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Dans le cadre du forfait de base, on constate régulièrement que les syndics suppriment, rajoutent ou occultent le contrat type.

1. Beaucoup usent d’une stratégie qui est de supprimer ou de rajouter certains termes pouvant paraître anodins pour un néophyte mais qui en définitive modifient les obligations du syndic.

Par exemple, lorsqu’il est spécifié la durée des visites de l’immeuble par le syndic. En enlevant simplement le terme « minimum », cela permet au syndic de facturer toute heure supplémentaire à la durée prévue au contrat. 

2. Les syndics jouent également sur des variables qui ne sont pas toujours prévues au contrat ou ne correspondent pas aux besoins de la copropriété. Ceci leur permet de  facturer des vacations supplémentaires.

En l’occurrence, le conseil syndical doit bien contrôler :

• le nombre de visites que doit assurer le syndic au sein de l’immeuble :

• qui ne doit pas être sous-dimensionné ou surévalué par rapport aux besoins réels de la copropriété ; 
• qui doivent se faire en présence de l’un des membres du conseil syndical, en particulier du président, avec rédaction d’un rapport pour éviter la comptabilisation de fausses visites.

• le nombre de réunions du conseil syndical qui doivent être effectuées à des heures compatibles avec les disponibilités des conseillers syndicaux ;
• que l’assemblée générale soit prévue pendant les heures habituelles.

Au final le forfait est souvent dépourvu de contenu et/ou ne correspond pas à la taille de la copropriété.

3. Les honoraires de base doivent diminuer d’un certain montant si l’assemblée générale décidait (ce que nous déconseillons) de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée ou dispensait le syndic de la mise à disposition d’un extranet.

Le conseil syndical doit réclamer la suppression de tout indice de révision sachant que ce n’est en aucun cas une obligation.

Et en matière de prestations complémentaires ou privatives, quels sont les abus les plus souvent constatés ? 

Le contrat type (art 7.2.2 à 9.3) définit de manière exhaustive des prestations supplémentaires ou complémentaires  le syndic peut facturer. Il laisse cependant au syndic la liberté de définir les modalités de tarification.

Dans ce cadre, les syndics essaient d’imposer des modalités de facturation difficilement contrôlables comme des vacations au temps passé. De cette manière, ils ont la possibilité de surfacturer une prestation difficilement contrôlable. Il est donc préférable de prévoir pour chaque prestation un tarif à la vacation plutôt qu’au temps passé.

Les prestations privatives qui sont à la charges des seuls copropriétaires concernés  doivent aussi être vérifiées pour éviter tout abus et qu’elles n’incombent en définitive au syndicat.

1/ En matière de recouvrement des charges, il est toujours constaté une multiplicité d’actes privatifs de recouvrement à l’égard des copropriétaires débiteurs au coût de surcroit prohibitif:

• des lettres de relance simple facturées alors qu’elles doivent être comprises dans le forfait de base ;
• des relances de mise en demeure injustifiées, trop rapprochées ou surfacturées ;
• la facturation des frais d’huissier et d’avocat aux copropriétaires alors qu’il ne s’agit pas de diligences exceptionnelles. 

2/ En matière de mutation, certains contrats prévoient toujours une prestation illégale pour l’établissement du « pré-état daté » ou indirectement une augmentation du prix de l’état daté au motif qu’il intègre le coût de celui-ci.

D’après ce que vous venez de nous indiquer, il faut donc être vigilant sur les propositions de syndic. Cependant est-il possible de négocier un contrat de syndic ?

Oui, bien sûr le contrat de mandat est bilatéral : il est rempli par le syndic et vérifié puis négocié par le Conseil syndical.

