucoup se trompent.

C’est la SCI qui doit être désignée syndic et non son représentant légal.

C’est la SCI qui est propriétaire et non son gérant.

La SCI sera désignée syndic et sera représentée par son gérant.

Autre exemple, un couple marié. Seul celui qui est copropriétaire peut être syndic bénévole, pas son conjoint !

Si les copropriétaires souhaitent gérer l’immeuble de manière collégiale- à plusieurs- comment cela se passe-t-il ? Est-il possible de désigner un groupe de personnes comme syndic ?

Non, le syndic est obligatoirement une seule et unique personne.

Un groupe de personnes ne peut pas être désigné syndic bénévole en assemblée générale comme on le voit parfois.

Par contre, le syndicat des copropriétaires peut opter pour la forme coopérative où en assemblée générale aucun syndic n’est désigné mais uniquement un conseil syndical. Son président sera alors le syndic de droit.

Cependant attention ! Dans ce cas, le président – syndic reste toujours responsable de la totalité de la gestion (administrative, comptable, technique) même si il peut trouver des appuis auprès des autres membres du conseil syndical.

Ce n’est pas une gestion véritablement « collective ».

En pratique, comment dois-je faire pour être désigné syndic bénévole de mon immeuble ?

Vous devez OBLIGATOIREMENT être désigné par l’assemblée générale des copropriétaires, plus précisément à la majorité absolue de l’article 25, 25-1 le cas échéant.

Vous devez être désigné pour une durée précise (au maximum 3 ans) en précisant bien dans le procès-verbal de l’assemblée générale la date de début et de fin de votre mandat.

La date de début de mandat est généralement le jour de l’assemblée générale qui vous désigne.

Vous devez être désigné sur la base d’un contrat de syndic non professionnel qui doit être joint à la convocation de l’assemblée appelée à vous élire (décret du 26 mars 2015).

Ce contrat est-il vraiment nécessaire dans le cas d’une gestion par un syndic non-professionnel ?

Oui, ce contrat est essentiel !

Il fixe votre éventuelle indemnisation pour la gestion de l’immeuble. Il rappelle vos droits et obligations en votre qualité de syndic.

Désormais, il peut vous être demandé dans le cadre de la procédure d’immatriculation de votre copropriété (obligatoire pour toutes copropriétés à usage d’habitation depuis le 1^er janvier 2019).

En résumé, pour être syndic non professionnel de son immeuble, il faut :

• Etre copropriétaire.
• Etre désigné en assemblée générale par les copropriétaires sur la base d’un contrat de syndic qui doit être joint à la convocation.
• Etre élu pour une durée précise avec une date de début et de fin de mandat devant être indiquées dans le procès-verbal de l’assemblée générale et dans votre contrat de syndic.

Et bien entendu il faut avoir du temps à consacrer à la gestion de sa copropriété, être motivé et avoir le sens de la communication. Etre syndic n’est pas non plus une mission anodine, il faut en être conscient et responsable.

Pour aller plus loin

https://arc-copro.fr/librairie/devenir-syndic-benevole-avec-larc

https://arc-copro.fr/librairie/la-cle-du-syndic-benevole

https://arc-copro.fr/librairie/etre-syndic-de-sa-copropriete-avec-larc

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Le syndic bénévole : Obligatoirement un propriétaire de « plein droit »

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Syndics bénévoles Le contrat type de syndic non professionnel : comment le compléter

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Quelle est la durée maximale d’un mandat de syndic bénévole ? Peut-il être reconduit au-delà de trois années successives ?

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La convocation de l’assemblée générale appelée à vous désigner syndic bénévole : des solutions aux blocages des syndics professionnels

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Le premier élément à contrôler est la durée du mandat.

Nous préconisons une durée de contrat d’un an avec des dates calendaires de prise d’effet et d’échéance précisées dans le contrat de syndic et en totale adéquation avec la durée indiquée.

Y-a-t-il des prestations particulières sur lesquelles il est nécessaire d’être particulièrement vigilant ?

Oui et ce contrôle est nécessaire pour éviter les clauses irrégulières et abusives des syndics.

La première prestation à contrôler est le nombre de visites de la copropriété à effectuer par le syndic. Il faut négocier un nombre de visites adapté. Elles ne doivent pas être insuffisantes et leurs durées doivent être précisées. Il faut exiger la présence du président du conseil syndical et la rédaction d’un rapport écrit relevant l’ensemble des points contrôlés.

La deuxième prestation à vérifier est l’extranet qui est un système dématérialisé permettant l’accès aux documents de la copropriété.

Dans la mesure où l’assemblée générale exonère le syndic de cette prestation, le montant de ses honoraires doit être minoré de son forfait de base.

Il en va de même pour la prestation d’archivage si la copropriété décide de recourir à une société extérieure. Là aussi le syndic doit minorer ses honoraires de ce montant.