Nous conseillons :

• de refuser de présenter à l’ordre du jour un contrat qui prévoit des prestations non prévues dans le décret du 26 mars 2015 ;
• de négocier les honoraires de base lors de la réunion  préparatoire à l’élaboration de l’ordre du jour de l’assemblée générale et non lors de l’assemblée générale elle-même ;
• de limiter impérativement la durée du mandat à une année et que cette durée soit mentionnée dans le procès-verbal de l’assemblée générale. Vous aurez ainsi chaque année la possibilité de négocier le contrat et les prestations du syndic. 

En résumé :

1. Vérifiez toute proposition de contrat-type de syndic et notamment sa conformité avec la loi pour éviter les abus
2. Soyez vigilants sur le forfait de base mais n’oubliez pas les prestations complémentaires et les prestations privatives qui si abusives ou illégales peuvent rester à la charge du syndicat
3. Mettez en concurrence et négociez avant l’assemblée générale amenée à désigner le syndic

Recommandations de l’ARC :

1. Imprimez le décret du 26 mars 2015 sur le site de Légifrance afin de vérifier que le contrat présenté par le syndic respecte à la lettre les dispositions règlementaires. Lisez aussi l’annexe au contrat et l’annexe 2. 
2. Si le syndic demande une augmentation d’honoraires, demandez des justifications sur des éléments factuels (tâches supplémentaires à réaliser, prestations à intégrer dans le forfait, etc.)
3. Au-delà des honoraires de base, contrôlez et négociez les tarifs des prestations complémentaires et privatives
4. Les prestations en dehors du forfait doivent faire partie de la liste de l’annexe 2 et faire l’objet d’une note d’honoraires précise en termes de prestation effectuée et de temps passé.

Merci. Si vous souhaitez mettre en concurrence les contrats de syndic, n’hésitez à utiliser le site copro-syndic mis à disposition sur le portail de l’adhérent de l’ARC. Il vous permettra, après avoir établi le descriptif de votre copropriété et de ses besoins, de mettre en concurrence et de comparer simplement les contrats de syndic pour mieux les négocier ensuite.

L’ARC mais également un manuel indispensable : « Les abus des syndics »

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Cette situation se retrouve le plus souvent dans deux cas complétement différents :

• dans le cadre d’une gestion professionnelle ou non  avec un mandat de syndic légalement terminé car le syndic a tardé à convoquer l’assemblée générale annuelle ;
• dans le cadre d’une copropriété ne fonctionnant pas conformément à la législation notamment sans la tenue d’assemble générale annuelle seule habilitée à désigner le syndic.

Si une copropriété se retrouve dans l’une de ces deux situations quelles solutions ont les copropriétaires ?

Auparavant, il n’y avait pas le choix.

L’unique solution était la saisine du Président du Tribunal de Grande Instance pour la mise sous administration provisoire (éventuellement judiciaire) de la copropriété pour pouvoir convoquer légalement une assemblée générale appelée à désigner un syndic.

Depuis la loi du 3 août 2015 qui a complété l'article 17 du 10 juillet 1965, s’il n’y a pas de syndic « légalement mandaté », un « simple » copropriétaire est désormais habilité à convoquer lui-même une assemblée générale appelée à désigner le syndic de l’immeuble (professionnel ou bénévole).

Attention cependant, il existe une exception à la convocation d’une telle assemblée générale par un copropriétaire : cette disposition n’est effectivement pas applicable dans le cas où une assemblée générale appelée à désigner le syndic se serait tenue et n’aurait pas (ou pu) statuer sur la désignation du syndic.

Y-a-t-il des règles importantes à respecter dans le cadre de cette assemblée générale amenée à désigner le syndic ?

Pour que l’assemblée générale soit incontestable, l’ordre du jour de cette première assemblée générale ne doit porter que sur la question de désignation du syndic dont la proposition de contrat de syndic doit être jointe en annexe de la convocation. 

Bien entendu, l’assemblée générale doit respecter certains points, communs à la tenue de toutes les assemblées générales (ou presque) :

• En matière de convocation : délai légal de convocation (21 jours), modalités de notification (LRAR ou remise en main propre), convocation de l’ensemble des copropriétaires en respectant leur statut juridique ;
• En matière de tenue et d’animation : élection d’un bureau (le futur syndic ne pouvant être président de séance), le futur syndic ne doit pas détenir de mandat d’un copropriétaire absent souhaitant se faire représenter ;
• En matière de retranscription : rédaction et modalité de communication du procès-verbal avec retranscription et respect de l’article 42 alinéa 2 de la loi de 1965.

Que se passe-t-il suite à cette désignation ?

Une fois cette première assemblée générale tenue, le cas échéant, il conviendra au syndic nouvellement désigné de convoquer une seconde assemblée générale amenée à statuer sur toutes les questions essentielles au bon fonctionnement du syndicat des copropriétaires (vote d’un budget prévisionnel, élection des membres du conseil syndical, etc.), sur les questions obligatoires (montant du fonds travaux, assurance responsabilité civile du syndicat des copropriétaires, etc.) et bien entendu sur les autres questions particulières au syndicat (vote de travaux, etc.)

En résumé :

1. Un copropriétaire peut convoquer lui-même une assemblée générale amenée à élire le syndic de l’immeuble ;
2. L’ordre du jour ne peut porter que sur la question de désignation du syndic ;
3. Cette assemblée générale doit respecter les mêmes règles qu’une assemblée générale ordinaire, l’urgence ne peut être invoquée. 

Recommandations de l’ARC :

1. Respecter bien les modalités de convocations et de tenue de cette assemblée générale et de notification du procès-verbal ;
2. Convoquer une seconde assemblée générale pour valider les résolutions nécessaires au bon fonctionnement de l’immeuble rapidement ;
3. Dans certains cas, et notamment quand la mobilisation des copropriétaires est nulle, la mise sous administration judiciaire reste l’unique solution à la remise en fonctionnement de la copropriété.

Si vous souhaitez être accompagné dans cette démarche, n’hésitez pas à contacter le Pôle Syndics Bénévoles au 01.40.30.42.82. et ce même si la solution de syndic non professionnel n’est pas envisagée.

Et si justement vous l’envisagez, avant de vous faire désigner, lisez le guide indispensable « Devenir syndic bénévole avec l’ARC »

https://arc-copro.fr/librairie/devenir-syndic-benevole-avec-larc

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Examinons dans un premier temps les modalités d’accès à un immeuble d’habitation au niveau de ses parties communes mais également privatives grâce à l’installation d’un système VIGIK qui est la solution la plus performante, l’autre solution la plus fréquente en copropriété étant le digicode, c’est-à-dire un clavier à code sur platine de rue. 

En règle générale, les immeubles sont dotés d’un SAS d’entrée (en vert foncé)  permettant le filtrage des accès.

Avec l’installation d’un dispositif de contrôle d’accès VIGIK sur les deux portes du SAS, coté extérieur et côté intérieur, il est possible de :

1. Gérer l’accès de tous les résidents et visiteurs des professions libérales aux habitations, à leurs cabinets ou bureaux mis en évidence en orange derrière moi.
2. Contrôler et maîtriser l’accès des services publics :
   • aux boites aux lettres, boites à colis ou loge située généralement à l’entrée de l’immeuble pour ce qui est de la Poste et de ses éventuels concurrents (distributeurs de colis ou de publicité),
   • aux locaux techniques souvent situés au rez-de-chaussée ou en sous-sol  en ce qui concerne les techniciens d’ENEDIS, GRDF ou ORANGE par exemple.

Plus précisément, le système VIGIK permet :

1. A l’ensemble des résidents d’avoir accès à leurs appartements et aux entreprises telles que ENEDIS, GRDF et ORANGE aux locaux techniques car leurs badges sont programmés pour l’ouverture des deux portes ;
2. Aux services de la Poste et de ses concurrents d’être limités au  SAS d’entrée où l’on retrouve les boites aux lettres ou à colis car leurs badges ne sont programmés que pour l’ouverture de la porte d’entrée extérieure ;
3. Pour ce qui des visiteurs (de résidents ou clients des professions libérales), ils ont accès à l’immeuble grâce à l’interphone. Dans ce cas seuls les résidents ou les professions libérales pourront lui ouvrir l’une ou les deux portes du SAS.