Troisième point sur lequel il faut être vigilant : l’assemblée générale annuelle pour laquelle un forfait adapté doit être négocié avec une durée conforme aux « habitudes » de la copropriété pour minimiser les dépassements d‘honoraires. On constate précisément dans ce domaine de nombreux abus de la part des syndics qui calquent les heures d’assemblées avec les heures d’ouverture de leur cabinet alors que la plupart du temps les assemblées générales se tiennent au-delà de celles-ci.

Concernant la gestion des campagnes travaux, comment sont calculés les honoraires pouvant être perçus par le syndic ?

Si ce sont des travaux de maintenance qui relèvent du budget prévisionnel de fonctionnement, il n’y a pas d’honoraires à prévoir par le syndic. Par contre, le syndic peut prétendre à des honoraires spécifiques pour le suivi des travaux hors budget prévisionnel. Cependant cela doit résulter d’une décision spécifique de la même assemblée générale qui vote les travaux.

Les honoraires de syndic doivent être calculés sur un pourcentage sur le montant hors taxe des travaux qu’il convient d’adapter au regard de la prestation qui est effectivement réalisée par le syndic.

Est-ce qu’il y a des abus sur certains points particuliers de manière récurrente ?

On constate des abus notamment en matière d’immatriculation initiale de la copropriété avec des montants d’honoraires qui sont disproportionnés. Certains syndics tentent également de facturer annuellement les mises à jour alors que les textes ne prévoient que la possibilité de facturation de l’immatriculation initiale. 

L’autre abus régulier concerne les mutations. Lorsqu’un copropriétaire vend son appartement, le syndic –sollicité par le notaire -  doit établir un état daté. On constate alors parfois des montants disproportionnés au regard de la prestation donnée. Certains autres syndics facturent ce qu’ils appellent un « pré état-daté » qui est une information préalable requise généralement par l’agent immobilier mais qui n’a aucune base légale. 

En résumé, il faut être vigilant et notamment sur :

• la durée du mandat, les dates calendaires de prise d’effet et d’échéance ;
• sur les prestations particulières ;
• sur le rajout de prestations qui ne sont pas prévues dans le décret du 26 mars 2015.

Il faut aussi retenir que ce qui n’est pas dans le contrat n’est pas facturable !

Il ne faut donc pas hésiter à se faire accompagner à l’analyse des propositions de contrats.

Pour aller plus loin

https://arc-copro.fr/librairie/les-30-mesures-essentielles-pour-garantir-un-contrat-de-syndic-efficient

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Les annonces du Premier Ministre concernant la régulation des contrats et des honoraires du syndic

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Les tarifs des prestations affichés dans le contrat de syndic : en Toutes Taxes Comprises ou en Hors Taxes ?

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Comment évoluent les contrats type de syndic en l’espace de presque quatre ans

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Durée du contrat : la Cour de cassation explique aux syndics comment rédiger leur contrat 

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Mise en concurrence des contrats de syndic : les honoraires de base ne sont pas les seuls éléments à contrôler

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Que contrôler dans le contrat type de syndic en matière de tenue d’assemblée générale

https://arc-copro.fr/documentation/que-controler-dans-le-contrat-type-de-syndic-en-matiere-de-tenue-dassemblee-generale

Une copropriété est exposée à un certain nombre de risques qu’une assurance multirisques immeuble se propose de garantir.

Au même titre que votre contrat d’assurance habitation, vous pouvez souscrire des garanties « dommages » (l’incendie, le dégât des eaux, le vol, le bris de glace) et une garantie responsabilité civile.

La loi ALUR du 24 mars 2014 impose que cette garantie responsabilité civile soit souscrite par tous les syndicats de copropriétaires. Cette garantie couvre les dommages que votre copropriété peut causer à des tiers. C’est l’exemple de la tuile projetée sur le véhicule d’un voisin un jour de grand vent.

Concernant les garanties dommages, ce n’est pas la loi mais le règlement de copropriété qui contraint le syndicat à assurer certains risques. Ces risques varient selon les règlements.

Un contrat multirisques n’est pas un contrat « tous risques ». Seuls les évènements mentionnés au contrat sont garantis. Les autres sont donc exclus.

Qui choisit l’assureur ?

Le syndicat des copropriétaires choisit son intermédiaire d’assurance et son contrat dans le cadre d’un vote en assemblée générale.

Par contre, c’est le syndic qui souscrira le contrat.

Comment est bâti le contrat et sur quelles bases ?

Un contrat multirisques immeuble, en tant que contrat d’assurance, se compose de conditions particulières et de conditions générales.

Les conditions particulières sont propres à votre copropriété. Vous y trouvez les données de votre résidence comme son adresse, sa superficie de bâti, la présence ou non d’activité commerciale et artisanale ou encore votre sinistralité sur les 24 ou 36 derniers mois, selon les compagnies. Il y figure également les garanties que vous avez souscrites.

Les conditions générales, elles, sont communes à tous les assurés. Elles déterminent les conditions d’application des garanties que vous avez choisies.

Si votre intermédiaire est spécialisé en assurances de copropriété, vous aurez un troisième volet que l’on appelle « l’intercalaire ». Ce sont des garanties supplémentaires aux garanties de base, comme, par exemple, la prise en charge des honoraires du syndic professionnel pour la gestion de certains sinistres ou la clause de connaissance de risque.