Comment éradiquer la diffusion des publicités non adressées ?

1. La première solution est de bloquer l’accès par la porte du côté extérieur à la Poste et à ses concurrents dont les distributeurs de publicité grâce au système VIGIK.

Cette possibilité n’est envisageable que si le courrier peut être remis à un(e) gardien(ne) ou si les copropriétaires acceptent d’aller le chercher à la Poste.

2. La deuxième solution est de voter en assemblée générale l’interdiction de l’accès à l’immeuble  aux seuls distributeurs de PNA et de la notifier à l’Association VIGIK. Cela permet aux copropriétaires de continuer à recevoir directement leur courrier adressé et colis sans les publicités non désirées.

En résumé :

• Le système VIGIK est le dispositif de contrôle d’accès résidents, services publics le plus performant à l’heure actuelle.
• Il permet de :

• contrôler l’accès des résidents et éventuellement des clients des professions libérales exerçant dans l’immeuble ;
• maitriser l’accès des services publics prioritaires, de leurs concurrents mais aussi des distributeurs de publicités non adressées dites PNA.

Pour un  système de contrôle d’accès efficace, nous vous préconisons :

1. L’installation d’un SAS d’entrée avec deux portes, l’une extérieure, l’autre intérieure ;
2. L’installation d’un système VIGIK permettant de contrôler les accès au SAS, aux parties privatives et communes dont les locaux techniques de manière différenciées selon le type de visiteurs ;
3. L’interdiction d’accès aux diffuseurs de publicités non adressées en le votant en assemblée générale.

Et n’oubliez pas, si vous envisagez l’installation d’un tel système, n’hésitez pas à utiliser le site copro-devis mis à disposition sur le portail de l’adhérent de l’ARC. Il vous permettra, après avoir établi un cahier des charges de mettre en concurrence les entreprises spécialisées dans ce domaine.

Vous trouverez également des informations dans « le guide de l’assistance technique des Responsables de Copropriété – ASTRE »

Mais vous pouvez également contactez M. POUEY et son équipe à Copropriété-Services au 01.40.30.42.82. . Il vous répondra par mail, téléphone ou sur rendez-vous.  

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L’annexe  2 permet de visualiser l'ensemble des charges et des produits  de la copropriété au dernier jour de l'exercice comptable.

Cette annexe est scindée en 2 parties, la partie haute en bleu pour les opérations courantes et la partie basse en vert pour les  opérations exceptionnelles et les travaux. 

1. Partie haute 

Imaginons que ces annexes sont fournies à l’assemblée générale de 2020 approuvant les comptes 2019, validant le budget 2021, et  réajustant éventuellement le budget 2020.

a) A gauche,  nous retrouvons l’ensemble des postes de charges courantes groupées par nature (et non ventilées par clé de répartition comme sur l’annexe 3) :

• La colonne  N-1, en jaune, nous informe sur le montant des charges (dépenses) de l’année dernière 2018
• La colonne N, en vert, détaille le budget 2019 qui a du être voté en assemblée générale en 2018 et éventuellement réajusté en 2019
• L’autre colonne N en rouge, détaille pour sa part les charges réelles de l’année 2019 devant être approuvées.
• En ce qui concerne les colonnes N+1 et N+2 en bleu et orange, elles détaillent les budgets de l’année 2020 et 2021, avec une possibilité de réajustement sur celui de 2020. C’est sur cette base que le syndic effectuera les appels de fonds.

b) A droite de l’annexe, dans la colonne grise, nous avons l’ensemble des produits de la copropriété pour chaque année.

Il existe différents types de produits en copropriété :

• Les appels de fonds effectués auprès des copropriétaires en compte 701000
• Les indemnités d’assurance en compte 713000
• Les produits divers en compte 714000, ou encore les produits financiers   en compte 716000.

Ne prenons que la colonne qui nous intéresse et plus particulièrement la colonne rouge N. C’est celle-ci qui concerne l’approbation des comptes. Nous y retrouvons le total des appels de fonds effectués réellement auprès des copropriétaires et le montant précis des autres produits. Ce sont ces produits qui seront approuvés dans le cadre de l’approbation des comptes.

Pour terminer, nous retrouvons la solde de l’exercice comptable à approuver calculé sur la base des montants indiqués au niveau des colonnes N rouges.

• Si l’exercice est excédentaire (produits plus importants que les charges), le solde de l’exercice se retrouve dans la case de gauche en vert
• Si l’exercice est déficitaire  (charges plus importantes que les produits), le solde de l’exercice se retrouve dans la case de droite en rose. Excédentaire ou bien  déficitaire, le solde de l’exercice est toujours réparti auprès des copropriétaires lorsque les comptes seront approuvés, mais pas avant.

2. Partie basse

Celle-ci est constituée sur les mêmes principes que la partie haute, mais elle concerne  les charges de travaux ou d’opérations exceptionnelles terminées à la date de clôture des comptes.

Comme pour les charges courantes, il s’agit de la colonne rouge N qui nous intéresse plus particulièrement.

• A gauche, colonne N en rouge, nous retrouvons, les charges réelles des travaux ou opérations exceptionnelles terminées de l’année 2019 devant être approuvées.
• A droite, colonne N toujours en rouge, nous retrouvons le total des appels de fonds effectués réellement aux copropriétaires et éventuellement l’utilisation du fonds travaux, ou bien d’autres  produits.

Toujours comme pour les charges courantes,  on retrouvera le solde des travaux dans la case rose, à gauche s’il est excédentaire. En revanche s’il est déficitaire on le retrouvera à droite dans la case bleue.

On retrouvera le détail  de ces travaux et opérations exceptionnelles terminés  sur l’exercice par campagne dans une autre annexe, l’annexe 4. 

En résumé :

• L’annexe 2 permet de visualiser  l’ensemble des charges et des produits de la copropriété au dernier jour de l’exercice comptable.
• Elle est scindée en 2 parties, la partie haute pour les opérations courantes et la partie basse pour les travaux et  opérations exceptionnelles terminés  sur l’exercice.  
• Elle permet de faire des comparaisons entre exercices.
• Elle est nécessaire pour l’approbation des comptes qui engendrera la répartition du solde de l’exercice sur les comptes des copropriétaires (mais jamais avant !).

Préconisations :

1. Le déficit ou l’excédent sur charges courantes doit être identique à celui indiqué dans l’annexe 3
2. Le déficit ou l’excédent des travaux ou opérations exceptionnelles doit être identique à celui indiqué dans l’annexe 4
3. Il faut bien vérifier que les travaux soumis à l’approbation des comptes et présentés dans l’annexe 2  sont terminés c’est-à-dire que tous les appels ont été effectués et que toutes les factures sont enregistrées. 

Si vous souhaitez avoir plus de renseignements sur cette annexe mais également les 5 annexes comptables réglementaires, procurez-vous notre guide « Savoir Lire et exploiter les 5 annexes

Mais vous pouvez également contactez Mme VILSALMON à Copropriété-Services au 01.40.30.42.82. . Elle vous répondra par mail, téléphone ou sur rendez-vous.  

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• dans le cadre d’une gestion professionnelle ou non avec un mandat de syndic légalement terminé car le syndic a tardé à convoquer l’assemblée générale annuelle ;
• dans le cadre d’une copropriété ne respectant pas la législation notamment sans la tenue d’assemble générale annuelle seule habilitée à désigner le syndic.