Cette dernière est importante. En cas d’erreur sur les conditions particulières, un sinistre pourrait ne pas être entièrement indemnisé. Avec cette clause, l’intermédiaire indique connaitre votre résidence et que, si erreur il y a, la « faute » ne vous est pas imputable.

Le sinistre sera donc réglé en totalité. Le contrat devra, bien sûr, être mis à jour par la suite.

Votre syndic est, normalement, en possession de ces trois volets et peut donc vous les communiquer.

En résumé :

• Des garanties « dommages » et une garantie responsabilité civile ;
• C’est le syndicat des copropriétaires qui choisit son assureur ;
• Un contrat d’assurance est composé de 3 volets : conditions particulières, conditions générales, garanties supplémentaires (intercalaires).

Pour aller plus loin :

https://arc-copro.fr/librairie/l-assurance-multirisque-copropriete-en-36-questions

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Les différents contrats d’assurance possibles en copropriété

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Les syndics courtiers en assurance : que contrôler ?

https://arc-copro.fr/documentation/les-syndics-courtiers-en-assurance-que-controler

L’assurance multirisque immeuble peut-elle indemniser un dégât des eaux

strictement privatif ?

https://arc-copro.fr/documentation/lassurance-multirisque-immeuble-peut-...

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Suivant l’article 21 du 10 juillet 1965, peut être membre du conseil syndical un copropriétaire, son conjoint, un usufruitier ou un représentant légal : « Les membres du conseil syndical sont désignés par l'assemblée générale parmi les copropriétaires, les associés dans le cas prévu par le premier alinéa de l'article 23 de la présente loi, les accédants ou les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux, ou leurs usufruitiers. Lorsqu'une personne morale est nommée en qualité de membre du conseil syndical, elle peut s'y faire représenter, à défaut de son représentant légal ou statutaire, par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet. »

Comment sont désignés les membres du conseil syndical ?

Les membres du conseil syndical sont OBLIGATOIREMENT désignés en assemblée générale, selon la majorité de l’article 25 (25-1 en deuxième lecture, s’il n’y a pas suffisamment de copropriétaires présents ou représentés).

Un vote s’effectue candidat par candidat ou selon une liste de candidats si l’assemblée générale ne s’y oppose pas.

La durée du mandat est fixée par l’assemblée générale, elle est cependant au maximum de 3 ans.

Sur quels points être vigilant ?

Le conseil syndical est un intermédiaire incontournable entre les copropriétaires et le syndic. Il doit contrôler, vérifier, maîtriser les coûts de gestion et prêter assistance au syndic.

Le conseil syndical doit être particulièrement vigilant sur la manière dont le syndic assure la maintenance de l’immeuble (avec tous les contrats de maintenance nécessaires).

Il doit également contrôler les comptes de la copropriété, vérifier que les charges appelées sont bien réglées (les procédures nécessaires au recouvrement des charges bien engagées), que le syndic procède bien au paiement des prestataires et que les sinistres sont gérés comme il se doit.

Est-ce que le conseil syndical a accès aux documents « clés » de la copropriété auprès du syndic ?

Non seulement le conseil syndical a accès aux documents « clés », mais il a accès à tous les documents concernant la gestion de la copropriété conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 : « Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.

Le conseil syndical reçoit sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat. »

Le conseil syndical peut ainsi avoir accès à tous les documents stratégiques, tels que les relevés bancaires, la convention des comptes, la comptabilité et les correspondances du syndic, tous les contrats de maintenance et les dossiers de sinistre.

Le syndic a l’obligation de lui communiquer les documents réclamés.

Avec la loi ELAN et dans l’attente d’un arrêté, si le syndic ne communique pas les pièces dans un délai d’un mois, il y aura une sanction financière. 

En résumé, dans une copropriété, il faut obligatoirement un conseil syndical dont les membres sont élus parmi les copropriétaires.

Les membres du conseil syndical sont des personnes avec un rôle important de contrôle du syndic permettant une bonne gestion.

Attention, car il ne faut pas sous-estimer le temps que cela prend, d’autant plus que cette mission est entièrement bénévole.

Pour aller plus loin

https://arc-copro.fr/librairie/les-30-mesures-essentielles-pour-etre-un-conseil-syndical-efficace

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Un conseil syndical qui a compris son rôle

https://arc-copro.fr/documentation/un-conseil-syndical-qui-compris-son-role

Les obligations du syndic en matière de transmissions des relevés bancaires à destination du conseil syndical

https://arc-copro.fr/documentation/les-obligations-du-syndic-en-matiere-de-transmissions-des-releves-bancaires

Comment optimiser le fonctionnement de son conseil syndical

https://arc-copro.fr/documentation/comment-optimiser-le-fonctionnement-de-son-conseil-syndical

Le conseil syndical doit il solliciter un vote d’assemblée générale pour être assisté dans sa mission par un professionnel de son choix ?

https://arc-copro.fr/documentation/le-conseil-syndical-doit-il-solliciter-un-vote-dassemblee-generale-pour-etre-assiste