Si une copropriété se retrouve dans l’une de ces deux situations quelles solutions ont les copropriétaires ?

Auparavant, il n’y avait pas le choix.

L’unique solution était la saisine du Président du Tribunal de Grande Instance (devenu le Tribunal judiciaire depuis le 1^er janvier 2020) pour la mise sous administration provisoire (éventuellement judiciaire) de la copropriété pour pouvoir convoquer légalement une assemblée générale appelée à désigner un syndic.

Depuis la loi du 3 août 2015 qui a complété l'article 17 du 10 juillet 1965, s’il n’y a pas de syndic « légalement mandaté », un « simple » copropriétaire est désormais habilité à convoquer lui-même une assemblée générale appelée à désigner le syndic de l’immeuble (professionnel ou bénévole). 

Attention cependant, il existe une exception à la convocation d’une telle assemblée générale par un copropriétaire : cette disposition n’est effectivement pas applicable dans le cas où une assemblée générale appelée à désigner le syndic se serait tenue et n’aurait pas (ou pu) statuer sur la désignation du syndic.

Y-a-t-il des règles importantes à respecter dans le cadre de cette assemblée générale amenée à désigner le syndic ?

Pour que l’assemblée générale soit incontestable, l’ordre du jour de cette première assemblée générale ne doit porter que sur la question de la désignation du syndic dont la proposition de contrat de syndic doit être jointe en annexe de la convocation. 

Bien entendu, l’assemblée générale doit respecter certains points, communs à la tenue de toutes les assemblées générales (ou presque) :

• En matière de convocation : délai légal de convocation (21 jours), modalités de notification (LRAR ou remise en main propre), convocation de l’ensemble des copropriétaires en respectant leur statut juridique ;
• En matière de tenue et d’animation : élection d’un bureau (le futur syndic ne pouvant être président de séance), le futur syndic ne doit pas détenir de mandat d’un copropriétaire absent souhaitant se faire représenter ;
• En matière de retranscription : rédaction et modalité de communication du procès-verbal avec retranscription et respect de l’article 42 alinéa 2 de la loi de 1965.

Que se passe-t-il suite à cette désignation ?

Une fois cette première assemblée générale tenue, le cas échéant, il conviendra au syndic nouvellement désigné de convoquer une seconde assemblée générale amenée à statuer sur toutes les questions essentielles au bon fonctionnement du syndicat des copropriétaires (vote d’un budget prévisionnel, élection des membres du conseil syndical, etc.), sur les questions obligatoires (montant du fonds travaux, assurance responsabilité civile du syndicat des copropriétaires, etc.) et bien entendu sur les autres questions particulières au syndicat (vote de travaux, etc.)

En résumé :

1. Un copropriétaire peut convoquer lui-même une assemblée générale amenée à élire le syndic de l’immeuble ;
2. L’ordre du jour ne peut porter que sur la question de désignation du syndic ;
3. Cette assemblée générale doit respecter les mêmes règles qu’une assemblée générale ordinaire, l’urgence ne peut être invoquée. 

Recommandations de l’ARC :

1. Respecter bien les modalités de convocation et de tenue de cette assemblée générale et de notification du procès-verbal ;
2. Convoquer une seconde assemblée générale pour valider les résolutions nécessaires au bon fonctionnement de l’immeuble rapidement ;
3. Dans certains cas, et notamment quand la mobilisation des copropriétaires est nulle, la mise sous administration judiciaire reste l’unique solution à la remise en fonctionnement de la copropriété.

Si vous souhaitez être accompagné dans cette démarche, n’hésitez pas à contacter le Pôle Syndics Bénévoles au 01.40.30.42.82. et ce même si la solution de syndic non professionnel n’est pas envisagée.

Et si justement vous l’envisagez, avant de vous faire désigner, lisez le guide indispensable « Devenir syndic bénévole avec l’ARC »

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